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E时代中商务英语函电的特点及应用 一 ,函电形式方面 传统意义上函电是指书信和电报 的合称,随着电报,电传等通讯方式逐 步淡出市场,商务函电现在指远距离 商务交流中所使用的信函以及移动通 信,网络通讯等电信手段.信函的诸 多优点一布局的格式化,书写的规范 化,形式的直观性和网络通讯的便捷 和易操作性等,都使得信函由纸笺形 式向电子形式转变成为可能.电子邮 件的便捷性和速度超过电报.易读性 超越电传,还有易于存档,查阅以及可 根据需要随时打印成书面文档的优 点,这些都使电子邮件成为商务交流 手段的重要因素.商务函电不同于普 通交流性手段,有自己的特点,按照传 统的说法遵循七c(一说三c)的 原则(分别是体贴,完整,准确,具体, 简洁,清楚,礼貌),其目的是维持良好 的业务关系,进行有效的交流和进行 正常的商务往来.对七c的原则进 一 步分析可知,其核心为效率,经济性 与简洁性为效率的具体表现.二者的 根本就在于其内涵——高效经济和达 意清晰,效率是目的,内容是载体,二 者相辅相成,缺一不可. 商业的经济性无处不在,信函中 也不例外.函电的格式化本身就是经 济性原则的反映.信函有固定的格式, 由必备项目和可选项目组成.必备项 目包括信头,封内地址,发信日期,称 呼,正文,结束语,签名七项;可选项目 也包括七项,分别是:归档号,经办人, 标题行,抄送,附件,再启.所有以上 项目都明白,清楚,具有模块性和格式 性,表现出极强的经济性和简洁性. 诸项目一般都处于较为固定的位置, 想要查阅相应的内容,只需到相应位 置查找即可.在实际的信函往来中, 交际双方也可以依据具体情况做出某 种约定和变化. 函电的正文作为传递信息的主体 部分,这两个特点就更突出了.如果 能够恰当的利用函电的经济性和清晰 性,不仅可以达成交易,还可以促进友 好关系的发展.一般来讲,安排得当 集团经济研究2006?7亡半月刊(总第2Ol期) 的商务函电包括三个部分(内容较短 的可以是三个自然段),其中的每个部 分都有其默认的功能和作用:第一部 分(一般为首段)为能够抓住读者注意 力的信息或读者的需求及兴趣;第二 部分处理业务,内容较为简单时使用 一 个段落,内容较多时根据情况设置 多个段落,每段处理一个话题;第三部 分呼应前文并提出己方的希望或祝 愿.商务函电的正文可大致如下安排: 1.本函的缘起,如感谢对方来函 或提请对方查询己方XX号信函等; 2.本部分为联系业务的主体部 分,因此,应将要说的内容讲明白,谈 透彻.比如:若是有意建立业务关系, 可说明获得对方公司名称和地址的来 源,渠道等,说明己方业务范围,营销 能力,历史专长等,提供对方可了解己 方资信状况的途径和手段. 3.提出己方的希望或/并预先 致谢,并希望尽早收到对方的回音. 经济性与清晰性的原则不是一成 不变的,而应轻重得宜,取舍合理.一 般情况下为了经济性惜墨如金,有时 为达清晰不惜笔墨.虽说函电以经济 性为主,但只有先讲清楚与明白,然后 才谈得上经济与简洁.不明白清楚根 本就是最大的不经济.比如,商务函 电中的订货一项,现在一般公司都 有专门的订货单据,有具体的订货业 务时,只是将单据相应的位置填清所 订货物的数量,规格,单价和总价等几 项内容即可,规范又清晰.但是有时 订货功能却是由信函完成的,这就 需要遵照经济性原则和简洁性原则进 行书写,以表格形式列出,清楚明了. 随着全球经济一体化浪潮的到来 和各国经济交往的日益密切,国际经 济交流在各领域都有深化和加强的趋 势.全球网络的普及与连通催生了商 务函电的E时代.E时代的商务 函电是传统时代的延续,但也呈现出 一 些新的特点: 1.载体上,从纸上转变到屏幕, 并可根据要求随时输出.在因特网遍 及全球每一个角落的E时代,人类 载体的依赖E 辈时于无形载体二l 的依赖性却代 中统形式E的 纸+笔的—酉 苎一一:务翼 键盘的办公.=_号;一I 形式,无纸涪 随身都已变,- 为现实.函电I|- 立1旨白案藉 务交往带来聂.._可 的是极大的曼己 鲁及时间地点进,■==.一 现. 2.呈现 形式上,更为规范和程序化,人性化的 活泼的字体更为亲切,清晰.比如,电 子邮件的格式上便设有收信人,抄 送,密送,主题,附件等项目, 更有诸辅助功能选项执行专项职能. 因此,这类功能一般可以通过鼠标的 操作完成.不同的网络公司还同时提 供了文字格式选项,诸类特色信笺,插 入附件,各种视频音乐影音文件等服 务,使得信函功能远远超过传统意义 上的信函点,转化为形式活泼的图文 并茂,有声有色的集成性文档. 3.书写上.输入和编辑趋于智能 化,格式化,修改和删减更加轻松自 如.由于信息的载体由纸转变为电子, 由有形状态转变为纯信息状态,从而 使得写,编,增,减都十分便捷.写字 也