高效会议理(讲师版).ppt

高效会议管理 陈 东 惠普商学院授权讲师 课程纲要 会议的类型和目的 会议是有必要的吗？ 会议的成本计算 时间成本 ＝参加会议的人数×（与会者的准备时间＋与会者的旅行时间＋会议秘书工作＋会议服务人员工作时间）×与会人员平均每小时的工资 会议直接成本 ＝会议设施租用费＋会议场地费＋旅费、食宿费＋文件准备费 机会成本 会议是有必要的吗？ “必要”的会议 一个中心、两个基本点 会议规范流程 准备会议 会议议程 由重要到不重要 会议开始时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题。 由不尖锐到尖锐 将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尴尬。 由容易到困难 让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。 会议准备工作核对清单 会议的四个阶段 会议结束 会议评估 会议记录与会后跟进技巧 会议记录者应具有的技能 与会者会后跟进 主持人的会后跟进 主持会议与参与会议 主持人的守则与责任 营造和谐气氛 按照议程进行 正确总结讨论的内容 引导发言者解释令人困惑的发言 帮助与会者理清不假思索的想法 尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况 减少与议题无关的争辩和讨论 保持中立态度 如 何 开 场 背景： 除了会议召开的背景，也可让与会人员自我介绍，并说明对会议的期待，以促进与会人员及会议气氛的融洽 会议目的 议程 会议期待 与会者的守则与责任 会前充分准备 会中全情投入，贡献自己的创意与意见 以解决问题为己任 保持开放的心态，摒除部门之见 尽可能多地获取信息 耐心聆听，尊重他人的意见 勇于发言，言之有物 不进行人身攻击 避免出现不当的肢体语言 会后总结 积极倾听的技巧 什么是倾听？ 倾听与你是否同意其他人的讲话是毫无关系的。 倾听就是接收到其他人所讲的一切。 倾听就是理解其他人的想法。 理解并不意味着接受。 倾听中的障碍 学会听 要学会听，首先要学会沉默 把所有个人见解放在一边 聚精会神，不要走神 注意一些非言语的示意动作 (沉默、手势模仿、表示赞同、反对、思考、怀疑、有兴趣 或厌倦、以及身体疲乏等等的形体姿势 或动作。) 不加筛选地收集所有的观点。 采用合适的态度 倾听能力测试2 你是哪种态度？ 积极倾听 重新组合是用另一种表达方式重复对方刚说的话 或者直接引用他的话 或者用自己的语言重组对方的话 积极倾听 重新组合是有利于沟通的重要技巧 它可以检验本人是否听懂了对方的意思 可以证实本人听懂了对方的意思… (检验服从个人动机。证实则是关系到刚刚说话的人，这样他便确信自己的话对方已经明白) 可以使讨论继续下去：当信息已经被正确接受，我们可使对方继续说下去、进一步表达。 在曲解了本意的情况下，或是解释得过了分，对方会立刻纠正，详细解释，改正错处。 重新组合 重新组合可以在会面中制造一种气氛； 某些重新组合可能会帮助那些最不熟练的交谈者在公众场合下发言，使他们的话更好被人们听进去； 使那些原本没有理解的或是没有听见的人重新跟上发言者的话。 积极倾听 听 提问题的技巧 提问题 提问题增强你的控制能力，牢记： 提问题时常见的问题 问题过于宽泛 开始的问题太难 问引导性问题 可能是最封闭的问题 提问之前已经表示不赞同 找不到提问的内容 高效会议的八大特征 决策方式 影响群体决策的因素 会议成功的小窍门 学员演练 会议达成目的的七大技巧 说服方式 四种说服型方式 1) Analytical Approach: Present facts, Logic Sound Reasoning 晓之以理 2) Consequence Approach: Present Reward/Punishments 诱之以利 唬之以害 四种说服型方式 3) Management-By-Objective Approach: Present Your Position in Enthusiastic, Goal-Oriented Terms 目标管理 4) Emotional Approach: Present Your Position in Dramatic Terms That will Appeal to Listener’s Hearts Minds 动之以情 会议的四大恶习 会而不议 议而不决 决而不行 行而