如何了解部工作职责.ppt

如何了解部属的工作职责 大纲 组织的基本概念 职位分析 职位说明书 实际演练 组织的基本概念 组织运作的原理 组织运作是透过一群人，在不同功能部门里承担不同的任务与职责，完成组织的使命，促使组织不断成长与发展，创造最大利润，也给予组织内人员成长与发挥其才能的空间。 而任何一个组织皆须具备下列四大要素： 明确的工作目标。 清晰的职位层次序列。 流畅的意见沟通路线。 有效的协调与合作体系。 组织设计的原则 监督幅度 剔除重复 权责一致 授权原则 命令统一 名称统一 职位分析、职位说明书建立、职位评价作业的实施是提供公司一个检核及管理的工具，以有效地达成下列目的 ： 建立职级架构 评估与控制员额数目 落实部门职责划分 厘清个人工作之上下游关系 建立人员征聘基准 界定人员训练需求 订定绩效评估的评核标准 奠定薪资制度建立的基础 职位分析 什么是职位分析？ 职位分析是将企业组织内部各岗位工作的内容、责任性质，以及员工应具备的基本条件，包括知识、能力等加以研究分析的过程，又称为工作分析 职位分析是一种在组织内所执行的管理活动，专注于收集、分析、整合工作相关资讯，以提供组织规划与设计、人力资源管理及其他管理机能的基础 职位分析的目的 是指全面了解、获取与工作有关的详细信息的过程 是对组织中某特定职务的工作内容和职务规范（任职资格）的描述和研究了解过程 是指定职务说明和职务规范的系统过程 职务分析为确定职务内容提供了主要依据 是任何为了证明人员选择方法和工作绩效之间 关系的研究中所不可缺少的部分 职位分析带来的效益 基本概念与相关术语 职位分析的内容 职位分析在于了解工作的五大特征： 工作的输出特征 工作的输入特征 工作的转换特征 工作的关连特征 工作的动态特征 工作分析的用途 工作说明书建立 工作流程之厘清 甄选标准之订立 教育训练之安排 绩效目标之设定 工作职务之设计 职务类别之订定 生涯前程之分析 组织规划之基础 人力需求之预估 工作评价之基础 奖惩标准之订定 何时做职位分析 建立一个新的组织 工作内容、性质发生变化 重新定岗定员 制度建立的需要 职位分析的前置作业 成立项目小组 外部专家顾问、人力资源部、公司高阶主管 准备相关资料 组织结构图、部门职责说明书、工作流程图 设计相关工具及表格 工作日志、调查问卷、访谈表、现场观察、 工作说明书格式 谁来做工作分析 人力资源管理者 组织内的主管人员 在职员工 透过三者的共同努力与合作来完成 一般部门在职位分析中起的作用 员工及其直接上级主管需协同人力资源部门人员观察和分析正在进行的工作，填写问卷、接受访谈等，然后编写出一份工作说明和工作规范。 最后，由承担工作的员工及其上级主管来审核和修改能反映出他们工作活动和职责的那些结论性描述。 常用的职位分析方法 问卷调查法 观察法 工作日志法 访谈法 关键事件法 职位说明书 职位说明书的来源和目的 职务说明书是根据职务分析所得到的资料，而对工作的职务、所负的责任、以及应具备的条件所做成的书面文件 即：职位分析的直接结果，就是产生职位描述、职位规范，进而形成职位说明书 目的：确认工作职责，并说明工作的范围和内容。 职位描述和职位规范的编写 职位描述(Job Description)：对有关工作职责、工作活动、工作条件以及工作安全等方面的书面描述文件。 职位规范(Job Specification)：全面反映对工作承担者在个性特征、技能以及工作背景等方面的要求的书面文件。 职位描述与职位规范的区别 编写目的的区别：职位描述是以“工作”为中心对职位进行深入的说明，为职位评价、职位分类及人事管理提供依据。职位规范是在工作描述的基础上，解释什么样的人才能胜任此一职位的工作，以便为招聘、培训、考核、选拔、任用提供依据 内容范围的区别：职位描述的内容很广泛，包括对职位的性质、特征、程序、方法的说明，而职位规范的内容则主要涉及到该职位对任职人员资格条件的要求 职位描述的价值 对员工：工作描述可以帮助员工了解工作的内容及义务，并且让员工了解组织对他们的期望值。 对管理者：书面的工作描述可以尽可能地减少在工作要求上与员工的冲突。当工作描述中所包含的义务没有做到时，管理者就有了采取纠正行动的依据。 职位规范的价值 对员工：职位规范可让员工了解每一职位所需具备之最低任职要求，从而依自己有兴趣之职系或职位，订定相关职业生涯发展规划。 对管理者：有一清晰标准之招聘标准，可提高人员选拔及任用之适任性。 职位说明书的失败原因 员工及部门主管因工作忙碌，配合意愿低，为免麻烦，仅以口头约定代替，不落书面文字 工作描述撰写不清，和实际工作内容差异太大 修改增删不便，工作变动后或因职位之更替频繁，其内容早不合实际，流于形式 对工作说明书编制过程之相关理念不清楚，格