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管理类文件控制程序 目的 规范质量体系文件的编制、审核、批准、编号、备案、标识、发放、存档、更改修订以及作废的控制要求，确保文件的适宜性、充分性和有效性，特制定本程序。 适用范围 适用于公司内部非技术类文件和非技术类外来文件、资料的控制。 职责 3.1 综合管理部 3.1.1负责《质量手册》、《程序文件》及公司管理类文件和资料的编制和归档管理。 3.1.2负责协助责任部门对三四层文件的管理; 3.1.3负责管理类外来文件的管理。 3.2 品质部 3.2.1品质部组织相关部门对公司质量手册和程序文件进行编写，负责审核、批准、发放，使用和修订等环节的管理和控制。 3.3 责任部门 3.3.1负责本部门三、四层文件的编制和管理。 工作程序 4.1 管理类文件范围 管理类体系文件包括质量手册、程序文件、支撑性文件、规章制度和适用的管理类外来文件、资料等。 4.2管理类体系文件的编制、审查、审核与批准 4.2.1《质量手册》由品质部组织相关人员负责编制，管理者代表审核，总经理批准。 4.2.2程序文件由品质部组织各归口部门编写，管理者代表审核、总经理批准。 4.2.3各职能部门编制的支撑性文件，由编制部门负责人审核，综合管理部编号，管理者代表批准。 4.2.4质量记录的管理详见程序文件《质量记录控制程序》。 4.3文件的编号 4.3.1综合管理部负责在质量手册、程序文件的封面上盖受控号，各部门受控号为： 总 经 理： 01 综合管理部： 02 财 务 部： 03 　市场营销部： 04 技 术 部： 05 　品 质 部： 06 压铸车间： 07 机加　车间： 08 当部门有调整时，受控号按序顺延。 4.3.2综合管理部负责对所有文件都应进行编号，编号方式为： 质量手册编号方式： QM/ZL 01 手册编号 公司代码 质量手册代码 程序文件编号方式： QP/ZLXX 程序文件序号 公司代码 程序文件代码 三层文件编号编号方式： ZL—X—XXX 文件序号 部门代码 公司代码 部门代码： 综合管理部：A 财 务 部：B 市场营销部：C 技术部： T 品 质 部：E 压铸车间：F 机加车间： G 公 司：AA 以上七个部门仅是文件编号用，不表示将部门分开。“公司：AA ”为公司级三层文件编号用。 质量记录编号方式参照《质量记录控制程序》相关规定执行。 外来文件、资料编号即来文所示的文件号。 4.3.3综合管理部负责识别各文件是否处于“受控”状态（质量管理体系内所有文件都属于受控文件），综合管理部负责对应“受控”的文件加盖“受A控”章予以标识,并对内、外文件分别按“受控文件”和“非受控文件”两大类进行编号登记。分发到有关使用部门的体系文件盖红色“受A控”印章，无此标识或黑色印章的体系文件为无效版本。 4.4 备案 4.4.1综合管理部对公司质量管理文件进行登记备案，并编制《文件（资料）一览表》进行控制。 4.4.2各部门、人员接收外来文件，一律由综合管理部填写《外来文件（资料）登记表》和《外来文件传阅批办单》，送总经理批示后进行传阅或发放（发放程序按4.5条执行）。 4.5 文件的复印/发放 4.5.1管理者代表确定质量手册、程序文件的发放范围，责任部门负责人确定本部门文件的发放范围，并编制《文件发放清单》。质量手册、程序文件由综合管理部统一组织印制和发放，其他文件由文件编制部门组织印制和发放。综合管理部或文件管理部门根据发放范围负责发放时，领用者在《文件发放、回收登记表》上签字表示领取;若超出发放范围，领用者需请示总经理，得到批示后在《文件发放、回收登记表》上签字并在“备注”一栏中填明事由表示领取。 4.5.2文件在发放前，发放部门档案管理员在所发文件上加盖“受A控”标记，编制《文件发放、回收登记表》，并由领用部门领用人在《文件发放、回收登记表》上登记，属换版的文件应同时收回作废的文件；无“受A控”标记的体系文件为无效版本。 4.5.3发放的文件由文件接