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档案管理作业指导书 编制 日期 审核 日期 批准 日期 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 目的 为进一步规范项目工程资料管理，标准化，根据国家、地方建设工程文件归档整理规范和标准，特编制本标准。 适用范围 本指导书适用于杭州捍联置业有限公司的工程资料管理。 定义 工程资料：指工程营造过程中涉及的所有资料，包括建筑安装、景观、精装修、成本等各个专业的工程资料。 工程档案资料员：指项目公司工程管理部负责施工工程资料管理的人员，为项目工程类文件资料收发的统一窗口。 内部台账：指项目公司工程管理部工程资料员自行编制的各类文件台帐，仅限内部查阅、使用。 归档范围 在项目工程中产生的所有过程记录。 工程档案收集及传递流程原则 对外上级主管部门工程文件具体由前期负责人收集，包括立项文件、建设用地、征地、拆迁文件、开工审批文件等，在文件办理完毕预整理后立刻交工程部资料员归档。其中《土地出让合同》、《立项文件》、《土地证》、《规划用地许可证》、《规划许可证》、《施工许可证》原件由办公室行政专员存档，工程资料员留存复印件，由相应人员整理、登记、编号后归档、发放、移交。 对设计院和集团内部相关工程文件由各相关专业工程师负责签证完毕并加盖公章（集团内部文件不需加盖公章）后，立刻移交工程部资料员，由工程资料员负责整理、登记、编号后归档、发放、移交。 对监理单位、承建商和供货商的工程文件由工程部资料员接收，工程部资料员负责整理、登记、编号后交相关专业工程师负责签证办理，各专业工程师办理完毕后，交工程资料员负责整理、登记、发放、移交。 对内公司内部流转的工程文件包括联系单、合同、通知等由各相关经办人负责完成本部门内容后，交工程资料员统一登记、编号后送交公司各相关责任部门会签，回收办理完毕的正式文件整理后归档、发放、移交。 工程文件经工程资料员整理分类归档后，编制台账，并录入电脑。 作废的图纸、文件应及时销毁，部分需留做凭证的，需在明显位置加盖作废章后予以保留，确认销毁的，须经相关人专业工程师签字确认。 工作程序 工程资料统一编号，编号原则按第七节《归档分类编号》。 所有的工程文件必须满足第八节规定的《归档文件要求》，否则工程资料员不予接收。 工程部资料员在文件归档时需检查文件是否与相关移交人的移交内容一致。 各专业工程师在移交需要OA审批的工程文件时必须附有审批单，留底的资料中必须有专业工程师、工程部经理、工程副总和项目总经理的签字。 各图纸修改的图纸会审纪要、设计修改联系单，各专业工程师在移交相关资料时必须将相关的修改内容修改到工程部资料员相关留底的图纸上，并同时注明修改的图纸会审纪要或联系单的编号和修改日期，并在该图纸上附《上图确认单》（见9.3.1），各专业工程师未完成相关图纸修改，工程部资料员不得发放相应的联系单。 重新出图的图纸，各专业工程师在取得图纸后，在留底的图纸上，需注明修改原因，原作废图纸的图号或编号，由工程资料员负责在发放新图的同时，收回作废图纸，并在明显位置加盖作废章保留两份，其他作废图纸，经相关人专业工程师签字确认后销毁。 工程资料员每月10日前，完成上月联系单签证情况的统计工作，完成《联系单数量统计表》（9.3.10），交工程部经理和成本部经理，并抄送工程副总。 归档分类编号 各方的工程文件必须有自己的统一编号原则，不得产生重号。在收发过程中，做好收发记录工作、签收姓名和日期，以便日后查阅和追溯。建立收发文台账、合同台账、图纸台账、联系单台账、工程报告及相关资料台账、借阅台账等各类文件台帐，并跟踪记录文件流转动态。资料归档的原则，有原件的只写原件并写清原件份数，复印件可省略；没原件的写复印件。资料存取的原则，必须本人手签、姓名完整、日期完整、外部人员单位注明。 工程文件统一编号方法： ***-****- 12-001# 流水号 年份 文件分类缩写 项目名称缩写 项目名称 文件分类 专业名称 编 号 博地世纪中心 合 同 土地合同为TDHT ***-TDHT-11-001#…… 前期类合同为QQHT ***-QQHT-11-001#…… 设计类合同为SJHT ***-SJHT-11-001#…… 营销类合同为YXHT ***-YXHT-11-001#…… 建安工程合同为GCHT ***-GCHT-11-001#…… 基础设备合同以为JCSBHT ***-JCSBHT-11-001#…… 配套设施合同为PTSSHT ***-PTSSHT-11-001#…… 案场/售楼部合同为SLHT ***-SLHT-