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 中国滦河国际投资控股公司 国际贸易业务管理办法 北大纵横管理咨询公司 二○○四年三月 目 录 第一章 总则 2 第二章 组织机构 3 第三章 业务人员操作规范 5 第四章 业务流程 6 第五章 客户管理 9 第六章 附则 11 附件：国际贸易业务流程 12 第一章 总则 目的 为推动滦河国际国际贸易业务的顺利开展，加强对国际贸易活动的管理，规范操作人员的贸易行为，为国际贸易业务的有效开展提供组织保障，特制定本管理办法。 适用范围 本管理办法适用于滦河国际商贸事业部的一切国际贸易行为。 主要内容 本管理办法的主要内容包括：组织机构、操作规范、贸易业务流程、客户管理等四部分。 第二章 组织机构 部门构成 商贸事业部由综合管理部、市场拓展部、贸易管理部、物供部四个部门组成，同时按区域设立办事处负责各地的销售管理工作。 综合管理部部门职责 综合管理部主要负责商贸事业部的日常行政后勤管理工作以及业务相关地法律事务工作。 市场拓展部部门职责 负责市场信息的收集和整理，并进行分析撰写分析报告； 负责根据公司整体战略拟定国际市场中长期市场营销规划； 负责制定市场推广计划，并组织执行； 负责市场策划和市场宣传； 负责建立健全客户管理制度； 负责收集整理客户信息，归档管理； 负责客户满意度和经销商满意度调查，并作相应处理； 负责对市场有关新产品的信息进行收集汇总，向有关生产部门提出新产品研发建议和产品改进建议。 贸易管理部部门职责 负责制定销售计划，并监督执行； 负责销售信息的统计，并对信息进行分析，撰写分析报告； 负责组织销售渠道的建设； 负责销售渠道的管理； 负责销售合同履行的全过程协调； 负责国际贸易业务处理； 负责客户投诉的处理； 建立健全售后服务管理体制和相关制度，并监督各销售办事处认真执行； 负责收集相关销售信息，向有关部门提出新产品开发建议。 物供部部门职责 负责产品销售工作的顺利进行，制定合理的采购计划并实施； 负责对采购工作和库存成本进行筹划，降低库存成本； 负责制定库存管理制度和供应管理制度，确保供应管理质量达到标准； 负责协助完成售后服务事宜； 负责供应商管理，包括供应商信息收集、供应商选择、供应商的考核、建立供应商档案，保持长期互惠互利合作； 负责运输商管理，包括运输商信息收集、运输商选择、运输商的考核、建立运输商档案，保持长期互惠互利合作； 负责仓储管理，处理好有关出入库工作； 负责做好有关出入库、库存产品的记录统计工作，并及时反馈给有关部门。 办事处职责 根据商贸事业部的年度销售计划制定本办事处的年度销售计划，并组织实施； 负责完成办事处销售任务，并负责货款回收； 负责经销商的开发和管理； 向市场推广部提出市场推广建议，并协助实施； 负责组织实施售后服务工作； 负责本区域的客户服务管理； 负责收集整理市场信息，反馈给有关部门； 及时跟踪产品质量情况，反馈给事业部有关部门； 负责该办事处的销售统计工作，并将统计结果及时反馈给商贸事业部有关部门。 第三章 业务人员操作规范 业务人员操作规范 业务人员操作规范是每一位从事国际贸易的员工都必须遵守的： 建立滦河国际的大贸易概念。树立全局观念，相互团结，以滦河国际的整体利益为重，富有集体荣誉感。 牢记“我们是滦河国际对全球的窗口”，时刻注意自己的对外形象。精神振作，有朝气。 积极负责地完成上级交办的任务，严禁敷衍了事，不负责任，拖拉推诿。 严格按照自己的工作权限开展工作，遇到超越自己权限的事，应及时向上级汇报，原则上不可自作主张，特殊情况事后立刻向上级主管或经理汇报。 遵守公司的业务及管理制度，按时上下班，不迟到，不早退。 禁止擅离职守，短时外出办事应及时向上级汇报。 员工的请假需按规定执行。遇事不能及时上班或不能上班，应向上级请假，返回工作地后销假。 上班时间应着装整洁。男士需穿着西装（或衬衫），打领带；女士以套装为宜。 遵守公司文明办公的相关规定，语言文明，行为得体，上班时间禁止大声喧哗，电话聊天和吃早餐、零食等。 妥善保管各自业务资料，严禁下班后将与业务有关的数据、报表、价格资料、业务文件随意堆放。 严禁越权向客户或其他业务人员、其他事业部人员提供任何不该泄漏的信息，如客户资料、销售进度、出口价格等。 保持办公环境的整洁、干净，爱护办公设备，节约使用办公用品。 第四章 业务流程 国际贸易业务流程 本流程主要是针对滦河国际所生产产品的国际贸易业务流程。 获取需求信息，初步联系： 得到客户需求信息之后，开展初步联系，双方确认有关产品基本技术参数、价格、基本商业条款等。 技术资料： 明确客户所需产品范围后（一般为6-7款），应迅速将商贸事业部相关资料寄给客户，并备忘。 产品技术规格； 产品说明书； 安装说明书； 铭牌样稿（商贸事业部自有的）； 纸箱设计稿（