信息工程部管理手-部门行为规范.doc

信息工程部管理手册-部门行为规范 1 会议管理制度 2 2 CC电话会议系统管理制度 3 3 招投标管理制度 5 4 电子文档管理制度 6 5 RTX信息群发管理制度 6 6 OA系统审批管理制度 6 7 接受外部任务制度 7 8 账户管理制度 7 9 网络中断汇报制度 7 10 手机信号屏蔽器管理制度 8 11 通讯管理制度 8 12 信息收集发布制度 9 13 新闻通稿撰写制度 9 14 新员工入职引导制度 9 15 办公环境管理制度 10 16 档案整理制度 10 17 设备领用制度 10 18 业务报表制度 10 19 信息工程部用户反馈问题上报制度 11 20 部门内部报销制度（部门奖金） 12 22 泛微OA管理规范 17  会议管理制度 1.1 为加强部门工作的计划性，利用信息化手段实现工作管理，从即日起信息工程部所有员工在致远OA填写“计划/会议/日程”。 1.2 会议管理规范 1.2.1会议发起人于会议前一天在会议管理模块中新建会议，（总经理组织的会议责成综合组发起）。 1.2.2其他人员在收到会议通知后，在回执之前必须先完成“会议转事件”，共享类型为“公开给他人”，共享对象选择梁总。 1.2.3会议发起人在会议管理中发起新会议的同时，需日程管理的个人事件中新建一项个人事件，标题为具体的会议名称，共享类型选择“公开给他人”，公开对象选择梁总。 1.2.4会议发起人在日程管理的个人事件中新建一项个人事件，标题为具体的会议名称，共享类型选择“部门事件”，部门选择信息工程部。在时间内容中注明会议地点、参会人员。 1.3 日程管理规范 1.3.1部门员工每日上班后需在日程事件中，填写一天的工作计划； 1.3.2涉及会议的日程安排已在上述“会议管理”中实现，不需再次填写； 1.3.3非会议类计划性工作，填写在日程事件中，以便领导查看。 1.4 部门员工都应提前准确填写，以免计划不当造成会议安排问题。 1.5 综合组负责此项工作的培训、落实、检查、督促。 CC电话会议系统管理制度 2.1电话会议系统管理模式 根据CC电话会议系统的特点，对系统采取信息工程部统一管理，分部门授权使用的模式管理，具体如下： 3.1.1账号管理 (1)为便于使用和管理，电话会议系统将使用一个总账号和若干个分账号，总账号和分账号均由信息工程部代表集团统一申请和管理。 (2)总账号的管理口令由信息工程部商务副总保管（并在总经理处备案）；分账号的管理口令由信息工程部商务经理统一保管（并在主管副总和总经理处备案）。总账号与分账号口令如需更新，须上报主管副总和总经理。 2.1.2应用管理 2.1.2.1总账号是管理账号，无特殊情况，不用于召开电话会议； 2.1.2.2分账号是应用账号，专门用于召开电话会议； 2.1.3电话会议申请单位通过向信息工程部申请分账号和电话会议费用的方式召开电话会议。 2.2电话会议业务管理 2.2.1电话会议申请与受理 2.2.1.1申请部门在OA中发起“电话会议申请流程”，提出电话会议使用需求。 2.2.1.2经信息工程部总经理批准后，向申请部门电话会议系统提供分账号，并在分账号内转入初始费用。 2.2.1.3各使用部门应指定专人作为电话会议系统的关键用户： （1）关键用户负责接受信息工程部视讯组提供的系统使用培训； （2）关键用户负责对配发给本部门的电话会议分账号进行管理（账号密码须妥善保管，不得随意更改）； （3）关键用户负责及时核查本部门分账号费用支出情况，余额不足时应及时发起费用申请。 2.2.1.4电话会议由申请部门自行召集、组织与召开，特殊情况可请求信息工程部视讯组提供支持。 2.3电话会议费用管理 2.3.1电话会议费用申请 2.3.1.1电话会议使用部门根据需要，可不定期向信息工程部提出费用申请； 2.3.1.2申请流程： （1）申请部门经办人（关键用户）提出申请 （2）申请部门负责人审批 （3）信息工程部副总经理审批，拨付费用并进行分账号转账操作 （4）知会申请人和信息工程部商务经理 2.3.1.3电话会议费用登记管理 （1）商务经理应建立电话会议使用情况台账，对每次费用拨付情况作好登记； （2）商务经理应每月编制电话会议使用情况报表，经商务副总审核后上传OA； （3）商务经理应根据使用情况，出具费用分析报告； （4）商务副总应定期检查费用余额，审核台账。 2.3.1.4费用交纳 （1）根据费用支出情况，总结规律，确定费用余额预警额； （2）商务经理办理请款、付款、报销等手续。 招投标管理制度 投标文件的编制与发放需遵循《信息化管理制度》，投标厂商如无特殊情况不得少