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档案数字化方案 2011年7月 目录 第1章 纸制档案整理方法 2 第2章 电子档案整理方法 2 第3章 纸制档案整理、数字化详细流程 6 3.1 整理、数字化流程 6 3.1.1档案初步整理 6 3.1.2案卷出库 6 3.1.3目录校对 7 3.1.4案卷扫描 8 3.1.5图像处理 8 3.1.6图像质检 8 3.1.7图像挂接 8 3.1.8案卷入库 8 3.1.9格式的转换 13 3.1.10光盘刻录 13 3.2 数字化加工的流程示意图 13 3.2.1图一 13 3.2.2图二 15 第4章 数字化人员的配置 16 第5章 数字化加工 16 第6章 验收标准 18 纸制档案整理方法 档案盒整理 打印、粘贴封面及档案盒脊背 ，涉密单位在脊背上加盖涉密章，每盒仅能装某一个事业单位的登记档案。 档案装订 设立、每次变更等形成的文件为一件，统一三孔一线装订一起，在右上角（反面左上角），编写页码，加盖件归档章。 档案排序 以件为单位装订后,盒内件按照不同的分类进行排序,类先后顺序为1：设立 2：变更 3：年检 4：注销登记 5：补领证书,类内件顺序按照生成时间先后排序。 电子档案整理方法 电子目录采集管理 目录采用多级管理，管理模式分卷、类、件、份,著录字段信息如下: 第一级：事业单位基本信息即卷描述信息，字段信息如下 序号 名称 备注 1 证书号 2 档号 3 单位名称 4 住所 5 举办单位 6 法定代表人 7 身份证号 8 核准日期 9 注吊销日期 10 经费来源 11 开办资金（万元） 12 开户银行 13 银行帐号 14 审批机关 15 批准文号 16 执业许可证书 17 联系电话 18 邮政编码 19 备注 20 存址 21 宗旨和业务范围 第二级：设立、变更、注销登记和年度检验、补领证书等描述信息，即类描的对象件述信息，字段如下 序号 名称 备注 1 档案类型 （设立、变更、注销登记、年度检验、证书补领等） 2 证书号 3 档号 4 单位名称 5 核准日期 6 移交人 7 接收人 8 接收时间 9 送交情况 字典（已送交、未送交） 电子已归、纸制未送到 10 归档情况 字典（已归档、未归档） 电子已归、纸制送到、未送档案室 11 公告时间 12 公告媒体 13 备注 第三级：文件材料描述信息即份描述信息，字段如下、 序号 名称 备注 1 档号 2 题名 3 形成日期 4 责任者 5 页数 6 页次 7 备注 电子原文采集管理 扫描过程: 扫描分辨率=200dpi,生成黑白二值图象,压缩格式为group4,每份文件保存为多页TIFF文件,tiff文件采用件归档章组成部分加件内顺序号命名,名称中的件归档章组成部分、件内顺序号,中间用’-’分割. 转换格式:把tiff格式文件,转化成ocr识别后的双层pdf格式文件. 文件挂接:把双层pdf格式文件,挂接到对应份目录. 刻录光盘:把tiff文件、转换后的双层pdf格式文件分别刻录成盘,并贴光盘贴,放到防磁柜中保存. 纸制档案整理、数字化详细流程 整理、数字化流程 整理、数字化共包括九部分，分别为：档案初步整理、案卷出库、目录校对、案卷扫描、案卷处理、图像质检、文件挂接、档案入库,格式转换、光盘刻录。 档案初步整理 档案案卷出库前件标记页码、件盖归档章. 件归档章格式,如下 辖区 举办单 位性质 举办单位代号 事业单位顺序号 登记类别 顺序号 1 1 001 001 1 1 案卷出库 在库房内查看所调案卷是否完整并详细填写案卷调出登记表,由档案室管理人员和数字化人员协同完成。(详见下表) 调归档案登记表 时间 全 宗 目录号 卷号 调卷人 归卷人 时间 全 宗 目录号 卷号 调卷人 归卷人 目录校对 整理好的案卷和系统的电子目录是否一致，如不一致，直接进行更正；如果没有目录，直接录入目录，并填写档案全文扫描流程记录表。目录著录按照卷、类、件、份四级进行管理，档案全文扫描流程记录表详见下表 档案（卷级）全文扫描流程记录表 对目录时间 操作人 卷号 Tif数量 扫描时间 操作人 扫描页数 质检时间 操作人 图像质量 挂接质量 备注 A3 A4