科技档案的管理实务.ppt

科技档案管理实务 目录 第一章 科技档案 第一节 科技档案基本概念 第二节 科技档案的种类 第三节 科技档案的特点 第二章 科技档案实体管理 第一章 科技档案 科技档案是科学技术档案的简称，科技档案是国家档案的重要组成部分，是涉及技术类档案的统称，其由不同种类的档案构成。 第一节 科技档案基本概念 一、科技档案定义 科技档案在不同时期有不同的定义，其定义方式随着档案理论的发展和档案内容的变化为发生改变，从学术上有多种不同的阐述，从国家法规标准上，曾出现了两次定义： 第一种定义：1980年国家制定的《科学技术档案工作条例》第二条规定：科技档案是科学技术档案的简称。是指在自然科学研究、生产和基本建设等活动中，形成的应该归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录音录像等科技文件材料。 第二种定义：1989年国家档案局颁布的标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》中表述为“科学技术档案，是指在科学技术活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的图纸、图表、声像等不同形式的历史记录。” 科技文件材料的5个特征： 1、科技文件材料是以文字、数字、线条、符号、声像、电磁信号等形式表达的一种工具。 2、科技文件材料是在科研、生产、建设等科技活动过程中形成的真实记录，是人们的科技思想和科技活动的真实反映。 3、科技文件材料是在科技活动中正在形成和使用的、尚未归档的文件材料。 4、科技文件材料是图样材料、文字材料、表格计算材料、技术照片、缩微胶片、计算机数据、录音、录像等特殊载体材料的综合性统称。 5、科技文件材料基本是按照国家的专业技术标准、规范编制、制作而形成的。 第一节 科技档案基本概念 （一）科技文件材料概念 科技文件材料是记录和反映科技活动的文字、图表、声像等技术文件的总称。是在科技、生产活动中,按照一定的程序和要求直接形成的具有特定体式的、现行的原始记录。它具有5个特征。 （二）科技档案定义的含义 科技档案定义揭示了科技档案产生领域、来源、形式等方面内容： 1、科技档案产生的范畴 定义中指明了科技档案是记述和反映人们科技活动中形成的档案，主要是在科研、生产、建设等活动中产生，这是科技档案的主要特征，也指明了科技档案形成的领域、内容和来源，表明了科技档案与其他档案的区别。 科技档案的产生领域： 主要产生于工厂、矿山、设计院、科研院所、高等院校以及地质、测绘、水文、气象、航天等部门。 工业、交通、能源、建设和军事主管机关也产生数量较多的科技档案；农业方面也产生农业科技档案。 综合而言，凡是有科技活动的地方就会产生科技档案；部分机关、事业单位有少量的基建、设备等科技档案种类。 第一节 科技档案基本概念 科技档案的产生领域。 2、科技档案的来源 （1）科技档案主要来源于科技文件材料的归档 （2）科技档案部分来源于具有文书性质的文件材料归档案 （3）科技档案少量来源于科技资料的转化 科技档案与科技文件材料的联系与区别： 联系。科技文件材料和科技档案的基本内容相同，科技文件材料是构成科技档案的基本要素，科技档案是科技文件材料的归宿。 区别。科技文件材料与科技档案的外延不同，科技档案是由具有保存价值的、“应该归档保存”的那部分科技文件材料转化而来的。而科技档案又不完全由科技文件材料构成。 第一节 科技档案基本概念 第一节 科技档案基本概念 3、科技档案分布范围 科技档案主要分布于企业、科技事业单位，这些单位以科技档案为主，但文书档案及其他类别档案也较多。 党政机关、文化事业单位以文书档案为主，但也会形成基建档案、设备档案等科技档案的类别。 （三）如何区分科技档案和文书档案 区分科技档案与文书档案是一个单位的档案整理过程中经常遇到的业务问题。按照国家档案局制定的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T——2002），科技档案必须遵循成套性原则，做到齐全、完整、准确、系统，因而准确划分文件材料的归属，成为一个重要的业务规范问题，可以从以下三个方面判断文件材料的归属，准确划分科技档案与文书档案： 第一节 科技档案基本概念 1、从文件材料的内容方面判断 科技档案与文书档案的不同主要体现在内容上，因此，要首先分析、研究文件材料的内容。重点掌握以政府或者政府部门“红头文件”形式出现的某些文件的归属问题。 2、根据单位性质具体区分 （1）一般来讲，党政机关产生的主要是文书档案，科技档案数量不多。 （2）以科研、生产、建设为主营业务的企事业单位，产生的主要是科技文件材料。 （3）以商贸、旅游、服务为主营业务的企业，产生的文件材料可以参照机关档案种类的设置及文件