商务秘书理论与实0303 档案管理.pptVIP

案例导入——3·3 档案是原始的具有保存价值的历史记录。 档案管理是企业管理的内容之一，是商务秘书的重要工作职责。管理并利用好档案，对于加强企业经营管理、实行科学决策，对于继承和创新企业文化，对于维护企业的合法权益以及提高企业的经济效益都有着十分重要的意义。 档案的归集： 档案的归集是指档案的收集与归档，是将分散在各个职能部门或个人手中的、具有保存和利用价值的文件资料，集中到档案管理部门统一加以整理、存贮的工作。 归档的范围： L/O/G/O 第三节 档案管理 第三章 文书工作 归档的范围 档案的归集 归档的时间 文书工作方面 1 产品生产方面 2 经营销售方面 3 技术管理方面 4 设备仪器方面 5 技术统计方面 6 劳动工资方面 7 财务管理方面 8 其他方面 10 工程建设方面 9 归档的时间 电子文件逻辑归档 适时进行，物理归档 应与纸质文件归档 时间一致 常规性文件资料在翌年 第一季度内归档 外购设备仪器或引进 项目在开箱验收或 接收后及时进行登记， 安装调试后归档 音像资料应在 工作或活动结束后 及时归档 技术改造项目、科研课题、 工程建设项目在其项目 鉴定、竣工验收或财务 决算后3个月内归档 会计文件资料在会计 年度终了后由会计部门 整理归档，保管一年后 向档案部门移交 将反映同一工作、活动、事件或问题的文件资料组合成卷宗。 将在同一时间内形成的公文集中起来组卷。 按内容特征组卷 按名称特征组卷 按时间 特征组卷 将文种相同的公文集中起来进行组卷。 组卷的方法 按文件作者所在地进行组卷 。 将本机关与其它机关之间针对某一问题或几个问题进行工作联系而形成的双方往来的文件进行集中组卷 。 按地区特征组卷 按作者特征组卷 按往来特征组卷 注意不同作者文件之间的相互联系。 组卷的方法 档案的管理与利用 档案价值 的鉴定 档案的 保管 档案的 检索与 利用 档案的清理与销毁 根据档案内容的重要性去判定档案的保存期限。 “Y、C、D” 设立档案馆， 有的成立信 息中心，统一 进行管理、 开发和利用。 对档案信息进行系统存储；提供档案原件查阅的阅览室、 档案外借和复制等。 超过保存期限没有继续保存价值的档案一律销毁；仍有查考价值的，应继续延长保存期限。