档案的管理教程.ppt

⑦ 编制档号 档号由全宗号、类目号、件号、 页数、保管期限等项目组成。 全宗号：档案馆给立档单位编制 的代号。 类目号：分类方案中类目的标识 符号。一级类目代号：指一个档案分类 方案中一级类目的标识符号。比如：某 企业党群工作类档案标识符号为01。二 级类目代号：以四位阿拉伯数字标识公 元纪年。 比如：二ＯＯ八年标识 2008。上、下位类目之间用 “·” 隔开。 如：某单位党群工作类2008年党支部 类可标识为 01·2008——1 件号:是按照归档文件排列顺序逐 件编的号,即文件的排列顺序号。（只 编室编件号 ） 页数：指每一件归档文件的页 数。 保管期限：根据国家规定划定的 文件的保管期限。 归档章的格式： ⑧编制目录 归档文件目录设件号、责任者、 文号、题名、日期、页数、备注等项 目。 件号：填写室编件号。 责任者：制发文件的组织或个 人，即文件的发文机关或署名者。 文号：文件的发文字号。 题名：文件标题。没有标题或者 标题不规范的，可自拟标题，外加 “［ ］”号。 日期：文件的形成日期，以8位阿 拉伯数字标注年月日。比如：2002年3 月15日标注对于没有年 月日的用0补齐。如 页数：每件归档文件的页数。 备注：注释文件需说明的情况。 归档文件目录用纸幅面尺寸采用 国际标准A4型 （长*宽为 297mm*210mm）。 归档文件目录格式： 档案盒脊背 档案盒封面 备考表 备考表置于盒内文件之 后，项目包括盒内文件情况 说明、整理人、检查人和日 期。 盒内文件情况说明：填 写盒内文件的档号及文件的 缺损、修改、补充、移出、 销毁等情况。 整理人：负责整理归档 文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档 文件整理质量人员的姓名。 日期：归档文件整理完 毕的日期。 备考表的格式： 备 考 表 B、卷内目录的编制 序号： 应用阿拉伯数字从1起 依次标注卷内科技文件材料件数 的顺序。 文件编号：应填写科技文件材 料的文号或图样的图号、设备代 号、项目代号等。 责任者：应填写科技文件材料 的形成部门或主要责任者。 文件材料题名：应填写科技文 件材料的全称。 日期：应填写文件材料的形成 日期。（8位阿拉伯数字） 页号：应填写每件科技文件材 料的首页，最后一件标注首尾页 号。 备注：注释文件需说明的情 况。 卷内目录排列在卷内科技文件 材料首页之前。 卷内目录的格式： 案卷文件目录 C、案卷封面的编制 案卷封面，是以一 定的格式概要介绍案卷 内科技文件内容与特征 的一种工具。 主要填制内容有： 档号、档案馆号、案卷 题名、立卷单位、起止 日期、保管期限、密 级。 案卷封面格式： D、卷内备考表的编制 卷内情况说明：案卷内科技文 件材料的件数、页数以及在组卷和 案卷提供使用过程中需要说明的问 题（如缺损、修改、补充、移动、 销毁等）。 立卷人：应由责任立卷人签 名。 审核人：应由案卷质量审核者签 名 立卷时间：应填写整理完毕的时 间。 卷内备考表排列在卷内文件材料 之后。 卷内备考表格式： 卷 内 备 考 表 档号：填写全宗号—分类号—案卷号 案卷题名：填写拟定的案卷标题。 份数：填写该案卷的归档套数。用阿拉伯数字表示。 页数：填写该案卷总页数。用阿拉伯数字表示。 形成日期：填写该案卷内容的形成年度。 保管期限：填写该案卷划定的保管期限。 原编号：填写图纸的编号。 备注：填写需说明的事项。如移出销毁等。 分 类 目 录 档案类别： 会计账簿、财务报告使用统 一的卷内目录格式编制。其主要项 目有：顺序号、文号、作者、标 题、日期、所在页号、备注。