修正事务管理手册文书处理部分_5.doc

PAGE ８ PAGE １６ 修正「事務管理手冊」文書處理部分 壹、總述 一、本手冊所稱文書，指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何之一切資料。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。 二、文書製作應採由左至右之橫行格式。 三、特種文書，如檢察機關之起訴書、行政機關之訴願決定書、外交機關之對外文書、僑務機關與海外僑胞、僑團間往來之文書、軍事機關部隊有關作戰及情報所需之特定文書或其他適用特定業務性質之文書，均得依據需要自行規定其文書之格式，並應遵守由左至右之橫行格式原則。 四、本手冊所稱文書處理，指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程，分為下列步驟： 　(一)收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。 　(二)文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定。 　(三)文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行。 　(四)發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、送達。 　(五)歸檔處理：依檔案法及其相關規定辦理。 關於文書之簡化、保密、流程管理、文書用具及處理標準等事項，均依本手冊之規定為之。 五、機關公文以電子文件行之者，其交換機制、電子認證及中文碼傳送原則等，依「文書及檔案管理電腦化作業規範」辦理。 六、機關公文以電子文件處理者，其資訊安全管理措施，應依「行政院及所屬各機關資訊安全管理要點」及「行政院及所屬各機關資訊安全管理規範」等安全規範辦理。各機關如有其他特殊需求，得依需要自行訂定相關規範。 七、機關對人民、法人或其他非法人團體之文書以電子文件行之者，應依「機關公文傳真作業辦法」及「機關公文電子交換作業辦法」辦理。 八、各機關之文書處理電子化作業，應與檔案管理結合，並依行政院訂定之相關規定辦理；對適合電子交換之公文，應以電子交換行之。 為落實文書減量，各機關應提升公文電子處理比例，減少文書使用，並訂定評估指標，確實考評。 九、文書除稿本外，必要時得視其性質及適用範圍，區分為正本、副本、抄本（件）、影印本或譯本。正本及副本，均用規定公文紙繕印，蓋用印信或章戳；以電子文件行之者，得不蓋用印信或章戳，並應附加電子簽章。抄本(件)及譯本，無須加蓋機關印信或章戳。抄本（件）、影印本及譯本，其文面應分別標示「抄本（件）」、「影印本」及「譯本」。 十、為加速文書處理，各機關依「行政機關分層負責實施要項」之規定及上級機關之指示，將本機關各單位職掌範圍內之文書，分別情形，訂定分層負責明細表(格式如附件一)，經核定後，由各層主管依授權核判。分層負責明細表未規定之事項，機關首長亦得授權單位主管處理。 十一、各機關實施分層負責，視其組織大小及業務繁簡，以劃分三層為原則，不得少於二層或超過四層。分層負責明細表之規定，應根據實際情況檢討修正。 十二、各層決定之案件，其對外行文所用名義，應分別規定。凡性質以用本機關為宜者，雖可授權第二層或第三層決定，仍以機關名義行文。案件如根據法令對來文照例准駁，或根據前案照例催辦、催覆或其他適合以單位名義行文者，可由第二層或第三層逕行決定，並得以該單位名義行文。 十三、依分層負責之規定處理文書，如遇特別案件，必須為緊急之處理時，次一層主管得依其職掌，先行處理，再補陳核判。 十四、第二層、第三層直接處理之案件，必要時得敘明「來(受)文機關」、「案由」及「處理情形」、「發文日期字號」等，定期列表陳報首長核閱。下級機關被授權處理之案件，亦得比照此項方式辦理。 貳、公文製作 十五、公文程式之類別說明如下： (一)公文分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」六種： 1.令：公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令時使用。 2.呈：對總統有所呈請或報告時使用。 3.咨：總統與國民大會、立法院公文往復時使用。 4.函：各機關處理公務有下列情形之一時使用： (1)上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 (2)下級機關對上級機關有所請求或報告時。 (3)同級機關或不相隸屬機關間行文時。 (4)民眾與機關間之申請或答復時。 5.公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定之對象宣布周知時使用。其方式得張貼於機關之公布欄、電子公布欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。如需他機關處理者，得另行檢送。 6.其他公文：其他因辦理公務需要之文書，例如： (1)書函： 甲、於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。 乙、代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質不如函之正式性。 (2)開會通知單：召集會議時使用（格式如附件二）。 (3)公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項，經通話後，發話人如