浅析秘书人员如何在网络环境中提高办效率毕业论文.doc

浅析秘书人员如何在网络环境中提高办事效率 内容摘要：在网络技术渗透各个领域的当今社会，网络环境早已充斥了秘书人员的工作环境，而在网络环境中的秘书人员工作现状并不是很乐观，不能合理利用网络环境提高办事效率。但是网络环境的发展也同样给秘书人员的工作带来了相应的影响，或是积极或是消极,总之网络环境是把“双刃剑”。针对网络环境对于秘书人员工作的影响，我们同样找到相应的对策，从而尽可能的利用网络环境提高秘书人员的工作效率，在既定条件中达到事半功倍的效果。 关键词： 网络环境 秘书 工作效率 在网络技术已趋向成熟的今天，秘书人员更多的是在网络环境中办事，这对秘书人员的工作运行以及运作方式产生了变革式的影响。现代秘书作为领导的参谋和助手，秘书工作的运行状况直接影响着一个单位的整体工作水平和效率，因而，在网络技术飞速发展的环境下，要成为一名优秀的秘书，必须要善于利用网络这一先进工作平台，并通过这一平台带来良好效果，以更快的速度更高的效率更高质量的工作成果来完成任务。 办事效率是个人工作能力的一种体现，网络环境中，秘书需要掌握更多的方法，才能在工作中提高效率。为此我就网络环境中秘书提高工作效率的重要性和提高工作效率的途径谈一些粗浅的看法。 网络环境中的秘书人员工作现状 秘书人员对网络信息的鉴别及筛选能力欠缺，实际网络应用能力不强。 如今网络技术迅速发展，对各类企事业单位秘书工作人员的要求越来越高，但实际上，许多企事业单位的秘书人员并不具备良好的网络应用能力，就更不要说对包罗万象的网络信息进行高效的鉴别与筛选了。像在我曾实习的单位中有位曾秘书，她对于excel表格的创建以及科技档案的目录的检索还有收发电子邮件都不是很熟悉，而这却是秘书网络环境工作中比较常用也比较简单的网络系统操作。面对瞬息万变的网络信息，有许多秘书人员对于网络信息的鉴别及筛选更是无从下手，他们原先习以为常的工作方法往往禁锢了他们的学习能力，从而不能在短时间内接受新知识，也就不具备现代网络环境中所需要的熟练地网络应用能力，对于错综复杂的网络信息，他们也很难做到有效的鉴别与筛选，更无法确保信息的高效性、准确性和完整性，而这些都是秘书信息收集工作中最基本的环节。若利用传统的书面信息或是口头传达的收集工作方法持续工作，在一定程度上必然增加了工作时间。 在网络环境中，有些秘书人员不能合理利用网络环境简化办事程序，导致了重复性信息的堆砌，反而增加了工作时间。 目前企事业单位的秘书人员中，年轻人占了大多数，他们面对瞬息万变的网络环境，在工作的时候往往不能删繁就简。例如需要做一份材料的移交目录，企业名称完全可以在相应的的资料当中复制黏贴，而有的秘书却往往还是机械地打字输入，甚至是最原始化的手写，这样就会增加工作时间。有时他们也不擅长在网络环境中总结工作经验，从而利用新经验来简化办事程序，这在无形当中就增加了工作时间，也必然导致工作效率降低。我在江苏银行档案中心进行档案工作实习期间，在打印档案卷内文件目录的时候有日期这一项，每份应该归档的档案卷内都会有一个批复日期，是一年十二月份中的其中一个月，我们就可以把十二个月份的目录先全部打印出来，然后在整理档案的，遇到相同月份的就以画“正”字的方法进行份数的统计，每整理完一个年份再去统一打印出来，这样就不需要每拿到一本档案都要去输入相应年份的月份，再去打印，这样就节省了很多时间，提高了工作效率。我就是在实习过程中发现了这一规律，并且付诸实践，果然比其他同学快了很多。 有些秘书人员对网络资料的信息化管理能力欠缺，不能在短时间内利用网络调动有效信息。 在网络环境中工作，要求秘书人员具备良好的针对网络相关资料信息化的管理能力，而现在许多秘书人员，尤其是刚刚上岗的年轻秘书人员，往往眼高手低，实际操作能力不强，面对全方位、多层次、宽领域的网络信息，往往不能进行有效管理。局限于网络资料信息化管理能力的欠缺，当其他相关业务职能部门需要到秘书部门调取相关文献资料时，秘书人员就不能在第一时间将信息传达给相关人员，不能很好地履行信息辅助的基本职能。 有些秘书人员在网络环境中，动手能力较弱，当网络环境运行出现某些简单故障时，不能自主进行简单维护，甚至致使网络故障严重影响工作效率。 网络系统运行固然很快，但却往往在不经意间出现故障，而有些秘书人员往往比较注重文本工作，却忽略了掌握网络环境的简单修复与维护方法，往往由于一些小故障而错过了网络信息利用的最佳时期，导致了信息不能发挥它的最大价值。有些秘书人员甚至不注意定期查杀木马等病毒，导致了重要信息的丢失，又如网络黑客会千方百计运用一些破解手段，来攻克企业的保密系统的设防措施，进入企业内部网，窃取商业秘密。这不仅会影响工作效率，甚至会损害公司利益，造成严重后果。 在网络环境中，有些秘书人员在工作时间内更容易分散注