第四章采购合同履行(购师培训讲稿).doc

第四章 采购合同履行（助）  第一节  订单管理  【学习目标】 通过学习，了解影响订单的因素及订单执行中易出现的问题，熟悉 ERP 系统下的订单 处理过程，掌握采购订单的修改与撤消、订单说明书的拟订以及订单跟踪的程序和方法。 【工作程序和方法】 一、采购订单的修改与撤消 （一）订单审核 供应商发货前需要通知采购业务员发货计划。在使用采购管理软件的情况下，经过业务 员同意执行计划的确认环节，则可在系统中根据合同自动生成采购订单。对于有些购进业 务可以从手工输入采购订单开始采购流程处理。订单管理随即进入审核程序。 1．订单审核确认 采购订单审核时在特定的采购管理制度下进行的，不同的企业审核权限下放的程度不 同，一般由采购主管负责审核，但助理采购员需具备初审的能力。审核主要做到：订单符 合采购计划安排、订单与合同尤其是合同主要条款一致。采购订单审核确认后，自动生成 入库通知单和电子发票。其中，入库通知单和电子发票存储在中央数据库中，以便仓库调 用入库通知单和财务部门调用电子发票。 2． 提出订单修改建议并报批 采购人员根据市场的供求、企业的需求与库存，对现有的不适合企业需要的订单向采 购主管或部门主管提出修改建议。由主管领导或组织相应的人员 进行讨论，提出订单修改 意见，经审核交由采购部门进行修改，并通知供应商。如供应商提出补偿要求，则需酌情 做出合理的补偿。 （二）订单修改 买卖双方生产计划和销售计划的变化、市场行情的变化和财务状况的变化等，是订单 修改主要原因。其中，库存分析和价格分析是订单修改的基础性工作。 1 1．库存分析 库存的主要作用在于能有效地促进供求平衡，保证生产正常进行。集中批量下达订单， 减少采购成本，但会增加库存成本；如果小批量购进，则可以库存成本，但增加了订购费 用，而且可能不能满足有些紧急需求。 2．价格分析 对于市场价格的变动作出合理的预测，以使采购成本最低。如果价格上升，则应进行 大批量采购，不仅可以降低采购成本，而且可以防止价格上涨带来的额外支出。如果价格 下降，则应减少采购数量，减少因价格变动带来的损失。 采购部门根据市场的供求变动情况与价格变化，综全平衡企业的需求与库存对经过审 核后的采购订单进行合理的修正，并重新通知供应商，由供应商确认。 （三）订单撤消 企业有时因生产调节，采购订单的物品不能满足企业的需要，或者因生产工艺变化及 市场需求变动等原因需削减订货量或取消时，请购部门应立即通知采购部门，经过核准之 后，采购部门应及时通知供应商终止该订单，并采取相应的补救措施。 二、执行订单管理流程 （一）拟订采购订单说明书 订单说明书主要包括说明书（项目名称、确认的价格、确认的质量标准、确认的需求 量、是否需要扩展环境容量等方面，另附有必要的图纸、技术规范、检验标准等。 1．功能规格说明书 商品必须有满足企业需求的功能，因此需要拟订采购订单说明书。编制功能规格说明 书的好处是：利于供应商履约，充分发挥其技术和服务专长；利于获取新技术和采购人员 所不熟悉的技术会；它客观上成为了一种标准，利于据此对供应商交货进行评价。 2．详尽的技术规范 技术规范即商品的技术性能和特征，同时也包括供应商所要完成的活动。技术规范通 常被详细地绘制在技术图纸上和用来监控供应商的活动的行动计划中。 功能规格说明与技术规范都是订单说明书的一部分。 订单说明书（通常是由一系列文件组成）主要包括下列内容：（1）质量标准，描述商 品如何交付（是否有质量证书）和商品要满足什么技术规范和标准；（2）物流标准，说明 2 所需要的数量和要求交货的时间；（3）维修要求，描述商品如何由供应商进行维修和服务 （和将来是否需要供应备件）；（4）法律和环境要求，决定了商品和生产流程两方面都必 须服从健康、安全和环境法规；（5）目标预算，说明了在什么样的财务限制内，可能发现 由未来的供应商提出的解决方案。 （二）进行采购订单跟踪 订单跟踪的主要内容有工艺文件跟踪、原材料跟踪、加工过程跟踪、组装测试跟踪、 包装人库跟踪等内容。但是从采购的根本需要来说，跟踪的目的是保证订单内容可以按时、 按量、按质地被实现。因此，订单跟踪也可以分为合同执行前、中、后的全程跟踪过程。 1．执行前跟踪 采购人员应对供应商进行充分了解，确认本次商品可供应的供应商，如果供应商按时 履行订单合同，则说明供应商的选择正确。在采购环境里，同一商品有几家供应商可供选 择，独家供应商情况除外。虽然每个供应商都有分配比例，但在具体操作时可能会遇到因 为各种原因的拒单现象，由于时间变化供应商可能要提出改变“认证合同条款”，包括价格、 质量、货期等。如果供应商确实难以接受订单，可以在采购环境里另外选择其他供应商， 必要时要求认证人员协助办理。与供应商签订的合同应作为企业档案进行保存。