档案管理《全宗介绍与大事编制规范》.pptVIP

全宗介绍和 大事记编制规范 2011.3 全宗介绍编制规范 1 主题内容与适用范围 1．1 全宗指南是以文章叙述的形式介绍某一全宗档案内容和成份及其意义的一种参考材料，又称全宗介绍。 1．2 本规定适用各级各类档案馆和各机关、团体、企事业单位档案机构(以下统称档案馆(室))； 2 全宗指南的主要内容 包括：立档单位与全宗的简要历史，全宗 内档案内容与成分简介及全宗指南的辅助 材 料。 3．全宗指南的编写办法 3．1 立档单位与全宗的简要历史 3．1．1全宗名称：即立档单位全称，而把 通用的简称写在后边的括号内，例如：县保持共产党员先进性教育活动领导小 组办公室(县先教办) 。 3．1．2立档单位的简要历史： 立档单位的组建情况，成立时间、地点、机关名称(包括更改名称)、性质、任务与职能、隶属关系、所辖区域、内部组织机构设置、权限及演变情况，历任主要领导干部姓名情况，立档单位经历的重大事件，执行的特殊任务，以及撤销与合并的时间和原因，继行或代行职能机关的名称。 3．1．3全宗的简要历史： 档案来源、数量、起止时间，进馆室时间。整理、鉴定、利用、编研情况，完整程度，检索工具种类及其它需要说明的问题。 立档单位与全宗的简要历史作为全宗指南的重要组成部分之一，置于全宗内档案内容与成分简介之前。 3．2全宗内档案内容与成分简介 全宗内档案内容与成分简介是全宗指南的 主体，原则上要求重点突出，叙述准确， 完整系统，不加观点,不加评议，引证材料 客观，便于查阅利用。 3．2．1全宗内档案内容与成分简介具体编写方法 3．2．1．1按立档单位组织机构分设题目介 绍，把文件所属组织机构作为划分段落题 目的基础，指出组织机构的名称、存在时 间、组织机构的职能任务和案卷数量。 3．2．1．2介绍该组织机构内档案的内容 和成分及其利用价值，如组织机构内档案 数量较多，可以再分小题目分别叙述该组 织机构内档案的情况。 这种编写方法适合组织机构分工明确，档 案也按组织机构分类整理的全宗。 3．2．1．3按职能介绍，以档案内容反映 的立档单位的主要职能为主线，分设若干 题目，组成章节体系，指明题目的准确名 称、题目范围内档案的内容，成分和利用 价值。 适用于立档单位机构变化较大，或内部不 设机构或档案问题分类整理的全宗。 3．2．1．4 按时期分若干类目介绍，适用 于在不同时期、机构、职能有重要变化的 立档单位所形成的全宗。在进行介绍时， 必须反映出立档单位活动的阶段性。 3．3 全宗指南的辅助材料： 利用全宗材料的说明，有关立档单位历史 和全宗历史的参考材料，以及人名、地名 索引、目录、注释等。 拜城县ⅹⅹⅹ(立档单位)全宗指南 全宗名称：拜城县保持共产党员先进性教育活动领导小组办公室(拜城县先教办) 全宗号：114 一、ⅹⅹⅹ(立档单位)简介 立档单位的组建情况，成立时间、地点、机关名称(包括更改名称)、性质、主要职能、隶属关系、所辖区域、内部组织机构设置、权限及演变情况，历任主要领导干部姓名情况，立档单位经历的重大事件以及撤销与合并的时间和原因，继行或代行职能机关的名称。 二、ⅹⅹⅹ(立档单位) 全宗概况： ⅹⅹⅹ档案全宗号为～，该全宗从ⅹ年自身形成并归档保存的档案材料及使用完毕归档保存的有关单位的档案材料形成的档案共ⅹ卷ⅹ件，其中永久ⅹ卷，长期ⅹ卷，短期ⅹ卷，永久ⅹ件，长期ⅹ件，销毁清册ⅹ卷。 该全宗档案于ⅹ年接收进馆。采用年度(年度结合问题等)分类法，档案的排列按时间先后顺序、分别对保管期限进行排列，并编有案卷目录~本，全引目录~本，归档文件目录~本。 三、~~(立档单位)全宗档案的来源与主要内容： l 、自治区党委、政府、地区行署及其上级业务部门等关于业务工作的实施意见、方案、措施、制度、暂行办法等； 2、中共xx县委、人大、政协、人民政府、组织部、人事局等关于干部任免、干部配备、人员编制、机构成立更名、启用印章、职能配制、表彰先进等的通知、决定、报告、批复等 3、本单位历年工作计划、总结、信息、简报、花名册、会议记录、统计报表等。 大事记编写规范 1、主题内容与适用范围 1、1 主题内容 本规定规定了大事记结构、记述范围、编 写方法及选材、编写的基本要求。 1、2 适用范围、 本规定适用于各个单位。 2、名词术语 2、1 大事记：是按照时间顺序简要地记载各机关在一定时 期内发生的大事、要事的书面材料； 2、2 大事：即事件涉及的范围较广，影响较大，不仅在当时属重大事件，而且在事后影响较大，较深的事件。 2、3 要事：即在一定范围，一定时间有较大影响，事后仍有一定的参考意义