办公文秘篇.doc.doc

文秘篇（潇洒白领） 本篇从一个秘书的角度出发，把公司日常涉及到的工作加以整理，精选了几个方面的应用实例，给您一一讲解。比如请柬等文档的制作，通讯簿的制作和使用，公司日常费用的统计、文档管理、工作日记等，在讲解过程中给出了这些实例建立的难点和技巧。希望您能通过这些讲解，迅速掌握办公软件的精髓，在日常办公时更加得心应手。 一、 请柬的制作 目标：教您用WORD制作一份请柬。 实例：这是一份利用WORD制作好的请柬。（请柬.doc画面） 难点分析： 我们在从事文秘工作时，经常需要编辑和打印简历、宣传稿、贺卡等文档。这些文档往往需要具有优美的外观，那么怎么使用office来迅速制作出这类文档呢？下面我们就以制作请柬为例，来看一下这类文档的制作。 1) 页面设置 一般的请柬往往不使用普通大小的纸张，如：A4或B5纸。下面我们首先定义请柬所使用的纸张。单击文件菜单，选择页面设置命令，进入页面设置对话框后选择纸型选项卡，在纸张大小下拉列表里选择自定义大小，在宽度和高度文本框中输入请柬的宽度和高度数值，这里请柬的宽度是26cm，高度是20cm，单击横向单选框，这时对话框右面的预览区中给出了纸张的大概形状，单击确定按钮。保证WORD处于页面视图中，在常用工具栏的显示比例下拉列表里选择整页。我们就在工作区看到请柬页面的全部了。 2) 边框的使用 在一张白纸上写请柬的内容过于平白，我们来修饰一下纸张。单击格式菜单，选择边框和底纹命令，进入边框和底纹对话框，单击页面边框标签，在设置部分选择方框，单击艺术型下拉列表，选择边框图案，单击确定按钮，您看文档的页面就多了一个边框了。我们现在把页面分为两栏，这样请柬的文字可以分为左右两个部分。我们现在单击格式菜单，选择分栏命令，进入分栏对话框，在栏数文本框中输入2，单击确定按钮，注意标尺的变化，现在标尺有了两段白色的部分，说明页面已经分成了左右两栏了。 3) 插入图形 为了使页面更加丰富多彩，插入图形是必不可少的，我们可以插入一个自己编辑的图形文件，也可以插入office自带的剪贴画，还可以使用自选图形。现在我们单击视图菜单，选择工具栏选项，单击绘图，在Word窗口下面就会显示出视图工具栏。我们单击矩形按钮，在页面上画一个狭长的矩形，在矩形上右单击鼠标键，选择设置自选图形格式，进入设置图形格式对话框，单击填充颜色下拉列表，选择填充效果，在颜色下拉列表里选择绿色，底纹样式选择纵向，在变形框里选择突出效果，单击确定按钮。选择线条颜色为深灰色。单击线形下拉列表，选择最细的线型，单击大小选项卡，将宽度设置为0.2cm。单击确定按钮。您看这就出现了一个有突出效果的线条。实际上它不过是一个有突出效果填充的矩形。我们用鼠标把它拖动到页面的中央，为了更细致的移动它，我们按住ctrl键，用上下左右键进行进一步的调整，直到满意为止。好了现在我们输入请柬的正文，并设置具体的字体字号，就得到下面的结果。 4) 插入艺术字 很显然，现在页面的左下脚有太多的空白，我们可以在这一片空间里放一些贺词，不过我们不是简单地输入文字，而是使用艺术字体。这样有两个好处：一个是可以设置文字的特殊效果，另一个是字的大小可以任意的调整。我们单击绘图工具栏艺术字体按钮，选择一种艺术字体式样，单击确定按钮，输入贺词，选择合适的字体，单击确定按钮。现在艺术字已经插入到页面中了，不过它的位置和大小还需要进一步调整，我们用鼠标拖动它到合适的位置，拖动艺术字体的四周控点改变它的大小，直到合适为止，在默认情况下随着艺术字体框的变大，字也会随着变大。 5) 使用背景 现在的页面已经相当紧凑了，唯一的不足就是页面的背景不足以很好地配合文字。单击绘图工具栏上的矩形按钮，拖动鼠标，在页面上画出一个大的矩形，然后打开绘图工具栏的填充颜色下拉列表，选择填充效果，进入填充效果对话框，单击纹理选项卡，选择合适的纹理，单击确定按钮。在矩形上右单击鼠标键，选择设置自选图形格式命令，在颜色和线条选项卡里将线条颜色设置为无。单击确定按钮，这样矩形就没有边框了。调整矩形的大小和位置使它覆盖整个页面，右单击鼠标键，选择叠放次序，单击衬于文字下方，这样矩形就不会覆盖住文字了。单击文字的末尾，这时插入点切换到了文档的结尾处，我们单击插入菜单，选择分隔符命令，在分页符单选按钮被选中的情况下，单击确定按钮，这样就新建立了一个页面。用同样的方法，我们编辑该页面，它将作为请柬的封面。现在背景图片是一个插入的图形，但是由于它太鲜艳，所以页面不协调，我们单击背景，单击图片工具栏的减小对比度按钮，直到整个封面协调为止。 6) 请柬的打印 我们编辑的两个页面实际上是一张纸的两面。由于在打印完一面时要将纸翻过来打印另外一面，所以第二页的请柬二字是放在右面的，这样在纸翻过来打印封面时才可以保证方向正确。那么怎么打印呢？我