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分析数字档案在档案信息化建设中重要性 　　摘要：有效运用数字档案对于整个档案信息化工程中的作用非常明显。本文主要分析数字档案的管理模式及管理方法，详细分析其在档案信息化建设中的重要作用，供有关人士参考查阅。 　　关键词：数字档案；档案信息化；信息化建设 　　中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2012）18-0307-02 　　0 引言 　　随着科学技术的不断进步，信息化技术已经广泛应用于各行各业。在档案管理工作中，运用高科技平台，采用数字档案将是非常科学的选择。就目前我国的情况来看，计算机技术的普及和自动化办公的不断渗透，数字档案已逐渐走入人们的视线，新时代条件下，档案信息化建设已成为必然趋势，如何将数字档案在档案信息化建设中的优势发挥出来，如何正确运用现代高科技的数字档案管理模式解决传统档案管理中的问题，体现其在档案信息化建设中的重要性，将是一个值得探讨的话题。 　　1 浅析数字档案的管理模式 　　从古至今，档案一直都是存在的。档案是“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。传统档案是纸张组成、存放和保管需要时间颇为不便，存放时间有限，找起来不方便。档案数字化，从技术层面理解指的是资源数字化、存储海量化和传递网络化。数字档案是一个数字化的信息系统，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以网络化的方式互相连接，从而提供及时利用，实现资源共享。现在通过扫描转为JPG\PDF等格式将纸张电子化，变成图像甚至矢量图，加以存储，并可通过索引被快速找到，可以发布到局域网、广域网、单位内部网、国际互联网，最终实现“数字化档案”管理网络的新兴档案管理技术。它是一个建立在现代信息技术的普遍应用基础上，利用数字化手段，以高速有序的综合档案信息资源为处理中心，以高速宽带通信网络为技术设施的超大规模、分布式数字信息系统管理。 　　如图1所示：现代数字档案管理主要是通过计算机网络技术将纸介质档同原始数据联系起来，构成整体成为一个档案信息局域网络管理系统，再将档案信息局域网络管理系统，通过网络设备和软件，与全市、全省、全国、全行业的网络相连或与国际互联网相连，构成一个广域的档案信息网络管理系统，充分共享档案信息资源和计算机软硬件资源。 　　2 分析数字档案的具体管理细则 　　由于数字档案不同于以往传统档案，所以在管理方面也有着自己独立的方法和步骤。当然也正是因为这样，在档案信息化建设过程中其重要性也相应比较明显。通常传统的档案，在管理过程中比较机械，主要是管理一些文献资料、真迹及其它原始的档案资料不受损毁，而数字档案，面对的最住要的问题将是信息安全，所以其在管理上有相应的调整。总体而言，现行的数字档案管理模式主要分为以下三个层次： 　　其一，时代与科技的发展使档案管理对象由传统的纸质档案为主，转变为以数字档案为主，纸质档案为辅。档案载体的历史演变也经历了甲骨、金石、简牍和纸张，直至现今数字档案采用的磁带、磁盘、光盘的变化，可以预见随着社会的发展，这种新型档案载体数字档案的出现很快能获得政府的法律承认。因此数字档案管理必将成为档案管理的主要对象。 　　其二、数字档案的管理内容包括：数字档案的归档、历史档案的数字化、数字档案的存储、数字档案的业务管理、数字档案的交换和利用。面对新型的数字档案，应根据档案管理的要求，加强对本单位电子文件的积累、著录、归档等工作的监督、指导，保证各部门所产生的有保 存价值 的电子文件的齐全、完整、有效。 　　其三、长期以来，档案管理一直处于手工操作状态，档案的收集、整理、分类、编目、鉴定、保管、检索、利用、编研、统计等都是人工完成的，而库房的管理也都是有形的，如：案卷、档案柜等。随着数字档案的建立将最大程度地降低手工操作，而向自动化管理转型。由于数字档案的存储介质具有大容量的特点，摆脱了档案对存储空间的依赖性。总之，计算机具有自动分类与组合功能，电子文件的产生与运用，使整个档案工作转化为以计算机为核心的自动化办公，简化了传统工作程序，解放了劳动力，改善了办公环境，提高了办公的质量和效率。另外，网络世界的形成，数字档案能够通过网络迅速传播，档案信息将成为全民共享的资源。 　　也就是说，数字档案在管理的过程中一定是完全按照科学的步骤进行操作的，我们只要按部就班的执行下来，那么这套管理体制的优势就可以得到最大程度的发挥，而对人们提供的便利也将有最为完美的体现。 　　3 剖析数字档案在档案信息化建设中的重要性 　　从根本上讲，档案信息化建设，主要是指通过计算机，网络等高科技手段将传统的档案设计成人们可共享，方便查阅编辑的网络化档案。它的核心内容是在保证与