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房地产企业档案管理作业标准及流程 房地产企业档案管理 作业标准及流程 （试行） 1 目的 为加强公司档案管理工作，促进档案工作更好地为公司经营和各项工作服务、明确各单位应归档的范围，使公司的档案收集更完整、准确，并全面、及时、准确、有效地为公司员工提供服务，制定本作业标准及流程。 2 适用范围 本作业标准及流程适用于公司各单位归档资料的收集、移交及档案利用的相关工作。 3 术语和定义 3.1 档案收集是指按照一定的原则和方法，将公司经营活动中形成的各种具有保存价值的档案材料集中到档案管理单位实行集中统一管理的一项业务工作。 3.2 档案提供利用亦称“档案利用服务”，是档案室通过一定的方式与方法直接提供档案，为利用者服务的一项业务工作。 4 职 责 4.1 各单位负责按照归档范围收集、整理归档资料，定期向档案室移交。凡是应归档的文件材料，任何单位和个人不得以任何理由拒绝归档。 4.2 行政管理单位负责定期向各单位催收应归档的文件材料，按照相关规定为公司员工提供档案的查、借阅及复印工作。 5 工作程序 5.1 归档文件材料的形成 5.1.1 反映公司基本建设、经营管理、科学研究等活动而形成的具有保存价值的文件材料。 5.1.2 公司参与的合作项目，合作单位按要求应向本公司提交的文件材料。 5.1.3 公司执行、办理的其他外来文件材料。 5.1.4 上述归档文件材料包括纸质、照片、实物以及电子（光盘、磁带）等载体形式的历史记录。 5.2 归档文件的要求 5.2.1 归档的文件材料应齐全、完整、系统，准确地反映公司各项活动的真实内容。 5.2.2 归档文件的书写笔迹和载体材料应能耐久保存，严禁使用圆珠笔、铅笔、 纯蓝墨水、红墨水书写和复写纸、热敏纸复写，必须使用碳素墨水或蓝黑墨水进行书写和签批。 5.2.3 归档文件材料必须纸质优良，线条、字迹、图像清晰，反差良好。 5.2.4 归档的文件材料应为原件，必须做到法律手续完备，按规定签字盖章。因故无原件的可归具有凭证作用、法律效用的文件材料。 5.2.5 计算机生成的文件定稿必须使用喷墨或激光打印机打印，应归有修改痕迹的最后定稿。 5.2.6 归档的文件材料及各种表格，纸张大小应符合公文格式和档案保管要求。 5.2.7 归档的外文材料（含少数民族文字材料）应与中文翻译件一并归档，无译文的要译出文件材料标题后归档。 5.2.8 反映同一内容而形式不同的文件材料应保持一致性。 5.3 文件材料的收集和移交 5.3.1 工程项目的档案收集、移交，应做到工程施工进度与竣工文件形成积累同步，工程竣工验收交接与竣工文件交接同步进行。施工单位负责竣工文件的编制、移交工作，档案室可协助做好竣工文件的编制指导工作。 5.3.2 停建、缓建的项目，责任单位都应收集、整理资料，并移交档案室保管，不得遗失和销毁。 5.3.3 文件材料一般归档一份，重要的、利用频繁的或有专门需要的可向档案室移交两份。 5.3.4 移交的资料有电子文档的，责任单位应将纸质和电子文档一并向档案室移交。 5.3.5 各单位向档案室移交文件材料时，要编制“移交清册”(或由接收方在文件发放签收簿上签字确认)，交接双方在认真核对、检查归档文件数量、质量合格后，方可在移交清册上履行签字手续，双方各存一份备查。 5.4 交档范围及存档单位详见 《XXXXXX公司资料存档及发放目录》 备注：电子文件与纸质文件的归档时间一致。 5.5 档案的利用 5.2.1 公司员工因工作需求可凭工作牌在档案室查阅档案。 5.2.2 员工若借阅或复印档案时，须填写《档案借阅（复印）申请单》，经需求者所在单位领导、总经办办公室领导同意并经档案管理员审核手续完备后方可借阅或复印。 5.2.3 档案的借用期限一般不超过7天，若因工作需要需延长借用时间的，须明确归还时间，到期仍需使用的必须办理续借手续。档案管理员应严格按借用期限及时催还档案，归还档案时当面检查、清点并注销。 5.2.4 外单位人员查阅、复印本单位档案时，应持有单位介绍信和个人证件，经其单位领导和分管行政的中心领导批准后方可查阅、复印。未经领导许可，严禁非集团员工查、借阅及复印公司档案。 5.2.5 借阅档案的人员，必须保持案卷的完整与安全，不得转借、拆散、涂改、抽换、损坏、丢失和泄密。 5.3 档案的鉴定与销毁 5.3.1 档案应定期进行鉴定。鉴定工作由档案管理人员、相关技术人员和监审人员参加，鉴定时，既要考虑当前的利用价值，又要考虑长远需要，经鉴定确实失去保存价值的档案，剔出销毁。 5.3.2 鉴定工作结束后，由鉴定小组提交档案的存毁鉴定报告，并附销毁清册，经总裁审核批准后，指定专人到指定地点监销，以防泄密。 5.