商务秘书理论实务0605秘书的信息档案工作.docVIP

秘书的信息档案工作 一、信息的涵义、特点和意义 （一）信息的涵义 信息是指对事物的特征和变化的客观描述，是事物的运动状态经过一定的方式传递后的再现。它广泛地存在于自然界和人类社会。 信息数量浩如烟海，按性质可以区分为自然信息、生物信息和社会信息三大类型；信息的形态多种多样，一般可以区分为文字形态、声像形态和记忆形态三种类型。但就某一特定的社会活动而言，所面对的必定是所有的信息中的一部分，也就是说，所谓的信息必须是对特定社会活动有利用价值的。 （二）信息的特点 我们正处在一个信息社会，要充分地利用信息，必须了解信息的特点。信息有以下十大特点。 （1）可量度 信息可采用某种度量单位进行度量，并进行信息编码。如现代计算机使用的二进制。 （2）可识别 信息可采取直观识别、比较识别和间接识别等多种方式来把握。 （3）可转换 信息可以从一种形态转化为另一种形态。如自然信息可转换为语言、文字和图像等形态，也可转化为电磁波信号或计算机代码。 （4）可存储 信息可以存储。大脑就是一个天然信息存储器。人类发明的文字、摄影、录音、录像以及计算机存储器等都可以进行信息存储。 （5）可处理 人脑就是最佳的信息处理器。人脑的思维功能可以进行决策、设计、研究、写作、改进、发明、创造等多种信息处理活动。计算机也具有信息处理功能。 （6）可传递 信息的传递是与物质和能量的传递同时进行的。语言、表情、动作、报刊、书籍、广播、电视、电话等是人类常用的信息传递方式。 （7）可再生 信息经过处理后，可以其他形式等方式再生成信息。输入计算机的各种数据文字等信息、可用显示、打印、绘图等方式再生成信息。 （8）可压缩 信息可以进行压缩，可以用不同的信息量来描述同一事物。人们常常用尽可能少的信息量描述一件事物主要特征。 （9）可利用 信息具有一定的时效性和可利用性。 （10）可共享 信息具有扩散性，因此可共享。 （三）信息的意义 秘书部门是信息集散中心，是领导决策的参谋；因此对于秘书工作来讲，信息具有十分重要的意义。 （1）信息是秘书人员辅助领导决策的依据 领导决策的全过程可以大致区分为决策准备、决策形成、决策落实和检验三个阶段。 秘书的辅助决策贯穿于决策的全过程：在准备阶段，通过搜集并提供信息，辅助领导认识、判断和验证问题；在形成阶段，分析研究信息，提供决策的意见建议；在落实和检验阶段，搜集决策实施过程的反馈信息帮助领导了解决策的施行情况。 信息是辅助决策的一个根本性要素，离开信息的支持，决策毫无科学可言。 （2）信息是秘书人员处理日常事务的依据 秘书部门作为综合性机构，每天会面对众多的事务性工作，诸如文书处理、答复咨询等。秘书人员在处理这些事务的时候，首先要了解客观情况和办事原则，然后选择合适的方法进行处理，因此，掌握必要的信息是秘书人员处理事务的前提。 （3）信息是秘书人员起草文书的基础 秘书人员承担着一个单位大量的文书起草工作。文书是实际工作的客观反映，文书的起草必须以客观事实为依据，反映现实情况，解决现实问题。秘书人员在起草之前，首先要充分地收集和掌握相关信息材料，这样，文件的起草才有可能做到言之有物、言之如实、言之有方。如果信息掌握不充分，那么最终文书的实用价值就很难得到保障，甚至会误导实践活动。 （4）信息是秘书人员协助管理、协调关系的依据 秘书部门还担负着单位内部一定程度的行政管理责任，经常处理各部门之间以及单位与单位之间的一些协调性问题，这些工作同样离不开信息的支持，秘书人员只有了解到真实的情况，才能采取合理的措施，如果片面主观地处理问题反而容易激化矛盾，不利于问题的解决。 信息对秘书工作来讲有着十分重要的意义。因此，信息工作就是秘书的一项重要职能。所谓信息工作，就是对信息的收集、加工、处理、传递、存储活动的过程。 （四）信息存储的载体 （1）纸质载体 目前，大部分信息是以纸质形态出现的。因为纸张是人类有悠久使用历史的记录材料，具有记载和阅读方便自然的特点，纸质文件比磁性或者其它媒体的存档程序相对更具标准化。纸质文件信息依然是办公室的主角，是目前使用最多的存储载体。 （2）磁性载体 磁性载体的使用发展迅速，常用的磁性载体有软盘、硬盘和磁带。 ①软盘 软盘是一种很薄的磁性盘片，由聚酯薄膜制成，其上有氧化物涂层。它能随时存储信息，可根据使用需要随时插入计算机，用以记录机器中的信息和调用原来存储的信息，使用完毕后取出单独保管。 优点： *成本低，体积小，重量轻，便于携带； *可脱机存放，随时存取信息； *适用于日常存储电子文件。 缺点： *记录的信息难以长久保存，数据容易丢失； *必须有针对性地采取保护措施。 ②硬盘 是计算机系统中最常用的外存储器，是典型的磁表面存储器。 优点： *存储容量大； *存取速度快； *传输率高； *可靠性高，不易受周围环境影响，工作稳