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办公自动化在办公室管理中应用及其系统构建 　　【摘要】随着计算机的应用和普及，在办公室管理中，计算机的应用也日渐普遍，本文作者围绕着办公自动化及其在办公室管理中的应用问题，首先阐述了办公自动化的内涵，其次介绍了办公自动化在办公室管理中的应用形式，最后就构建办公自动化系统需要具备的要素提出了自己的一些看法。 　　【关键词】办公自动化；管理；应用 　　中图分类号：C931.4 文献标识码：A 文章编号： 　　引言 　　办公自动化(Office Automation，简称OA)是起源于上一个世纪下半叶的一门综合性技术，最先在发达国家中得到普遍应用，之后随着科技全球化的发展而逐渐在全世界范围得到广泛应用。我国专家在第一次全国办公自动化规划讨论会上提出办公自动化的定义为： 利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人机信息处理系统。 　　一、办公自动化的内涵 　　在新的时期，基于多年办公自动化建设经验和互连网技术的发展，我们对办公自动化的认识也越来越清楚，从网络的性质来看，办公自动化应定位于内部网（Intranet），从办公性质来看，办公自动化应定位于数字化办公，从信息化建设的角度来看，办公自动化应是信息化建设的基础。办公自动化建设的本质是提高决策效能为目的的。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。 办公自动化的基础是对管理的理解和对信息的积累。技术只是办公自动化的手段，只有对管理及管理业务有着深刻的理解，才会使办公自动化有用武之地，只有将办公过程中生成的信息进行有序化积累，沉淀，办公自动化才能发挥作用。 　　二、办公自动化在办公室管理中的应用形式 　　2.1 应用于简单的办公事务 　　办公事务OA中，最为普遍的应用有文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等。这些常用的办公事务处理的应用可作成应用软件包，包内的不同应用程序之间可以互相调用或共享数据，以便提高办公事务处理的效率。这种办公事务处理软件包应具有通用性，以便扩大应用范围，提高其利用价值。 　　此外，在办公事务处理级上可以使用多种OA子系统，如电子出版系统、电子文档管理系统、智能化的中文检索系统 ( 如全文检索系统) 、光学汉字识别系统、 汉语语音识别系统等。 在公用服务业、公司等经营业务方面， 使用计算机替代人工处理的工作日益增多，如订票、售票系统，柜台或窗口系统，银行业的储蓄业务系统等。事务型或业务型的OA系统其功能都是处理日常的办公操作，是直接面向办公人员的。为了提高办公效率，改进办公质量，适应人们的办公习惯，要提供良好的办公操作环境。 　　2.2 应用于信息管理 　　随着信息利用重要性的不断增加，在办公系统中对和本单位的运营目标关系密切的综合信息的需求日益增加。信息管理型的办公系统，是把事务型 (或业务型)办公系统和综合信息(数据库)紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。 　　综合数据库存放该有关单位的日常工作所必需的信息。例如，在政府机关，这些综合信息包括政策 、法令、法规，有关上级政府和下属机构的公文、信函等的政务信息；一些公用服务事业单位的综合数据库包括和服务项目有关的所有综合信息；公司企业单位的综合数据库包括工商法规、经营计划、市场动态、供销业务、 库存统计、 用户信息等。 　　作为一个现代化的政府机关或企、事业单位，为了优化日常的工作，提高办公效率和质量，必须具备供本单位的各个部门共享的这一综合数据库。这个数据库建立在事务级OA系统基础之上，构成信息管理型的OA系统。 　　2.3 应用于支持管理决策 　　它是建立在信息管理级OA系统的基础上的，它使用由综合数据库系统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。 　　2.4 新时期一些新的应用形式 　　随着云计算、 Ipad和物联网技术的出现，办公自动化已经不断发展，应用也越来越广泛。大致有以下几个方面： 　　第一，云计算的广泛应用。作为国内O A领先企业的用友软件、金蝶软件、金和软件等，如今正致力于云O A的研发与拓展，面向小企业、 微企业提供经济实惠便捷的办公管理服务。此服务包括即时通讯、办公管理、客户管理、人力资源管理与云主机， 涵盖了企业日常管理的基本模块和主要的IT基础设施，是企业迈向规范化管理的助推器。 　　第二，物联网技术的开始运用。物联网是指在物理世界的实体中部署具有一定感知能力、计算能力或执行