档 案立案编目-103.pptVIP

* * * (1)文別 指文件之公文類別，包括令、呈、咨、函、公告，書函、開會通知 單、公務電話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、聘書、 證明書、證書或執照、契約書、提案、紀錄、節略、說帖、代電等 類別。 (2)本別 指文件在撰稿、製發過程或因使用需要產生之各種文件類別，如正 本、副本、抄本、影本、譯本、稿本、草稿、定稿、底圖、藍圖等 本別，可揭示文件產生過程及其有效性，對於檔案價值之鑑定具重 要意義。 (3)密等及解密條件 ?密等:指依文件產生時所定密等著錄，對於已調整密等之案件，應著 錄更新後之密等。 ?解密條件:依該檔案之解密條件著錄。例： 解密條件：結案後解密 (4)應用限制:註記檔案內文是否開放之准駁結果及目錄開放與否。 (5)保存年限:依據檔案之價值、性質及各機關訂定之保存年限區分表， 以阿拉伯數字著錄其保存年限。例： 保存年限為二十年，著錄：20年 * * * * 收發（來）文字號之著錄，應以原文件之文字或符號為之；數字以阿拉伯數字表示之。 相關編號項　　 包括發文字號、來文字號、收文字號、全宗號、檔號、電子或微縮編號。 （1）發文或來文字號 指文件在製發過程中，由發（來）文機關（構）、團體或個人所 編之字號，著錄以原文件之文字和符號為原則，數字則以阿拉拍 數字表示。 （2）收文字號 指收文機關（構）或團體所編之字號，著錄以原文件之文字和符 號為原則，數字則以阿拉伯數字表示。 （3）電子或微縮編號 電子編號：著錄該案件數位化後之電子媒體編號、路徑及其檔名。 微縮編號：著錄該案件微縮編號之起迄編號。編號若連續者，則 起始編號及結束編號間以 “-“ 區隔。編號若不連續者，則以 “，” 區隔不同之編號。 * * 包括文件產生日期及案卷內文件起迄日期。其著錄應以阿拉伯數字表示。 。 （1）文件產生日期 ?公私文書及信札之產生日期為發（來）文或簽署日期；決議、決定及 命令為核判或發布日期；條約及合約為簽署日期；報表及計畫為內容 所指日期或編製日期；工程及產品圖說為設計日期。 ?文件產生日期以照錄為原則，年月日應力求著錄齊全，文件產生日期 不明或錯誤時，依文件之內容、形式特徵或參考其他資料著錄，並加 方括弧”[ ]” ，必要時應於附註項中說明考證之依據。 ?歷史檔案之文件產生日期其以干支、年號或帝號表示者，亦照錄之， 並換算西元年月日著錄於後，加圓括弧”（）”。例：清同治戊辰年九 月二十六日，著錄： 清同治戊辰年09月26日（西元1869年11月10日） ?合併多件文號為一案件時，應以最後產生之文件產生日期為著錄依。（2）卷內文件起迄日期 以案卷為單元編目時，應著錄案卷內最早和最晚之文件產生日期，一 般依據案卷封面或背脊上標明之起迄日期著錄。 * * 媒體型式項 包括紙本、照片、底片、圖表、工程圖、幻燈片、微縮片、地圖、磁片、磁帶、光碟（含LD、VCD、DVD）、錄音帶、錄影帶或電影片等媒體型式。媒體型式應依實著錄，但媒體型式為紙本者，可不著錄。 * 關聯項 記錄該檔案與其他檔案間之關係，包括可參照之有關案件及所屬案卷。 （1）有關案件 包括相關之其他案件及案卷內所包含之案件。 例：案名為「中俄協定」之一組案件，包括「發駐 俄李代表電」（民國13年6月19日）等案件，以案卷 編目時，著錄： 包含案件：發駐俄李代表電（民國13年6月19日） （2）所屬案卷 係指案件所屬之案卷。例： 依前例，以案件為單元編目時，著錄： 所屬案卷：中俄協定 * * * 附註項 係指檔案著錄各項目或其他需要解釋和補充之事項。其文字應簡明扼要，並應依各著錄項目之順序著錄，各著錄項目之外需解釋和補充之事項列在最後。 （1）發（來）文者註 （2）原件之複製品註: 當檔案典藏機關同時擁有原件及複製 品時，應註明複製品媒體型式、複製原檔案之範圍敘述 、複製之數量單位等其他有用資訊。 （3）重製資訊註: 檔案以複製品編目時，應著錄其複製相關 的資訊。包括重製單位、地址、重製民 國日期及原件 之案由或案名。 （4）檔案現況註: 記錄檔案目前狀況，如良好、待修復、毀 損、銷毀、 遺失或移轉等情況，必要時 並註明其發生 之相關民國日期於後。 （5）語文註: 記錄檔案內容所包括的語文，