个人成效与时间管理 管理资料.ppt

* 个人知识管理系统 ▲资料收集: ? ?决定收集什么资料: ??学习计划 ??关键词语 ?▲资料整理、存档: ? ? 学习隨时隨地记录信息 ??利用构思记录卡整理信息 ? 学会檢索、使用互联网搜寻器 ▲转化成为知识: ??应用 * 个人创意系统 ▲有效地发展自己的思想: ???特意为考虑新的设想留出时间 ??? 再一次深入探讨自己的想法 ??? 使用不同思考方法 ??? 集体思考 ??? 随时随地发展创造力 ??? 使用音樂 ??? 休息 ??? 潜意识 * 制定个人学习计划 ???????? 人生目标 ???????? 职业生涯规划 ???????? 个人SWOT分析 ???????? 培养终生学习态度 ???????? 学习快速阅读 ???????? 学习使用电腦及使用高科技产品 * 现在就开始计划 计划你的一生: * 编制工作进度表: ▲制订长期计划 在你的工作进度表里，许多任务完成之后并不因此消失。这些任务在一个工作年中常常周期性地反覆出现。 例如：你也许会把某种产品在每年的相同时间里瞄准特定的消费者。为了把时间有规律性地分配给重复出现的任务，你需要一个长期的规划作为你短期计划的补充。例如：一幅带有彩色标记的挂图。利用明亮的色彩标识出规律性的任务，这样你能够一眼就看出工作是否繁忙，并能提前制订计划。 * 计划一年的工作：(产生宏观时问使用感觉) ▲在一幅带有彩色标记的挂图上列出所有的常规任务。如下图所示。用不同颜色表示不同的任务。这样可以让你看到是否有任务发生冲突，从而可以重新安排。 * * 关注KRA(Key Result Area ) * 计划你的每个月: ▲计划你的每个月: ?? 把年度目标进行分解转为每个月的工作重点 ▲计划你的每个星期: ?? 对每周的时间进行整体的规划 ▲计划你的每一天: ?? 每天早晨第一件事: 写出6项今天要完成的工作 * 建立每天任务清单 1、写下当天工作任务清单 2、将工作任务分为三类（ABC法则） A）重要或重要及紧迫（必须做MUST） B）紧迫但不重要（应该做SHOULD） C）既不重要也不紧迫，属日常性的工作（可以做CAN） 请记住：紧迫≠优先 * 建立每天任务清单 3、确定哪些任务优先处理，哪些任务授权别人代办，而后按先后顺序排列。请人代办的事应该尽快交出去。 协调你的上级在工作安排的先后顺序上存在的差异 要及时发现与同事在工作先后顺序上的矛盾 * 建立每天任务清单 4、选出你确定能在一天之内可以干完的工作。把这三类任务合理安排在一整天。把精神高度集中的时间段（致力于A类任务）穿插在完成要求较低的B、C类任务的时间段之间。 根据情况的变化和新信息的出现，要对工作的优先顺序作出变更。 * 后续追踪并持续完成 毅力 清除一叠纸的提醒系统，使用一本行事笔记，将文件归档 使用你能计划整个星期的行事笔记系统 分派工作会倍增你的产能 使后续追踪和持续完成成为工作过程的 一部分 * 维修系统 ??定期维修: ??文件存档系统,电脑文件存档系统,个人资讯系统 ??定期回顾檢讨: ??人生短期及长期目标 ??时间管理狀况 ??个人知识管理 ??个人学习计划 * 一些办公室时间管理技巧 * 整理办公室 ?留心告示贴式的便条，小心丢失； ?写字桌上没有用的东西清理走，只把 现在的工作留在手边； ?文件里的特别关键处要做标记以加快 重读时的速度； ?定期整理、存档、维修 * 建立盒子系统（几天内、位于手臂范围之内） ·?收进: -?当你一拿起来，便立即行动 -? 如果有秘书，信伤应该过滤、放入分类的档案夹、依照处理的先後次序排列 ·? 发出 ·? 阅读: -? 将短的文章一次读完以免累积 -? 安排固定的阅读时间 * 建立盒子系统 ·? 待办: -? 24 – 48 小时的短期问题 -? 你试着处理但无法完成的工作(例如等待资料、等待回电、有更重要的事插进来 -???不是因为拖延 ·???归档 * 归档文件 ?建立一个档案系统； ?将较难归类的文件系统放入一个档案 夹中，贴上“其他”标签； ??只把将来要参考的重要文件存档 ??使用颜色存档系统 * 避免中断工作 ?阻止别人打断你的工作； ?重新布置工作空间； * 筛选信息 ▲写字桌上只留重要的读物 ▲合理设置IE主页 * 使用电话 ? 选择打电话时的时间 ? 结束电话的暗示 ? 告诉别人什么时候打电话给你最好 * 阅读和写作 ??在你必须阅读的报告上划出关键的句子 ??学会阅读报纸的标题及速读 * 应用现代科技 ??每月一次清除电脑里的不需要的文件 ??定