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质量体系文件 文件编号 **-QPM-01 文件及资料控制程序 版本版次 A/0 页次 PAGE 8/ NUMPAGES 8 生效日期 2011-12 质量体系文件 文件编号 **-QPM-01 生效日期 2011-12 版本版次 A/0 页次 PAGE 1/ NUMPAGES 8 管制章 批 准 复 核 审 查 制 订 钟莉 文件及资料 文件及资料控制程序 文 件 会 签 会签部门 会签人/日期 会签部门 会签人/日期 行政中心 品质部 生产中心 营销中心 研发中心 修 订 记 录 修订次数 修订 日期 章节号 修 订 摘 要 修订书编号 修订人 生效 日期 1.0 目的 为确保管理体系所使用的文件在制作、审核、发行、修改、保管、回收及处理等过程均能有效控制，确保相关部门能适时利用有效的适用文件。 2.0 范围 公司内部管理体系文件、外部提供的管理体系文件及相关资料均可。 3.0 职责权限 3.1 制作部门 3.1.1 须确保任何相关的部门已咨询及认可； 3.1.2 将已审核之文件交回文控中心； 3.1.3 通知文件控制中心回收作废文件。 3.2 文控中心 3.2.1 发放回收文件及处理作废文件； 3.2.2 文件的保存及文件清单和发放记录； 3.2.3 负责控制受控文件/资料。 3.3 收文部门 3.3.1 按文控中心要求退回之作废文件并保存所分发的文件。 4.0 定义 4.1 原装文件： 由文件发起部门编写并经批准之文件。 4.2 受控复印文件： 由文控中心管制之文件。 4.3 不受控复印文件： 由文控中心分发但不作为更新及回收处理。 4.4 过期文件： 由于被更新或不适用而被申请回收的作废文件。 5.0 流程图 5.1 文件及资料控制（编写/修订/废止）流程图 （见附件一） 6.0 程序 6.1 文件分类：公司的文件包括质量体系文件、管理制度文件和适当的外来文件 6.1.1 质量体系文件包括： 6.1.1.1 一阶文件-手册：描述公司管理体系的文件； 6.1.1.2 二阶文件-程序文件：规定某项工作的途径以及各部门的接口与沟通方法的文件； 6.1.1.3 三阶文件-作业文件：针对特定项目或合同编制的计划或其它标准； 6.1.1.4 四阶文件-记录文件：为活动和过程的结果提供证据的文件。 6.1.2 管理制度文件：指导企业要求大家共同遵守的办事规程或行动准则；包括：管理制度、 管理规定、管理办法和运作表单。 6.1.3 外来文件包括：客户所有资料、检验标准及技术资料、供应商的样品承认书、产品标准（国家/行业）、公司法、产品质量法、安全生产管理条例、招投标法、合同法等以及其他国家相关法律法规、国家或行业法规性文件。 6.2 文件制定、签批规则 文件名称 制 订 审 核 批 准 评 审 质量手册 （一阶文件） 企管部 总经理 管理者代表 程序文件 （二阶文件） 责任部门 分管副总/管理者代表 总经理 各中心副总和部门主管 作业指导书 （三阶文件） 责任部门 分管副总 管理者代表 表单记录 （四阶文件） 随出处文件一同审核发行 管理制度（含规定/办法） 责任部门 分管副总/行政副总 总经理 6.2.1 文件参与评审和审批的人员由文件编写人员在文件签核表中填上部门或姓名，部门评审和审批的人员须在签核表中签字确认。 6.2.2 文件评审可以通过会议评审的方式进行，最后达成一致；或者进行资料传递的形式进行文件意见收集，涉及到其它部门时由编写人员负责沟通和协调达成一致。 6.2.3 若在评审过程中意见不能达成一致时，由管理者代表作最终裁决。 6.3 内部文件控制 6.3.1 文件编写部门向文控索取文件和表格编码。 6.3.2 文件经过审批后，发起部门应交原装给文件（纸档和电子档）文件控制中心。 6.3.3 文控中心负责检查分发文件格式、文字是否符合要求；文件是否已得到批准等。 6.3.4 文控中心负责在文件生效的一个工作日分发，回收及处理发布的受控文件，并填写《文件及资料分发／回收记录表》，文件控制中心应保存分发及回收记录。 6.3.4.1 文控中心 6.3.4.2 文件分发要求由文件编写部门填写《文件及资料分发申请单》。 6.3.5 文控中心应根据分发记录回收所有作废文件并对其进行处理。 6.3.6 报告、通告、通知、会议记录和对外文件(公文)的控制规定 6.3.6.1对外文件：表达文号为—三向（司）字【2011】001号--，由涉及部门编写，总经办主任审核，总经理或授权人签发，交由总经办编写文号后统一发出； 6.3.6.2公司内部跨部门文件