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名词解释 1.秘书:广义是领导人的事物与信息的助手。狭义是一种职务名称，正在成为一种社会职业，指处于领导身边，直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手。 2.公关事务管理：是指秘书人员不仅要对自己的仪表、礼仪等进行管理一道道端庄整洁等规范标准，而且要对组织的形象进行管理，包括组织的知名度和美誉度进行管理。做好接待工作，管理好专门的公关活动以提高知名度和美誉度。 3.沟通：是指人与人之间传递和接受具有某种信息，思想和感情符号化的信息的过程。沟通过程6要素：信源、信息、渠道、反馈。噪音和环境。 4.时间管理：是指在同样的时间耗费情况下，为了提高时间的利用率和有效性进而进行的一系列计划，组织，协调和控制。 5.信息管理：是组织信息的有序化交流和利用的活动。秘书人员收集，整理，存储，传递和反馈，开发利用信息的一系列活动。 6.信息管理程序：组织信息的有序化交流和利用的活动. 7.档案管理：是人类在社会实践活动中直接形成的原始记录，它的外延式具有这种属性的各种形式的载体和文献资料。 简答： 1．服饰TPO原则：人们在着装，化妆，佩戴首饰时要兼顾时间，地点和目的，三者必须协调一致。1）与时间相适应：服饰与实地变化相适应；与四季变化相适应；与早中晚变化同步。2）与地点相适应：是指穿着考虑该国家，地区所处的地理环境乃至国家开放程度。使服饰打扮打扮具有现场感，不能我行我素，是自己着装与所处环境反差过大。3）与目的相适应：要求秘书人员的服饰大半根据自己所办的事务目的而变化。上班装要可受传统，社交着装要追求新颖，便装则要舒适，三者构成一体，不可混淆。 2．有效沟通的7C原则：1）可信赖性：沟通要从彼此信任的气氛中开始，营造这种气氛是秘书的职责。2)一致性：公司的沟通计划必须与公司的环境要求相一致，良好的沟通需要建立在对环境充分调查研究的基础之上。秘书有责任为此提出意见。3）沟通的内容需要对接受者有意义，与接收者价值观有同质性，与其所处的环境相关。准备好有针对性的内容是秘书的工作之一。4）明确性：沟通要以简明的语言进行，所用的词汇对沟通者和接受这都代表同意含义。5）连贯性：沟通是一个没有终点的过程，要达到有效的目的在许多情况下需要重复，并不重新的内容，这个过程需要持续的进行下去。6）渠道：沟通者要尽量利用现实社会已存在的信息传递渠道。利用被沟通者经常关于使用的渠道抑郁成功沟通。有针对性的选用不同的渠道。7）接受着接受能力：被沟通着的接受能力主要取决于他们的信息接收习惯，阅读能力和知识水平。所以秘书要能够准确判断对方的接受能力。 3.树立沟通意识，学会进谏：1）适时：沟通的时机和沟通的效果有直接、重要的影响。2）适地：沟通的空间选择也关系到沟通效果的施展，根据沟通场合的不同，要适当调整沟通内容。3）适人：根据领导的个人性格特征和管理方式选择适当的方法与其沟通。4）适言：秘书在处理与领导关系的时候，要特别注意维护领导的尊严，根据内容和场合、地点以及时机的变化，选择适当的语言表达方式。 3．时间管理意义：是对时间的流动而进行自我管理。其所持的态度是将过去的作为现在改进的参考，把未来的作为现在努力的方向，好好把握现在，立刻去运用正确的方法做正确的事。为了能掌握时间，每个人可以根据自己的目标安排十年的长期计划，三或五年的中期计划等。 4.时间管理的原则：1）用精力最佳的时间做最重要的事。2）消费时间要计划化，标准化，定量化。3）保持时间的弹性。4）反省浪费的时间。5）保持时间利用的相对连续性。6）一般工作案例化，固定工作标准化。7）严禁事必躬亲。8）坚持从现在做起的信念。9）保留自我时间管理的最低批量时间 5.会议管理5个阶段:1）从会议开始到45min，参与人的注意力由会前的分散到集中，松弛到正常，逐渐适应会议环境，过渡到集中精力于会议。这一阶段可以维持40多分钟。2）45到75min，人们的注意力明下降，情趣开始松弛，会场上会出现窃窃私语和轻微骚动。3）75到90min，与会人员出现明显的疲倦状态，多数人注意力会分散，盼望会议快些结束，不愿意在思考问题，往往是应付差事，重复前面发言者的观点。4）90到120min，与会人员反面积极活动阶段。人们经过前面的放松，疲劳开始减轻，注意力又将集中到会议上来。这时 由于会议时间较长，与会人会对新增的话题感到厌烦和不满。与会发言人会带上急躁不满的情绪，容易激进。5）2h后，与会人态度无所谓状态。与会者进入到思维活动相对稳定状态，表现在注意力比较集中，情绪相对稳定。但会议已进行2个小时，很多人的态度既不积极又不消极，指向快点结束，会议决议很多人报无所谓的态度。 6.信息管理的原则：1）价值性原则：信息含有自身价值，价值的大小，在于它是否具有真实性，保证信息的价值性就要细致的鉴别，精确的考证来确定信息的准确性，真实