Excel常用技巧及函数.docVIP

Excel常用技巧及函数 一、常用技巧： ※单元格的格式： 自定义格式：””显示时添加内部字符，如”生日是”YYYY”年”MM”月”DD”日”； ####.##(设置小数点后位数,但不补0),00000.00(设置小数点前后位数,不足补0),?????.??( 设置小数点前后位数,不足补空位,便于对齐). ※数据前面带0和超过15位数字输入’ ”，即输入“ ’002354”。或者先将单元格设为文本格式。 ※单元格内换行：ALT+ENTER ※同时在多个单元格中输入相同数据选定需要输入数据的单元格，单元格可以是相邻的，也可以是不相邻的，然后键入相应数据，按 CTRL+ENTER 键即可。 当然Excel中函数有其固定的结构。如下图所示，函数的结构以函数名称开始，后面是左圆括号、以逗号分隔的参数和右圆括号。如果函数以公式的形式出现，请在函数名称前面键入等号（=）。在创建包含函数的公式时，公式选项板将提供相关的帮助。 这些都是我们平时输入公式时所要清楚的，要是万一我们忘记了怎么办呢？不要急，Microsoft早就帮我们想好了处理办法：推荐函数窗口，可以描述你所要的功能搜索相应的函数。并帮我们准备了几个常用的函数以备我们随时取用，也可以分类查找所需要的函数，如要处理文本，选择类别为“文本”。 同时我们还可以利用公式选项板来帮助我们完成公式的编辑。它可以给我们提供有关函数及其参数的说明信息。如下图： ※ 函数的种类 Excel自带的函数一共有9类，分别是数据库函数、日期与时间函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查询和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数。 ※ 常用函数 这些函数在这里就不再一一细述，我们只看一些平时我们经常会用到的函数。 SUM 数值、行或列求和，因为最常用，所以在标题栏上有个快捷按钮。 例： =SUM(12,45),=SUM(23, H3:H12,45),=SUM(H3:H12) ，=SUM(A5:H5) 区域求和 区域求和常用于对一张工作表中的所有数据求总计。此时你可以让单元格指针停留在存放结果的单元格，然后在Excel编辑栏输入公式=SUM（），用鼠标在括号中间单击，最后拖过需要求和的所有单元格。若这些单元格是不连续的，可以按住Ctrl键分别拖过它们。对于需要减去的单元格，则可以按住Ctrl键逐个选中它们，然后用手工在公式引用的单元格前加上负号。当然你也可以用公式选项板完成上述工作，不过对于SUM函数来说手工还是来的快一些。 如： =SUM(D3:D12,F3:F12)-SUM(G3:G12) 注意 SUM函数中的参数，即被求和的单元格或单元格区域不能超过30个。换句话说，SUM函数括号中出现的分隔符（逗号）不能多于29个，否则Excel就会提示参数太多。对需要参与求和的某个常数，可用=SUM（单元格区域，常数）的形式直接引用，一般不必绝对引用存放该常数的单元格。 另外还有求最大值：MAX，最小值：MIN，平均值：AVERAGE，计数：COUNT,用法与SUM一致。对这类函数，EXCEL还提供了快捷查看方式，选中所要统计数据区域，即可在下方状态栏看到相应结果，掌握这种方法对实际工作很有帮助。 IF IF函数用于执行真假值判断后，根据逻辑测试的真假值返回不同的结果，因此If函数也称之为条件函数。 语法：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)。 应用： 输出带有公式的空白表单 以图中所示的人事状况分析表为例，由于各部门关于人员的组成情况的数据尚未填写，在总计栏（以单元格G15为例）公式为： =SUM(C15:F15) 我们看到计算为0的结果。如果这样的表格打印出来就页面的美观来看显示是不令人满意的。是否有办法去掉总计栏中的0呢？你可能会说，不写公式不就行了。当然这是一个办法，但是，如果我们利用了IF函数的话，也可以在写公式的情况下，同样不显示这些0。如何实现呢？只需将总计栏中的公式（仅以单元格G15为例）改写成： =IF(SUM(C15:F15),SUM(C15:F15),) 通俗的解释就是：如果SUM(C5:F5)不等于零，则在单元格中显示SUM(C5:F5)的结果，否则显示空字符串。 2、 不同的条件返回不同的结果 如果对上述例子有了很好的理解后，我们就很容易将IF函数应用到更广泛的领域。比如，在成绩表中根据不同的成绩区分合格与不合格。现在我们就以某班级的英语成绩为例具体说明用法。 某班级的成绩如下图所示，为了做出最终的综合评定，我们设定按照平均分判断该学生成绩是否合格的规则。如果各科平均分超过60分则认为是合格的，否则记作不合格。 根据这一规则，我们在综合评定中写公式（以单元格B12为例）： =IF(B11=60,合格,不合格)