商务秘书理论与实务0201 0202 电话管时间管理.pptVIP

第一节 电话管理 电话作为现代社会必不可少的通讯工具，在企业日常工作中发挥着非常重要的作用。接打电话是秘书特别是初级秘书主体性的工作方式和进行沟通交流的基本载体。 秘书以礼貌的态度、专业的方式处理好每一个电话，不仅有助于沟通与交流，也有助于树立个人以及企业的良好形象。 第二节 时间管理 时间管理是秘书的一项日常性工作。商务秘书作为企业领导的参谋和助手，既要有效地协助领导计划和控制好时间，还要根据领导的工作日程来安排好自己的时间，有序有节地开展工作，最大限度提高工作效率、发挥时间效益。 要使用文明用语。 要调整好情绪和表情。 使用电话前应准备好电话记录和通话提纲。 及时应答电话，开始语规范、文明。 要避免不良的通话习惯。 要有判断与应变能力。 要熟悉全局，掌握领导工作要旨 1 要分清轻重缓急，突出工作重点 2 要内外兼顾，搞好平衡协调 3 要张弛有度，做到有节有序 4 一、时间管理应把握的原则 主持或参加公司内部会议或活动的内容、时间、地点、参加人员； 参加公司外部会议或活动的内容、时间、地点、联络人及联系方式 批阅文件，了解公司内部情况，处理内部事务的内容、时间、参加人员 约见的客户、来访客人的姓名、时间、地点、内容、联系方式等 出外拜访重要客户、客人等礼节性和商务性活动 重要客户及领导私人的信息等 二、安排和利用好工作日志 要遵循安排约会的原则 要注重安排约会的细节 三、有效安排约会