文秘写作—第三章文书拟写与处理(四级）.pptVIP

第三章 文书拟写与处理(四级） 办文是秘书人员一项十分重要的职能活动。它包括秘书起草撰制文书、收发、传递和处理文书以及针对文书内容办理各种事务工作。简而言之“办文”工作是围绕“文”而展开的一切工作。 一、公文中各要素标识规则 根据国家质量技术监督局 1999年12月发布的《国家行政机关公文格式》规定，组成公文的各要素划分为：眉首、主体、版记三部分。 1、眉首 公文眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人和红色反线等要素。 （1）公文份数序号。（选择项目） 定义：公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。 位置：使用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行。 一份公文一个号，过去曾规定用七位阿拉伯数字标注。现在规定根据公文的份数来决定用阿拉伯数字，但至少不低于两位数。 （2）秘密等级和保密期限 （选择项目） 定义：秘密等级是指划分公文保密的级别。 位置：顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空一字。如“机 密”；如 果需要同时标识秘密等级和保密期限，其位置相同，写为“机密★一 年”。 目前分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。 （3）紧急程度 （选择项目） 定义：紧急程度是指对文件送达和承办的时限要求。 位置：顶格标识在版心右上角第2行，秘密等级下。两字之间空1字，如“急 件”。 目前分为“特急”、“急件”两类 （4）发文机关标识（公文版头） （规定项目） 发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成。 凡是联合行文的机关，不管机关的多少，首页必须出现正文。 （5）发文字号 （规定项目） 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。 位置：一是平行文、下行文的发文字号位于发文机关标识下空2行，居中排布；另一是上行文的发文字号位于发文机关标识下空2行，居左空1字。 当联合行文时，发文字号只写主办机关的字号。 （6）签发人 （规定项目） 定义：签发人是指最后审定公文文稿签字印发的机关领导人。限用于上行文。 位置：平行排列于发文字号右侧，即发文字号居左空1字，签发人姓名居右空一字。其后标全角冒号。 思考：什么人在机关中可以签发文件？ A 签发文件的人应是此机关的第一负责人； B 若第一负责人不在，由管理相关业务的副职领导签发。 C 假如第一领导不在，管理相关的副职也不在，由秘书长、办公厅主任来签发。 （7）红色反线 红色反线标识在发文字号之下的4mm，其长度与版心等宽。 2、主体 公文主体部分包括公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章和附注等要素。 （1）公文标题 （规定项目） 位置：位于红色反线下空2行。 完整的标题由发文机关+事由+文种组成。 如：国务院关于抗旱保丰收的通知。 文件标题的排列一般有四种： A 一行排完 B 宝塔式 中共中央 关于开展三讲教育的通知 C倒宝塔式 中共中央国务院中央军委 通 知 D 菱形式 中共中央 关于贯彻三个代表的 通 知 注意：回行时要词义完整。标题中除了法规、规章名称加书名号以外，一般不使用标点符号。 例如:国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知 （2）主送机关 （选择项目） 定义：主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称。 位置：主送机关在标题下空1行左侧顶格书写。末端标全角冒号。 注意：不能写给个人，必须是机关团体。 当主送机关太多，首页无法出现正文时，将其移至抄送机关后。 （3）正文 （规定项目） 位于主送机关下1行，