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臺中市政府檔案管理作業要點修正對照表 修正規定 現行規定 說明 壹、總則 名稱未修正。 一、臺中市政府（以下簡稱本府）及所屬各機關（以下簡稱各機關）為執行檔案法及其相關子法規定，健全檔案管理、促進檔案開放與運用，發揮檔案功能，特依據檔案法施行細則第二十六條規定訂定本要點。 本點未修正。 二、各機關檔案管理，除檔案法及其相關子法或其他法律另有規定者外，依本要點之規定。 本點未修正。 三、各機關檔案管理，由該機關自行統一規劃，除有特殊情形外，以集中管理為之。 本點未修正。 四、檔案管理之電子化作業依文書及檔案管理電腦化作業規範辦理。 四、檔案管理之電子化作業依機關電子檔案管理作業要點辦理。 依據檔案管理局九十九年六月四日檔徵字第○九九○○○九一三三號函，已停止適用機關電子檔案管理作業要點，其內容已納入行政院頒訂之文書及檔案管理電腦化作業規範，爰配合修正引用之行政規則名稱。 五、為持續臺中市（以下簡稱本市）市立高中（職）、國中（小）及幼稚園等學校檔案管理與應用服務，本府教育局應本於權責，參考檔案法及相關子法，統籌規劃、督導及考核其檔案管理事項。 一、本點新增。以下點次配合遞移。 二、依據檔案法第二十八條條文通過之附帶決議新增本點，俾利本市學校善盡檔案管理責任。 貳、點收 名稱未修正。 六、各機關辦畢案件，承辦單位或文書單位應於五日內歸檔，歸檔時併同存查或發文歸檔清單，送檔案管理單位點收。歸檔清單一式二份，於檔案管理單位簽收後，各執一份備查。機密案件歸檔時，承辦人員應另使用機密檔案專用封套裝封，並依規定填寫相關資料，封口加蓋印章或職名章。歸檔清單保存年限為三年。第一項之歸檔清單，其格式如附表一。 五、各機關辦畢案件，承辦單位或文書單位應於五日內歸檔，歸檔時併同存查或發文歸檔清單，送檔案管理單位點收。歸檔清單一式二份，於檔案管理單位簽收後，各執一份備查。機密案件歸檔時，承辦人員應另使用機密檔案專用封套裝封，並依規定填寫相關資料，封口加蓋印章或職名章。歸檔清單保存年限為三年。第一項之歸檔清單，其格式如附表一。 點次配合遞移。 七、歸檔案件如有下列情形之一者，檔案管理單位應退回承辦單位或文書單位補正： （一）案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存。 （二）案件污損、內容不清楚或無法讀取。 （三）案件未經批准或漏判、漏印、漏發及漏會。 （四）案件未編列文（編）號或文（編）號有誤。 （五）案件未填註保存年限或分類號。 （六）案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤。 （七）案件未依規定蓋騎縫章或職名章。 （八）樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣。 （九）案件與歸檔清單之登載不符。 （十）案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准。 第一項之檔案案件退件單，其格式如附表二。 六、歸檔案件如有下列情形之一者，檔案管理單位應退回承辦單位或文書單位補正： （一）案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存。 （二）案件污損或內容不清楚。 （三）案件未經批准或漏判、漏印、漏發及漏會。 （四）案件未編列文號或文號有誤。 （五）案件未填註保存年限或分類號。 （六）案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤。 （七）案件未依規定蓋騎縫章或職名章。 （八）樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣。 （九）案件與歸檔清單之登載不符。 （十）案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准。 第一項之檔案案件退件單，其格式如附表二。 一、點次配合遞移。 二、依據機關檔案點收作業要點第九點酌修本點。 八、各機關辦畢案件已逾歸檔期限一個月以上仍未歸檔者，機關權責長官應主動查明處理。 七、各機關辦畢案件已逾歸檔期限一個月以上仍未歸檔者，機關權責長官應主動查明處理。 點次配合遞移。 九、檔案管理單位應每月彙集統計檔案歸檔案件數量，並製作成歸檔案件數量統計表，於次月五日前簽報權責長官核閱，作為日後檔案管理業務之參考。第一項之歸檔案件數量統計表，其格式如附表三。 八、檔案管理單位應每月彙集統計檔案歸檔案件數量，並製作成歸檔案件數量統計表，於次月五日前簽報權責長官核閱，作為日後檔案管理業務之參考。第一項之歸檔案件數量統計表，其格式如附表三。 點次配合遞移。 參、分類編案 名稱未修正。 十、各機關編製檔案保存年限區分表，可就機關業務特性，採與檔案分類表合併編製或個別編製，並應依臺中市政府檔案分類及保存年限區分表編製說明原則編製。 九、各機關編製檔案保存年限區分表，可就機關業務特性，採與檔案分類表合併編製或個別編製，並應依臺中市政府檔案分類及保存年限區分表編製說明原則編製。 點次配合遞移。 十一、各機關檔案分類，依其職掌之業務性質分類、綱、目、