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办公自动化技术在基层央行实践及对行政效率提高作用 　　摘?要 中国人民银行抚顺市中心支行作为人民银行在抚顺地区的派出机构肩负着依照《中国人民银行法》有效履行货币发行、经理国库、外汇管理、执行货币政策和维护地区金融稳定等十七项工作职责，行政效率的高低对能够完成好上级行交办的工作任务，切实促进地区经济金融健康发展具有重要的影响。本文就办公自动化在基层央行的实践及对行政效率提高的作用进行了粗浅的剖析。 　　关键词 办公自动化；系统；效率 　　中图分类号 D630 文献标识码 A 文章编号 1673-9671-（2012）112-0194-02 　　中国人民银行抚顺市中心支行（以下简称：抚顺中支）对于有效指导地方金融发展，促进都去经济社会协调发展具有重要的作用。随着金融改革的不断深化，日常金融业务、公文流转、行政管理等信息量成倍增长，传统手工模式已经远远不能适应当前工作需求，只有充??利用先进的科学技术和设备，逐步实现信息管理现代化，才能切实提高办公效率和履职能力。因此，抚顺中支从2000年率先在基层人民银行提出了建设办公自动化的需求，并从实现方式、技术选择和逐步完善等方面开始了近十二年的实践与探索，工作效能得到大幅度提升。 　　1 办公自动化技术在基层人民银行的推广与应用 　　办公自动化（以下简称：OA），是指在企业或行政机关中，采用internet/intranet技术，基于工作流概念，以计算机和网络为平台，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、分析、存储和使用信息，具有信息共享、办公快捷、提高效率，降低成本的特点。 　　图1 抚顺中支OA系统体系结构图 　　1.1 系统体系结构 　　抚顺中支OA系统目前共有220多个用户在近230台客户机上运行，覆盖了我行所有部门和所辖县支行。系统选用技术先进的B/S模式，使用成熟的Intranet编程技术，分为公文系统、个人事务管理和公共事务管理三大模块（见图1）。OA系统通过接口程序与总分行公文传输系统连接。 　　1.1.1 个人事务管理 　　其中包括：个人日常公文处理（收文、发文、查询、监控等）；个人日常办公协助（邮件、日程安排、办公提示等）。 　　1.1.2 公共事务管理 　　其中包括：电子公告、视频会议、信息简报、知识数据库和内部事务管理分系统（包括：低值易耗品管理子系统、内部财务管理子系统、车辆管理子系统）。 　　1.2 系统的技术选择 　　工作流的概念： 　　我行的OA系统是以Lotus Notes为开发平台，基于工作流进行流程控制和任务的管理。系统通过功能定义模块，使用者可以任意根据本行实际办公的需要来定制工作体系、办公流程和用户功能，而无需修改程序代码，使系统具备了良好的延展性和适用性。通过角色设置既实现了灵活适用又以权限等级划分实现了系统的安全与保密。工作流（workflow）作为整个系统的技术核心，针对日常工作中具有程序化活动，用其过程准确的描述所有业务流程，其目的是通过将工作分解成定义好的任务、角色，按照一定的规则和过程来执行这些任务并对它们进行监控，从而提高办事效率、降低办公成本、提高内部管理水平。 　　2 OA系统对基层人民银行行政效率影响的实证分析 　　OA系统的使用使我行的办公效率和质量得到了极大的提高，基本实现了行内公文管理的无纸化、信息传递的网络化和行政办公的信息化。并且促进全行员工的计算机应用水平提高了一个等级，并为此后各种业务系统的推广和使用奠定了良好的基础。 　　2.1 促进基层人民银行行政观念的更新 　　目前，造成基层人民银行行政效率偏低的原因是多种多样的，其中一个突出的问题在于很多行员长期浸润“机关习气”缺乏效率观念，工作中的“一等、二靠、三望”都比较常见，而信息化手段成为破除传统行政观念下不良习气和行政低效率的利器。以抚顺中支为例，OA系统中严格的流程控制和提示功能消除了多年的文件“挂办”和工作懈怠的“痼疾”，并且使员工计算机使用水平得到显著提高，使计算机会用率由原先的不足20%，上升到90%。就是一些老同志通过使用手写板也全部解决了打字问题。全行在2005年就率先在沈阳分行辖区实现了全体员工使用计算机办公的目标，相比传统手工操作行政效率成倍提高，而且，计算机操作技术的普及和使用，使我行在上级行各种应用系统推广和使用考核中名列前茅。 　　2.2 缩短了公文流转周期提高公文质量 　　1）收文流程：原先手工操作处理一个收文办理平均18天，经过OA系统后缩短为：5天，如表所示。 　　2）发文流程：原先手工操作处理一个发文流程平均10天，经过OA系统后缩短为：6天，如表所示。 　　收文效率平均提高了2.6倍，发文效率平均提高了67%，不仅缩短了文件流转周期，而且通过网络同时发送文件传输，极大地减少了了原先文书手工传递