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 深圳正嘉物业管理处主任手册 管理处职能概述 1、部门名称 福嘉花园管理处 2、上级 深圳正嘉物业管理有限公司 3、下属部门 管理处办公室 工程班 护管队 事务部 财务部 4、部门职能：对所辖物业提供日常管理服务 5、主要职能 1）完成公司下达的经济指标和管理指标 2）制定年份、月份工作计划并组织实施 3）文档管理 公司管理文件 管理处运行管理文件 4）保证设施设备完好并正常运行 5）提供安全、整洁、舒适的生活工作环境 6）协调好与政府相关单位之间的关节系，完成政府指令工作 7）积极组织开展社区文化活动 8）给织实施员工的专项培训 9）内部管理，协调管理处内部事处，检查服务质量 福嘉花园管理处岗位图 管理处主任岗位职能 岗位名称：管理处主任 直接上级：公司总经理 直接下级：主任助理，机电班长，护卫队长，财务主管 本职工作：主持管理处日常服务管理 工作职责： 在公司总经理直接领导下，贯彻执行公司各项方针、决策全面负责管理处的日常事务和管理工作，对总经理负责。 建立建全各项规章制度检查督促岗位责任制的执行情况，不断提高员工的业务水平和服务量，落实奖罚制度。 有权指挥和调整本部门人员的工作安排，负责制定本部门工作计划，并组织实施。 组织编写管理报告和各种通知、公函。 检查监督本部门管理员，护卫队的工作情况，按公司规章制度的要求抓好管理工作。 熟悉国家的有关法规、法令和有关物业管理规定，掌握各业主及使用人的情况，检查督促各岗位的实际操作。 制定、审核本部门管理人员、护卫队的培训计划和考评标准，并负责监督和落实。 随时掌握各楼宇管理费，水电费及车位费等的缴纳情况，及时做好管理费及车位使用费催交的组织工作，并组织处理和解决用户的有关投诉。 抓好管理处的组织工作和员工思想工作，主持上学和定期的工作会议，及时传达贯彻落实公司的各项指令研究拟定下一步工作计划。 加强各班组之间的协调、团结，组织员工开展有关的集体活动。 密切与其他部门的联系，互相沟通，协调处理各部门与用户的关系。 认真组织下属完成领导下达的各项工作任务，想方没法增收节支。 管理处主任助理岗位职责 岗位名称：主任助理 直接上级：管理处主任 本职工作：负责护卫、清洁、绿化及分管理工作的计划、组织、实施、检查、考核。 工作职责 在主任领导下，协助主任处理管理日常工作，抓好分管工作，对管理处主任。 熟悉国家的有关法规、法令和有关物业管理规定，掌握业主/用户的其本情况，检查督促各岗位实际操作。 密切各岗位联系，起到上承下达的作用，主任不在时负责处理日常工作，每月按时编制管理报告。 对一般维修项目进行审批和验收，大的维修装修项目协助主任审批、验收。 密切与管理处各部门之间的联系，负责协调管理中出现的新问题，杜绝扯皮现象的存在。 按规定要求办理外来人员临时出入证，货物放行条等证件，并认真做好登记和统计工作。 确定小区按全、重点防范部位，制定安全、防范方案、措施，并组织实施。 做好清洁绿化的监管工作。 制定授权分管工作的计划，安排组织实施。 协调、处理分管工作范围内发生的各种纠纷、投诉并提出预防和纠正措施。 管理处办公室职能 部门名称：管理处办公室 上级部门：管理处 下属单位：管理员 厨师 部门职能：管理处行政事务管理 主要职责： 1）文档管理：文件的草拟、收、发、整理归档 2）物资用品：办公用品、福利荣保用品、工具备品等申购、登记、发放和保管。 3）监督检查：对办公秩序、业主服务工作的监督、检查、考核。 4）培训、员工学习、培训事务的计划、组织安排。 5）人事、员工人事、劳资考勤事务的管理。 6）后勤、员工食堂、宿舍、办公设施及仓库的管理。 7）便发服务、管理处经营活动、便发服务事处的管理。 8）收费、协助管理处财务室进行各类费用的收缴、催缴。 9）服务、会所的管理。 10）资料、业主/用户资料的收集，整理、归档。 投诉：业主/用户投诉的接待登记，协调处理，回访及意见征询。 入伙装修，业主入伙手续的办理，装修手续的办理，协调有关部门和人员对装修时行检查验收，归档保存装修资料。 社区文化，定期组织策划辖区内的社区文化活动、归档，保存活动资料。 6、管理范围 1）办公室所属员工 2）管理处所属办公场所及责任区 3）管理处所属办公服务设施、设备、场地 管理处财务室职能 部门名称：财务室 上级部门：管理处，公司财务部 下级部门：管理处，财务人员 部门本职：管理处，财和物的管理 主要职能： 会计、财务处理、税务、工商事务处理、往来结算使用调查，财务报表工资核算。应缴费用的收取、付款、报销、现金管理。 成本控制，此价监督，成本核算，合同条款的审查折旧、折损、报费、报失。 各种财务凭证，帐薄的保管 兼管职能 管理处伙食费用管理 管理处财务印章管理