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商业礼仪文书 篇一：商务文书礼仪 商务文书礼仪 商务文书的礼仪 一、 书信的简介 1、书信的定义 书信是一种向特定对象传递信息、交流思想感情的应用文书。 2、用书信交流的条件 ? 具有运用文字述说事情原委和表达自己思想感情的能力； ? 具备相应的书写工具； ? 有传递的渠道 3、书信的构成：由笺文和封文构成 4、书信的要求 ? 书写格式合乎规范 ? 书写言语合乎规范 二、 商务信函的内容和格式 商务信函的内容一般由称谓、正文、敬语、落款和时间四部分构成。 1、称谓。 称谓是指寄信人对收信人的称呼，一般要单独顶格书写，包括收信人的姓名和职务，如果是熟悉的客户，可以直接使用大家常用的称呼。如果收信人有多个职务，要根据书信重点内容选择合适的称谓。 2、正文。 ? 一般用简短的问候语作为开始，用的最多的是“您好！”，格式要求另起一行，空两 格写，单独成行。 ? 正文中一个问题或一件事情都应单列一段，条理清晰，语言简洁有针对性。段落之 间可以空一行。 ? 最后表明希望、意愿或再联系等，要求简短自然。 3、敬语。 敬语是向对方表示祝愿、敬意或问候的话。在商务信函中，一般使用“顺颂商祺”，“祝工作顺利”等敬语，格式要求另起一行，空两格或顶格写。 4、落款和时间。 商务信函的最后要写上发信人的姓名、单位和写信日期。公务信函的署名要署全名，署名要写在敬语后另起一行靠右边的位置，姓名、单位和日期要各占一行。如果是第一 次通信要在信尾详细、准确地写上自己的地址、联系电话，以便对方回信或回电。 二、商务信函的要求 写作商务信函并不要求你使用华丽优美的词句。所有你需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚地了解你想说什么。 1、简单、朴实的语言 每一封信函的往来，都是你跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以你 需要在你的信函里体现感性的一面。多用一些简单明了的语句，用我或我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情、友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。 2、语气语调 由于你写的信函都是有其目的性的，所以你信函里所采用的语气语调也应该符合你 的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，你写这封信函是想达到一个什么样的目的，你希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。 3、直接 、简洁 我们每天都要阅读大量信函文件，客户也是一样。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的无益的内容，请毫不留情地舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。 4、礼貌 我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如“感谢您致电咨询??”等 等就可以的。我们所说的礼貌而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算你这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。 特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对 方的建议不合理或者对你的指责不公平时，请表现一下你的高姿态，你可以据理力争，说明你的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。 还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。 5、 精确 当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格等等，尽可能做到精确。 这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。 6、针对性 请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。7、 回复迅速及时 给客户的回复，千万要迅速及时。最好收到信的当天就回信，如果你的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。8、标题 这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到，事实上，E-mail的标题是很重要的一个部分，你的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。 首先，E-mail要有标题。如果标题没有内容，看起来像群发的垃圾邮件的话，很多客户可能就会直接删除。 其次，标题不能太长，公司的Notes中邮件的标题可以写得较长，但使用其他网络邮件无法看到太长的标题。标题应该是信函主要内容的提炼，像作文的题目一样，要突出核心内容。 最后，注明信件来源。写给客户的邮件，标题最好能注明此封邮件的来源，使客户能很快捕捉到重要信息。9、校对、检查