水务公司案管理制度.docVIP

档案管理制度 第一章 总则 第一条 为保障公司档案的收集、整理、利用工作顺利进行，不断提高公司档 案管理水平，更好地为公司经营管理服务，特制定本制度。 第二条 公司档案是指黑龙江国中水务股份有限公司在从事建设、经营、管理等各项活动中直接形成的文字、图表、声像等形态的真实记录。是公司管理工作的组成部分。 第三条 公司的档案管理工作实行以行政部档案室为中心，下设专职档案员的网络化管理原则。行政部负责对下属档案员实行业务培训和工作指导。 第二章 文件材料的形成与归档 第四条 公司行政部负责制定档案管理制度及归档类别、标准等相关技术文件。 第五条 各类文件材料的流转要遵循计划、营运等各项工作和文件处理的程 序。 第六条 公司的注册资料档案、基建档案由负责注册工作的指定代理人、项目负责人随时收集整理，办理完毕后立即归档。 第七条 公司人员外出参加会议、学习、考察带回的文件、资料、获奖证书和各种声像档案须交到行政部，由其部门进行登记造册，属于归档范围的要进行分类、归档。 第八条 公司文件材料的归档要求 1、归档的文件材料必须保持系统性和完整性。 2、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。 3、归档的文件材料应符合规定，文件齐全、附件完整。 4、没有处理完毕的文件、请示无批复的文件、临时性文件、重复文件均不归档。 第九条 公司档案的归档范围： 1、从调研报告到所形成的合同、文件。包括租赁合同、装修合同、定货合同等 2、设备档案：包括设备的图样和技术文件；设备安装、调试和验收过程中的技术性、 凭证性文件材料；设备运行、维修记录；设备改造、改装和报废的文件材料。 3、文书档案：指在置业、营运、行政事务、法律、信息管理、人事劳资培训、财 务、审计等方面形成的合同、协议、请示、报告、制度、流程等文件的总和。 4、会计档案：包括会计凭证、会计帐簿、会计报表及会计档案的保管、移交、销毁 清册。 5、声像档案：包括反映公司经营管理重大活动的录象、照片等。 6、人事档案：公司员工的人事任命、工作调动、工资标准、年终工资统计报表、福利待遇、保险等有关资料。 第十条 各种档案归档时间 1、文书档案由行政部档案员随时收集、整理，于次年三月底向档案室移交。 2、注册资料档案由负责注册工作的指定代理人随时收集整理，办理完毕后立即归档。 3、基建档案中的竣工档案在工程竣工交付验收后立即归档。 4、设备档案在开箱验收后归档。 5、声像档案在各种活动结束后，将录音、录象、照片、底片整理后归档。 6、会计档案在年度终了后暂由财务部门保存一年，期满后移交归档。 第十一条 移交档案:移交时，移交方填写移交目录一式两份。验收后，经交接双方签字备案。 第三章 档案的管理 第十二条 档案的分类 1、档案的分类以各部门的职能为基础，是对立档部门所形成的档案，按其来源、时间、内容，分成若干层次和类别，使其保持各自的有机联系并反映真实的历史。 2、公司在其工作活动中形成各门类和载体的档案均为一个全宗，并按其内容不同， 制定统一的分类方案。 3、公司档案共分三大类。即：文书档案、技术档案、专项档案。文书档案包括行政事务、法律事务、财务管理等几项内容；技术档案包括基建档案、设备档案；专项档案包括注册资料档案、会计档案、声像档案、人事档案、人物全宗、电子档案。 第十三条 档案的保管 1、档案室必须配备专用柜架。排架方法从左至右，从上到下排列。 2、要定期进行库藏档案的清理核对工作。做到帐物相符。对破损或载体变质的 档案，要及时进行修补和复制。库房档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时， 要查明原因，保存依据。 3、档案库房的一般要求： 保存档案必须有专门的库房。并且具备良好的卫生环境和防火、防光、防潮、 防尘、防有害气体、有害生物和防污染等安全措施。 第十四条 档案鉴定与销毁 1、根据国家和有关部门的规定，档案保管期限分永久、长期（16～50年）、短期 （15年以下）三种。 2、档案的鉴定工作,应按照档案保管期限的规定,定期对档案进行鉴定,准确判断 档案的存毁。 3、鉴定工作，由主管档案工作的部门负责人和专职档案管理员共同组成鉴定小组 按规定认真进行鉴定工作。 4、销毁档案必须严格掌握，谨慎从事。销毁前造具清册。提出销毁报告，经领导 逐级审批。销毁档案时要求有2人以上在场，销毁档案时要严格执行保密制度。 5、经鉴定，仍有保存价值的档案，应采取提高保管期限档次的办法延长保管时间。 第十五条 档案的统计 1、公司档案管理要建立健全统计工作，统计数字以原始记录为依据,做到准确可靠。 第十六条 档案管理现代化 1、档案管理电子化是公司电子政务计划的重要组成部分。 2、充分利用电子档案的优势，配合公司无纸化办公的顺利进行。 第四章 档案的借阅 第十七条 本