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关于电子文件管理问题及对策 　　摘要：管理好电子文件对于企业来说至关重要，然而电子文件管理是—项相当复杂的工程，对于企业来说难以驾驭，并且成本大。因此，如何去完成电子文件管理这一复杂的工程，对电子文件的有效保护和利用是档案工作的新课题。本文结合笔者的工程实践，对电子文件管理的问题进行分析，并提出有效的对策。 　　关键词：电子文件管理；问题；对策 　　一、电子文件管理在实际工作中的优势和作用 　　1.节约了人力、物力 　　传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，在保存过程中，首先要按照文件要求划分期限，还要在纸质档案上编制档号，建立全引目录，以便查找，同时在存放过程中还要占用一定的库房空间。企业无纸化审批系统建立以后与综合档案管理系统充分进行衔接，短期文件只需在系统中进行电子归档，无须再打印纸质档案保存。电子文件直接取代了以往的纸质文字材料，这在一定程度上节约了人力、物力。 　　2.简化了借阅流程和远距离借阅问题 　　传统的档案管理，保存的是纸质档案，如果工作需要借阅档案，只能是到档案部门现场调阅，在借阅手续完全符合条件的情况下，由档案人员按照档案检索目录进行手工查找，查阅完毕，还要重新放回档案库房，费时费力。而企业综合档案管理系统解决了这个难题，由综合档案管理员给部室综合档案监管员开通客户端，查看本部室的文件，不需要专程到现场借阅，只需要通过网上浏览即可，解决了远距离借阅问题。 　　3.实现了文档一体化管理的要求 　　档案是重要文件的归宿，电子文件和电子档案联系更加紧密，信息化条件下，电子文件和电子档案管理的一体化是必然趋势和客观要求。企业在电子文件管理方面，由于公文审批系统与综合档案管理系统的启动使用，大大方便了工作，拟稿人借助计算机完成初稿后，形成电子文件，然后通过公文审批流程逐级签批之后，由机要保密部门登记发文，手工归档进入综合档案管理系统，由档案部门根据电子文件的内容来划分保管期限，进行二次归档，保证了归档后电子文件的真实、完整和长期可读性，从而全面实现了电子文件从形成、签批、登记、发文、归档等一体化管理的要求。 　　4.提高了工作效率 　　传统的档案借阅，在查询时比较繁琐，需要借助于档案全引目录，找出文件的存放位置，再对应找出实体档案，费时费力。而企业综合档案管理系统的建立使用，要求档案人员只需把电子文件全部录入综合档案管理系统，然后通过系统功能进行查询即可。在查询时，输入文号或标题中的关键字就可以直接查询出要找的电子文件，方便快捷，大大提高了工作效率，受到业务部门的普遍好评。 　　5.可以监测业务档案归档的及时性 　　档案部门通过系统的查询功能，可以掌握业务档案归档的及时性，确保等业务档案能够及时移交归档，防止档案流失，保证企业资产的安全。 　　二、电子文件管理中存在问题 　　1.公文信息网络的开通，改变了传统的发文模式，给电子文件的收集工作带来了困难。公文信息网络开通后，各单位、处室可直接从网上收、发文件，特别是以各处室名义下发的文件，不再由文书部门统一登记发放，而是由各处室自行办理，虽然每个部门将网上发送的文件打印一份纸质文件存档，但形成的电子文件却分散在各个部门，甚至个人手中，造成这些文件的丢失、损坏或泄密，从而增加了电子文件收集工作的难度。 　　2.电子文件错删之后，无法恢复，给工作造成不便 　　企业综合档案管理系统运用长久，需要定期进行删除系统中的垃圾数据和错发的电子文件，在删除过程中会出现错删的情况，一旦错删，系统将无法恢复电子文档，需要与机要保密部门沟通，对电子文件进行重新手工归档，增加了发文机构的工作量，同时也不利于工作。 　　3.电子文件归档之后，系统无法看到电子文档 　　企业在电子文件管理过程中，目前实行的是电子文件随时归档制，改变了过去一般一年归一次的状况。在电子文件归档过程中，有些电子文件无法归档，原因是总行在开发综合档案管理系统软件时，设计了对档号重复的档案不能重复归档。档案人员在具体操作过程中，对个别电子文件进行归档时，系统提示档号重复，而通过系统查询又找不到该档号，也看不到该档号归档的电子文件，造成系统中档案存放位置的缺失或不连续性。 　　4.档案管理软件与办公自动化及会计电算化软件没有形成有机的结合，给电子文件的利用带来了困难。在公文信息网络开发时，由于诸多原因该网络没有兼顾到档案部门，所以造成了现在的公文信息网络与档案部门使用的档案管理软件不兼容，不能真正实现文档一体化管理，无法对办公自动化产生的电子文件进行管理；同时档案管理系统在功能编制时，没有考虑到会计电算化的问题，只设计了会计档案案卷级录入、查询功能，不能达到会计档案数据级检索。与电算化软件不衔接，不能检索会计数据，影响了电子文件的利用，不能很好地发挥电子文件的作用。 　　5、企业