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高校干部档案分散管理利与弊 　　摘 要： 在高校中，管好干部档案，一方面是对人的尊重，另一方面是为高校发展服务，即为了更好地实现“知人善任”。围绕这一思路，结合干部档案管理的具体实践，本文分析了高校干部档案由组织人事部门管理的利与弊，以及干部档案管理的发展趋势。 　　关键词： 高校干部档案 分散管理 优化管理模式 　　高校干部档案是高校人事档案的一部分。高校人事档案包括教职工档案、学生档案。教职工档案从内容来看，由工人档案和干部档案组成，其中又分为在职在编的教职工、离退休教职工。高校中工人档案较少，并且虽然内容不同，但管理方法与干部档案一致。为了与其他文献统一，以下统称为“干部档案”。绝大多数高校在人员构成上，除了在编的教职工，还有合同制职员。就目前通用的做法来看，高校合同制职员的档案交由当地人才市场托管，所以本文主要探讨干部档案由高校自身管理的情况。 　　一、高校干部档案管理的现状 　　目前大部分高校干部档案管理采取以纸质档案为主，电子档案为辅的管理方式。少数高校由档案部门统一管理，大多数高校由组织人事部门管理。理论上讲，文档一体化发展程度高、电子信息管理系统较完善的高校，倾向于由档案部门/信息中心统一管理干部档案。但实际上，由于电子档案本身的发展不够完备和政策法规等因素的限制，大多数高校干部档案仍是以组织人事部门负责管理。 　　另外，高校组织人事部门的档案管理人员一般为兼职。有的高校组织人事分家，分为组织部和人事处，分别管理担任职务的干部档案和一般教职工档案。相对于由将干部档案纳入档案部门统一管理的情况，将这种由非档案部门管理的情况称为分散管理。 　　二、干部档案分散管理的有利之处 　　1.政策支持。根据1991年4月中共中央组织部、国家档案局联合颁布的《干部档案工作条例》规定，干部档案工作，在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由干部主管部门领导与指导，实现分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。所以由组织人事部门管理干部档案，是有政策支持，符合相关规定的。 　　2.干部档案由组织人事部门管理，是遵从干部档案产生、形成的客观规律的，也是组织人事部门职能的体现。从目前的干部档案收集范围来看，大部分材料产生于组织人事部门，并且涵盖了这些部门的重要工作内容，如履历表、简历表、登记表、工作鉴定、考核、考绩、任免、招聘、录用、招工、评聘、晋升、套改专业技术职务（职称）和评定工人岗位技术等级的材料，办理工资、退休的资料等。 　　3.组织人事部门兼职人事档案管理的人员一般政治素质好，业务水平高，能够提高档案质量。由于大部分人事档案管理人员为兼职，一方面，要承担组织人事部门的业务工作，所以对几乎对全校每一个教职工情况都了如指掌，如学历变化、职称晋升、结婚生育、出国出境等情况。另一方面，这些工作人员在进行档案收集、整理和归档时，能够清楚地知道每份档案所应添加的是哪些材料，又有哪些材料没有收集到位，而积极加以催要。因为人事档案材料的形成不仅仅局限于组织人事部门，凡是与人事管理活动有关的部门都有可能产生人事档案材料。人事工作人员基于对自身业务的熟悉，能够摸清教职工人事档案材料的来源，做到“有的放矢”。 　　4.通过组织人事部门管理教职工档案，管理人员能够在管理实务中发展自身业务水平和增强档案理论研究能力，找到更适合于干部档案管理的新方法。比如基于人事档案产生的基本规律，人事档案需要每年进行归档，所以排架方式对于提高档案归档效率也是至关重要的。有的高校通过实践，摸索出一套适合高校干部档案的排架方式。如按职称—教学院系—姓名排序，或者按教学院系—职称—姓名排列。干部档案中比较重要的部分，反映教职工工作能力、成就贡献、工作实绩的材料，都和其职称、专业息息相关，直接将这两个部分作为重点和中心，再进行其他的档案归档，不但有利于提高归档效率，而且有利于高校在评估、申报课题等工作上的资料收集。并且由于组织人事部门管理人员对教职工的情况比较熟悉，在档案整理上架的过程中，能够极大提高效率，达到事半功倍的效果。 　　5.体现了对干部档案的重视。国家档案局2006年颁布的8号令中，人事档案的保管期限为永久或30年，体现了对个人档案、对民生的重视。要坚持“以人为本”的思想，修改各立档单位的文件归档范围和保管期限表，确保把涉及普通人、关系广大人民群众切身利益的文件材料列入归档范围，并延长其保管期限。组织人事部门的管理人员对于这一点应该有更深切的体会。相对于教职工档案放到综合档案室管理的情况，由组织人事部门管理教职工档案，档案材料能更为集中，能够管理得更加细致。 　　6.有利于及时提供干部档案信息的利用。在目前以纸质档案为主的管理方式下，档案的存放地点，管理人员的检索速度，都对档案利用产生着影响。不少高校专门在组织人事部门的办公室内搭建了档案室。当