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百货 文书管理办法 为使文书管理制度化，提高文书处理的品质和效率，特制定本办法。 管理范围 第一条：范围 本公司与外界往来的文书，如文件、信函、传真等。 公司内部各部门之间来往文书，如签呈、业务联系函、公告、通知、业务报告等。 所有文书的收文、发文及归档全部过程的办理与控制。 公司文书分类 第二条：行文方向上分为上行文、平行文、下行文、告知类四种。 上行文是下级向上级陈述情况或请示工作的文种，含业务报告、签呈等。 业务报告：向本部门直属上级呈报有关业务情况，提出建议的文种。（见附表一） 签呈：就特定事项向上级请示的文种。（见附表二） 平行文用于公司内部平行单位之间的商洽、询问、回复问题的文种，含业务联系函。 业务联系函：平行单位一般查询或答复简单业务进行行文时使用。（见附表三） 下行文是上级向下级下达指示或命令的文种，含交办事项。 告知类是以告知公司员工需要遵守的要求、规定及工作部署等的一种行文。 含公告、通知。 公告：公司规章制度、管理办法、人事奖罚任免令等重要事项的一种行文。 告知公司员工。（见附表四） 通知：一般告知类的行文。（见附表五） 第三条：以文书密级程度分为： （一）“机密类”：属公司机密或特定的业务机密文件。 （二）“重要类”：凡属关系重大，足以影响公司权益的文书。 （三）“普通类”：一般行文通知、参考性函件及经常性业务往来的文书，登记分文送承办部门归档。 （四）“其它类”：与公司业务无直接关系的报表、宣传或印刷函件，无需收文、登记可直接送有关部门参阅。 第四条：以文书内容分为：规程规章、管理办法、作业规范。（具体打制要求及格式、编号见附表六） 规程、规章：公司为了建立正常的工作秩序，就人事、财务等重大问题而制定的一种需 要公司全体人员共同遵守的法规性和约束力的文件。这类文件一经制定不能随意更改。 管理办法：公司就某一项或某一方面的工作，制定的具有约束力的文件。这类文件在执 行中不断修改完善。 作业规范：各部门某一业务事项或活动，在一定范围内为了达到特定的目的、顺利开展 工作，对其作业方式、作业流程进行规范的文件。 行文字号的编定 第五条：时代百货对外发文字号如下：时代字（年度）三码流水号，例：时代字（2001）001号 第六条：内部文书签呈、业务联系函、通知表，由秘书编定。 对外文件的收发流程 第八条：收文处理 外界来文警卫由收文单位登记后，需将文件类送交或传真秘书处理，信件送交个人或收件单位。外地店收到影响公司整体权益或核权权限以外的文件应在三小时内传真到总部秘书处。 信件、传真处理： 指名等人员收受的信函，经文书登记，领取人签收后，由文书存档备查。 来文附件如属现金、支票、汇票或其他有价证券、发票应交出纳部门签收，存档备查。 文件处理： 秘书拆封后于《收（发）文登记单》登记后，需判定文书类别、经办部门，并交付经办部门主管（秘书）签收。 文件分送秘书处分发文件，应留存《收（发）文登记单》第一联，依收文编号的流水号码装订，将第二联连同来文以《分文专用卷宗》依核决权限送交主管核定“要”“否”答复及处理期限，记入收（发）文登记单》。 文件交办：经办部门主管将文件批交办理时，应将经办人姓名记入《收（发）文登记单》，第二联连同文件交经办人办理，办理后，交秘书处存档。 文件处理： 经办人办理文件时，应将拟办或复文拟稿呈主管审阅。 经办人应将处理经过、结果或复文摘要记录于《收（发）文登记单》第二联纪要联（如不敷使用时附件补充），随同《收（发）文登记单》第二联存档。 第九条：发文处理 经办人拟稿，经主管核准后打印，填写《用印申请单》经核准后，连同底本及发文原稿送交秘书处。 文件打制校对完后，秘书处呈报公司盖章后，填写《收（发）文登记单》待复文后，归档。 第十条：外部复文：除按收文程序处理外，应将收文、日期、字号转记于原发文登记单。 内部文件的收发流程 第十一条：签呈作业流程（见附图） 第十二条：业务联系函作业流程（见附图） 说明： 1行文中必须经秘书编号、登记、传递、签收。 2依核决权限审批。 3正本留存在最高核准单位。 4副本传递 5签呈流转过程中若会签，先会签再呈请批示。 第十三条：通知、公告作业流程 1、通知、公告内容先以签呈形式依核决权限批准。 2、以公司名义或总部核决事项由秘书处加盖总经理印章后布告，以事业部名义或事业部核决 事项由事业部加盖事业部部长印章后布告。 第六章 卷宗管理 第十四条：为提高工作效率和质量，保护行文，使之能及时、有效地得以处理与实施，特规定在行文过程中必须使用卷宗或卷夹。 第十五条：卷宗为对折右开式空心纸夹（长320毫米，宽235毫米），卷宗封面标注发文部门和单 位。