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机关档案人员如何做好档案管理工作几点思考 　　摘要：保证机关档案工作的顺利开展必须建立健全机关档案工作规章制度，要使机关档案工作有章可循、有法可依，机关档案部门必须建立缝全机关档案工作规章制度并纳入有关部门和人员的岗位责任中监督实施。 　　关键词：机关档案管理 　　1、健全的档案工作制度 　　为了保证机关档案工作的顺利开展必须建立健全机关档案工作规章制度。在我市近几年的档案工作执法检查中，我们发现，有相当一部分机关单位没有健全的档案工作制度，有的单位甚至根本就没有建立档案工作制度。由于缺乏制度的指导和约束，档案人员一味埋头苦干，结果档案的整理不规范，档案的保管不合要求，档案的利用也达不到应有的效果。大家都知道，完善的制度是进行高效管理的手段，任何一项工作的顺利开展，都需要以相的制度做保障所谓“无规矩不成方圆”，要使机关档案??作有章可循、有法可依，机关档案部门必须建立缝全机关档案工作规章制度并纳入有关部门和人员的岗位责任中监督实施。机关档案工作需要建立的规章制度主要有： 　　(1)档案的归档制度(主要包括归档范围、归档时间和归档要求)； 　　(2)档案的保管制度(主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施)： 　　(3)档案的保密制度(3z要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求)； 　　(4)档案的利用制度(主要包括利用范围、方式、要求、批准手续)。 　　2 、机关档案人员除了做好档案的整理，还要做好档案的收集、保管和利用 　　档案的收集、整理、保管和利用是档案实体管理的基本流程。收集是档案部门积累档案的手段，是档案工作的起点；整理是将无序的档案有序化，是档案工作的重点；保管为延长档案寿命提供物质保障，是档案工作的关键环节；利用则是档案工作的最终目的，档案的价值由此体现。档案收集、整理、保管及利用工作的要求是“收集齐全、整理规范、安全保管、有效利用”，这同时也是档案工作的目标和方向。机关档案人员必须紧紧围绕这十六个字开展机关档案工作。 　　(1)收集齐全收集为档案工作提供了物质对象，收集工作质量的高低直接影响到档案的后续工作，因此档案收集应尽可能做到齐全。日常的收集工作要注意三点：① 注意收集账外文件，即本机关收发文登记薄未登记的文件，如各种计划、总结、大事记、党的会议记录、协议等；②注意收集组织人事部门手中的文件，如人事方面的登记表、审批表、介绍信、存根、花名册等；③注意收集声像、实物等非纸质材料的档案，如录音(像)带、相片、各种奖状、证书、锦旗等。 　　(2)整理规范档案整理工作在档案总体管理中具有重要意义，它是档案利用、开放，发挥档案作用的一项前提条件，因此档案整理必须规范。档案的整理，从分类、组合、排列，到编号、编目、装订、装盒，每个环节都有其标准和要求。档案人员要主动加强业务学习，熟悉每个环节的操作方法，并严格按照相关规定，规范整理档案。 　　(3)安全保管要广泛、长久地发挥档案的作用，就必须将档案妥善保管，维护档案的安全。①应根据保存档案的数量，设置必需的档案专用库房和柜架。库房要坚固，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施；②应根据工作需要增置温湿度计、复印机、收录机、照相机、去湿机、吸尘器、空调设备和电子计算机等；③应定期对档案保管的状况进行全面检查，并作记录，如遇特殊情况应及时检查，发现问题要及时解决。 　　(4)有效利用为机关各项工作需要提供利用档案，是档案工作任务的中心环节，是档案工作的根本目的。要做到档案的有效利用：①机关档案人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解机关各项工作对利用档案的需要，做好提供利用工作；②机关档案部门必须编制《案卷目录》，并根据利用工作的需要编制档案著录卡片或专题目录(卡片)；③机关档案人员应开展档案史料的编研工作，积极配合有关部门编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、发文汇集和专题文件汇集等。 　　3 、除了文书档案，其它门类和载体档案的管理也应纳入机关档案人员的管理范畴 　　一个机关在其工作活动中会形成各种门类的档案，这些档案产生于机关内部各个不同的职能科室，大体有以下几类，即文书档案、声像档案、实物档案、人事档案、会计档案、基建档案等，随着计算机的发展，还产生了电子档案。《中华人民共和国档案法》及其实施办法要求机关的档案部门对本机关的全部档案实行统一管理，机关档案人员开展工作时应从两个方面把握这一规定的精神实质： 　　(1)机关档案人员应对本机关各部门形成的各种门类和载体的档案的归档整理工作进行监督和指导。在实际工作中，由于各类档案尤其是专业档案产生于不同的职能科室，而各个科室的同志又不可能对档案工作的专业要求十分理解，因此要求机关档案人员要根据档案工作的有关规定，采取组织培训、个别讲解等方法，使各业务科室的整