《一般管理人员技能提升训练营》学员教材 PPT330页.ppt

如何运用这一原则 一般做法 按照80/20原则 接听所有的电话 由秘书过滤接听电话只处理重要的电话 会见所有的客户 只会见占销售量80%的20%的客户 阅读所有的文件 只批阅占80%信息量的20%的文件 接受所有下属的建议 听取20%下属80%的建议 出席所有的会议 出席起80%作用的20%的会议 每天要做完所有的工作 先做完20%重要性是80%的工作 结果：忙碌…… 结果：充裕…… ２、第二象限工作法 Ⅱ 不紧急、重要 Ⅰ 紧急重要 Ⅲ 不紧急 不重要 Ⅳ 紧急 不重要 重要（价 值） 紧急 各种活动程度等级的描述： 重要性： A：非常重要：必须做 B： 重要：应当做 C：不太重要：可能有用，但不是非做不可 D： 不重要：没有任何效果 紧急性： A：非常紧急：必须马上做 B： 紧急：应当赶紧做 C：不太紧急：推迟一段时间再做也行 D： 不紧急：时间不作为考虑的因素 重要的事情：与目标有关的事情，就是重要的事情。 （I）既重要，又紧急的事情 表现： 危机 急迫的问题 有期限压力的计划和行动 结果： 压力 筋疲力尽 收拾残局 （ IV ）不重要，但紧急的事情 表现： 不速之客 某些电话、信件、报告、会议 必要而不重要的问题 某些欢迎活动 结果： 轻视目标和计划 缺乏自制力；怪罪他人 短视近利 （III）既不重要，又不紧急的事情 表现： 繁琐的工作 某些信件、电话 无聊 结果： 全无责任感 依赖他人 工作不保 （ II ）重要，但不紧急的事情 表现： 防患于未然 建立人际关系 发掘新的机会、规划 休闲 结果： 有远见、有理想 纪律、自制 平衡；少有危机 第Ⅱ象限：重要但是不紧急的事项 重要 不重要 紧急 不紧急 Ⅰ 紧急状况 迫切问题 限期完成的会议或工作 Ⅱ 准备工作、计划 预防措施、价值观的澄清 人际关系的建立 真正的再创造能力 增进核心能力 Ⅳ 造成干扰的访问、电话 信件、报告 某些会议 许多迫在眉睫的急事 符合别人期望的事 Ⅲ 忙碌琐碎的事 处理文件等函件 电话 浪费性时间 逃避性活动 ·先做或者将大部分时间和精力用于做属于第二象限的工作； ·许多第一象限的工作，实际上也是由于没有按照第二象限工作法去做而产生的，注意纠正； ·不要被第Ⅳ象限中一些工作的假象所迷惑，你没有你想象的那么重要； ·根据第二象限的工作制订计划； ·80%的时间做第二象限的工作；20%的时间做其他象限的工作。 第二象限工作法 救火的人生 II I 不重要 重要 防御的人生 III IV 庸俗的人生 忙碌的人生 不紧急 紧急 时间象限四种人生 问题的关键：保证可控性 １、婚礼ＷＢＳ学习 ２、要点： （１）关键细节同等重要 （２）有完整性才有可控性 （３）运筹于帷幄之中——风筝不可以断线 管理者核心能力与计划性 什么叫干练？ ——基于计划性基础之上的有重点管理 事先计划 ·按计划执行 ·预留处理不可预计事务时间 ３、计划性 1、充分利用企业的有限资源，发挥最大的效能 2、预测问题，防范事端于未然 3、事情推展前，做有效沟通，让其他部门了解我们需要的协助，也同时了解我们能为他们做些什么 4、协助评估目标的可行性 5、避免不必要的重复，减少无谓的浪费 6、建立优先顺序，按部就班，不赶工，不加班 良好计划的好处 工作 起止时间 使用时间 优先顺序 备注 时间计划表 不良习惯 ·工作效率低，办事拖拉 ·时间观念差，工作时磨磨蹭蹭 ·工作时眉毛胡子一把抓，经常找不到主次 ·经常被电话、不速之客干扰，任由发展，不会说不，喜欢推迟和延误工作 ·上班时间不紧凑，晚上加班干 ·什么事情都愿意管，认为自己很忙才好 ·愿意下属多请示、多汇报才有权威 ·没有目标，没有计划，人云亦云 ·零碎时间都被随意打发掉，不会利用零碎时间 ·没有时间安排表，由别人来安排 ·不会休息，不会娱乐，没有空闲 4。养成好习惯 好习惯 ·你每天要花30分钟作计划 ·你要有书面的待办单、日计划、周计划和月度计划 ·你的下属都了解你的工作习惯和时间习惯 ·你每周都将你的工作排出优先顺序 ·你能在高效的时间进而做完你的重要工作 ·你的授权形成了一种工作风格和管理方式 ·你已养成对付干扰的工作目标 ·你有明确的生活和工作目标 ·你保证一天内有一段时间不受干扰 ·会有效利用零星时间 ·有得力的秘书或充分利用电脑等现代办公设备 ·文件柜或办公桌整洁、条理清楚 ·在因定的时间里处量往来的函件 ·尽量将无用的文件处理掉 ·能使每件工作善终避免头绪多而乱 ·除非万不得已才召开会议 ·常年使用工作效率手册 ·只有养成习惯，时间管理才能有效 好习惯 1、事先周详的计划 2、排定工作的优先顺序 3、设定长短程目标 4、订定每日工作计划