商务秘书理论与实务0406几种常性会议的会务工作.ppt

例会性质的会议： 会议议题的确定：秘书要提前征询有关领导的意见，经过筛选后提出会议议题的初步意见，交给上司确定。 会议的通知： 会议的议题和参加人员确定后，要及时通知与会人员。一般以电话通知为主，应提前三天通知。有的重要会议，如董事会会议要提前一周通知，与会人员因故不能参加会议的要向会议主持人请假。 应注意的问题： 会议桌上要备好常用的笔、纸、墨水、茶杯等。按照参加会议的人数打印好会议讨论的材料，分发给与会人员。 秘书要认真做好会议记录，会后及时整理会议决议或会议纪要，经领导审签后印发。 对会议的议定事项，要逐项确定落实的责任部门、单位和领导；对需要几个部门共同落实的，要确定主要责任部门与协助部门，并及时进行督办检查。对落实会议精神和议定事项的情况，要通过督办情况反馈单等形式及时反馈给有关领导。 分发给与会人员讨论的文件和资料一般都具有保密性，必须妥善保管，有的会后要及时收回，并建立严格的管理及查阅制度。 工作会议： 工作会议是指以总结、安排和部署工作为内容而召开的会议，会议时间以半天或一天为宜。内容特别重要的，可根据实际情况确定。 会议通知： 工作会议通知的时间以提前三天为宜，以网络通知、电话通知为主。特别重要的会议，通知时间可前移，也可用文件或传真通知。 领导的分工： 一般的规则是：特别重要的工作会议，由分管常务工作的副职主持会议，主要领导同志作主题报告，主持人作总结讲话。一般性的工作会议，由部门主要领导主持会议，分管领导作工作报告，主要领导发表主题讲话，最后是主持人总结讲话。 应注意的问题： 工作会议要划分好讨论组，可以按部门、单位划分，也可以按与会者的职务、专业划分。各小组的人数应大体相等，并将领导者根据各自的工作分工划分到各小组去，以便于上下信息的交流。 要选择威信或职务较高的人员担任讨论组的召集人，以便于有效实施管理与控制。各小组要配备好联络员，及时向大会反馈会议讨论情况。 代表大会： 代表会议包括职工代表会议、股东代表会议、党员代表会议等，是按照章程和法定职责、法定程序召开的具有最高权威和行政效力的大会。 会议的筹备： 从内容上讲，包括会议正式代表、特邀代表与列席代表的确定与通知，会场的确定和布置，各种会议文件、会议材料的起草与印制，会议议程及日程的设计与安排，会议食宿及交通车辆的安排，预备会议与正式会议、大会与小组会，选举工作，安全与保卫工作，宣传报导及文化生活的组织等。 从组织上讲，设大会秘书处，全面负责大会的筹备工作。秘书处除了设立会务组、秘书组、宣传组外，还要成立组织组，负责代表名额的分配和代表资格的审查确定。 会议的议程： 预备会议：会议主要是讨论通过大会议程，通过主席团及秘书长、副秘书长建议名单，通过代表资格审查委员会、提（议）案审查委员会、经费或预决算审查委员会组成人员建议名单。 正式会议的议程一般包括，致开幕词，大会主题报告，各委员会的审查报告以及按照章程需要提交大会审议的重大事宜，分组讨论大会提交审议的各项报告，通过被选举人和总监票人、监票人建议名单并进行选举，确定并通过大会选举结果，被选举人代表表态发言，提（议）案审查委员会向大会报告议案收集情况及处理意见，通过大会的各项决议，有关领导就会议提案的办理工作作表态发言，致闭幕词，大会结束。 应注意的问题——1 与会人员的确定：代表会议的规模都比较大，有正式代表、列席代表和特邀代表的区别。正式代表由做出突出贡献和有较大社会影响的各方面人士组成，具有一定的代表性。列席代表根据工作的需要确定，一般是没有担任代表的各方面负责人和工作骨干。特邀代表是指对企业发展做出特殊贡献的老领导和社会人士。 应注意的问题——2 会场的布置：代表会议的会场要布置得庄严隆重。主席台由主席团人员组成，前排是会议的执行主席，按职务的高低安排座位；后面一般按姓氏笔画的顺序安排座位。主席台要呈台阶式，后高前低。主席台前要摆列鲜花或低矮的长青植物，天幕中央根据会议性质，可悬挂党徽、国徽、会徽或企业标志，两侧分列红旗。会标要醒目大方，会场张贴大会主题标语，营造浓厚的会议氛围。 应注意的问题——3 会议材料的准备： 代表会议的各种文件、资料、证件。如，主席团组成人员和秘书长、副秘书长名单，被选举人、总监票人和监票人名单，各委员会组成人员名单，大会决议等。 会议主题报告 应注意的问题——5 征集大会提（议）案 大会召开时，就应告知代表提交提（议）案的截止时间。会议提（议）案一般都有固定的专用纸和格式，提（议）案的内容要简明扼要，依据要充分，意见和建议要明确、具体、可行，必要时可另附书面材料或图表说明。到提（议）案截止时间后，提（议）案审查小组要将征集到的提（议）案进行初步审查，将初步审查结果提交提（议）案审查委员会进行审议，将符合要求的列入正式提（议）案并编号，将不符合要求的作为一般