信息化管理在企业文件、档案、印章及行政管理等方面的应用.docVIP

信息化管理在企业文件、档案、印章及行政管理等方面的应用 　　面临网络盛行的信息时代，企业的发展不在拘泥于原有的质量战，信用战，更要打好信息战，充分利用信息化管理加强企业自身建设，充分开发和利用信息资源，保持企业活力，更好的适应社会的发展。新的信息化发展环境对办公室管理提出了新的要求，将新的管理模式融入到各项职能当中能够有有效的降低管理成本，提高工作效率，保持企业管理先进性。 　　 　　一、信息化管理在文件管理方面的应用 　　 　　企业文件管理主要包括文件的收发、鉴定、归档、着录、处置和保管。传统的文件管理工作其管理对象主要是以纸为媒介的文件信息。在文件的处理过程中，因多次涉及到领导会签、部门流转等工作，既浪费人力及纸质资源，又耗费时间精力；在文件的保管利用过程中，也存在着不便查找、借阅困难，借出难归等问题。电子文件具有存储密集、携带方便；制作简便、处理灵活；检索快捷、传播迅速等优势。借助这些优势，我们可以在键盘上写稿、在屏幕上阅稿、在网络上收发和查询文件，从根本上克服纸质文件的制作难、查询难、传递难的问题，使办公手段发生质的飞跃。 　　同时，文件管理的信息化不应仅局限于文件的电子版存储，还应该建立一套电子文件管理系统，以确保电子文件的真实性、完整性、可靠性和可用性，对电子文件的收集、存储、利用、处置等主要过程进行管理，达到长期保存、统一规范管理、安全保密、高效利用的目标。 　　充分利用网络平台，实现文件的信息化流转。在传统文件的处置流转过程中，文件的转发、传阅、会签等工作会浪费大量的时间。 　　例如，在文件的签发过程中，往往在找领导签字环节就会耽误很长的时间。在文件传阅过程中，对领导工作地点、时间具有一定的限制，在很大程度上限制了领导的日程安排。同时，由于传阅过程是一个纵向过程，特别是一些有时限规定的文件，往往传到经办人手中时，所剩时间已经寥寥无几。我们可以利用网络信息流转平台实现对文件的扁平化管理，简化发文的签发手续，缩短文件传阅时间，减少文件在传阅过程中的遗失风险，有效提高办公室提高劳动工作效率。 　　 　　二、信息化管理在档案管理方面的应用 　　 　　档案是一个立档单位为适应职能活动需要而直接产生的依法归档的具有保存价值的文件与材料，内容涉及文档、科技、合同等各种重要信息。实行档案的信息化管理，能够在形式多样的海量档案资源中更好的收集和管理信息资源。 　　电子档案的建立可以使部门管理员工可以从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好的从事档案的收集工作和档案的编研工作，极大提高职能部门的工作效率。 　　在档案的利用方面，将档案在网络上共享，员工可以在自己的计算机上查阅档案资料,有效的节约了的时间，提升了办公室的服务质量。在企业知识管理过程中，档案资料的电子化便于科技人员的二次利用和开发，有利于提高企业整体的工作效率和竞争力。提供优质的档案查询服务，使办公室不再是简单的档案保管部门，而是公司内部信息的信息中心。 　　 　　三、信息化管理在印章管理方面的应用 　　 　　印章是公司经营管理活动中行使职权、明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具。做好印章管理，确保经营管理安全和公司利益，是办公室的基本职能之一。为了防范风险，印章的使用具有较为严格的审批授权手续。用印人员往往需要得到部门领导、办公室领导以及公司领导的层层审批。传统的印章审批制度在一定程度上规避了印章使用风险，但却因其手续复杂，领导不同时在办公室等情况增加了办事人员的用印难度。基于公司内网或办公操作平台下，建立一套用印网上申请、审批、登记系统，能够在规范印章管理的同时，进一步提高企业工作效率。用印人进行网上用印申请，审批人对一般业务进行网上审批，系统自动生成用印登记簿，管理者可以随时对用印情况进行统计、分析，并通过用印情况掌握企业整体业务动态。 　　 　　四、信息化管理在日常行政管理管理方面的应用 　　 　　行政管理最重要的职责就是为公司基础服务，而实现这一目的首要要求就是尽可能地方便申请方。信息化行政管理系统，彻底打破传统的条块管理模式，一个web网站可以受理多种申请，从而可以大大减少行政管理部门的设置和人员编制，降低行政管理费用。 　　无纸化办公最大限度提高了申请方及办事方的工作效率。企业可以建立一套行政管理系统，提交申请人不再需要像以往那样东奔西跑地到各个部门递交材料和到处咨询公司政策，在web上就可以实现以往需要多次才能完成的表格领取、相关材料递交、政策咨询等工作。公司的信息化行政管理真正做到了网上受理、网上办理、无纸化操作；从而可以极大方便申请方操作，有效降低公司行政管理费用和部门办事成本。 　　随着通信技术的发展，企业可以在会议会务管理工作中引入新媒体管理技术，如视频、电话会议。这种新的会议模式突破了开会地点的限定，不但可以