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试谈对电子档案管理认识 　　摘要：随着经济社会的不断发展，计算机得到了普及应用。进一步提高了工作效率，加速了现代化进程。传统的办公过程产生的纸质文件已逐步被电子文件取代。因此，加强和完善好电子档案管理工作势在必行。 　　关键词：电子档案；电子文件；管理方法 　　 　　档案是一种具有社会普遍意义的现象。作为重要的信息资源，档案管理在企业活动的各个方面发挥着重要的作用。规范化、科学化的档案管理，是企业长远发展必须建立的一项基础性工作。建立一套适应企业业务特点、体现企业管理水平的文档管理体系，是保证企业顺利发展的重要条件。电子档案管理是当代档案管理的当务之急。我们必须依据国家有关档案管理的标准，结合本单位的实际情况，从电子文件的产生途径、类型和特点出发，以集中统一为原则，明确归档电子文件的管理机制，以完善齐全为宗旨，全面划定归档电子文件的范围，以电子文件的著录和组盘为主要内容进行归档电子文件的整理，以脱机载体为重点加强归档电子文件的保护，以确保真实、有效为目的把好归档电子文件的质量检验关，从归档电子文件的特点出发，自己开发或购入电子档案的管理系统软件，形成一套包括电子文件的形成、整理、鉴定、归档、利用、保护等内容的管理办法。 　　 　　一、电子文件具有以下特点： 　　 　　1.信息的非人工可读性 　　传统文件的内容以字符或数字等符号记录于纸张等载体之上，人工可直接识读，而电子文件的信息以二进制数字代码的形式记录于磁性或光学载体上，成为迄今为止第一种人类无法凭借自身器官――眼睛或手来识读的文件信息。 　　2.系统依赖性 　　电子文件信息存储的时候需要进行编码，信息检索和阅读的时候需要进行解码，编码和解码过程中需要借助一定的硬件设备、操作系统和应用软件，否则电子文件既无法产生也无法阅读。电子文件对系统的依赖性，特别是它对特定系统(电子文件产生时运行的软、硬件系统)的依赖性是电子文件的一大特点，也是电子文件管理的难点。 　　3.载体的无信息性 　　从远古的泥板、岩石、羊皮纸、甲骨、竹简到纸张，载体的意义远远大于“承载物”，它和记录于承载物上的外部特征，如：字迹、书写材料、签字、印章等不可分割，一起构成了文件原件身份的“证明”，但电子文件的信息内容却无法和特定的载体相连，载体仅仅成为每一特定时刻文件内容的承载物，已经无法固定某些用以鉴辨文件原始性的外部信息。 　　 　　二、电子档案管理中存在的问题 　　 　　1.关于电子档案的存储问题 　　在电子档案的储存中，一些人习惯于把电子档案如数码照片等存储于各自的微机中，这样使用起来十分方便。但也为电子档案的管理带来一些弊端。一方面数码照片等占空间较大，极大地增加了微机存储量，另一方面，如微机发生故障，则很容易造成电子档案丢失。 　　2.关于电子文件的安全性问题：现在电子化办公应用日常化，工作中来回拷贝文件较频繁，因此有时应用u盘、移动硬盘等拷贝文件会造成病毒在各电脑之间的传播感染，对文件的安全应用造成危胁。 　　3.电子文件的归档：实际工作中电子文档的归档，由于电子文档使用比较分散，各办公室微机中均有存储，这样时间一长，就会给电子文档的收集、整理工作带来一定的困难。 　　 　　三、加强电子档案管理的方法 　　 　　1.建立电子文件归档制度 　　电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。因此，要建立电子档案归档制度，将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件的归档工作。电子文件归档应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文件形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。 　　2.要把好电子文件的安全关 　　一是把好电子文件存储载体的安全关。在定期检验电子文件能否运行的同时，要注意定期更换电子文件的存储载体。二是要把好电子文件在网络环境中运行的安全关。可以采用一种既能确认发件人身份，又能保密安全的“公用密钥数字签名技术”，并采用数据加密技术来保证网络运行的安全。三是抓好电子文件在利用中的