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多帐套管理在ERP物品管理中应用 　　摘要：本文分析了在单一帐套管理模式下物品管理存在的问题，通过采用多帐套管理模式的解决思路，实现支撑按物品管理特性分类，建立各自独立的帐套进行零星物品管理的信息系统。 　　关键词：帐套；零星物品；基础数据 　　中图分类号：TH692 文献标识码：A 文章编号：1007-9599 （2012） 20-0000-02 　　1 前言 　　帐套在财务核算中是指记载一个独立核算的经济实体的所有往来信息的一整套记录表和统计分析报表。在有多个下属独立核算的实体的企业中，就会建不同的帐套。这些不同的帐套之间的关系是相对独立的，对其中的任何一个帐套中的数据进行建立、删除或修改都不会影响其他帐套。 　　ERP做为企业信息系统的核心，引入多帐套管理的思路，对不同部门进行的一些金额小，零散的物品（统称零星物品）采购，如办公用品、计算机耗材、安保用品、食堂用品等进行???独核算管理。从而规范零星物品日常采购行为，使其采购、库存、领用、结算等业务全过程信息化管理合理化、规范化、痕迹化，并有利于对其管理和执行进行有效地监督。 　　2 单一帐套管理模式下物品管理存在的问题 　　2.1 不同的业务数据无法分离，增加权限管理的难度。业务人员往往喜欢只看到自己管理的业务数据，在所有业务数据都混在一起的情况下，要分离业务数据只能是采用数据授权的方式，对每一个操作人员，每一类业务数据进行定义和授权。出于安全的考虑，系统的授权一般由专门的人员负责，而零星物品管理涉及的业务类型多、操作人员多、人员变动大，从而造成权限管理的工作量变得非常大，增加了管理的难度。 　　2.2 增加物品代码统一维护的难度。由于涉及的部门不同，业务类型不同，采用统一物品编码的方式管理，就需要有专门的人员来负责人编码工作，对于这类零散、价值低的物品而言，意义不大。 　　2.3 影响业务单据编制效率。在编制业务单据选择相应的业务信息时，往往默认信息不一定是业务人员想要的，而需要在所有列出的涉及零星物品管理的业务信息中查找所需信息，影响工作效率。 　　2.4 月末结账环节无法灵活处理。各业务人员由于工作及其他方面的原因，结账的时间可能参差不齐。在同一帐套模式下，要求月末结账统一处理。若某一业务出现错误需进行反结帐处理时，所有业务也必须统一反结帐。由此，造成业务人员工作的极大不便。 　　2.5 业务数据不便于查询、统计。由于所有业务数据都混在一起，有很多业务数据需要通过编制查询条件来获得。而业务人员的个人能力参差不齐，有很多业务人员日常工作时习惯于用‘一键’的方式就能获得自己需要的数据，不是很接受编制条件查询方式，认为给工作带来了不便。 　　3 多帐套管理模式的设计思路 　　3.1 遵循信息化建设数出一源的原则。基础数据是指企业中具有共性特征，在所有系统中均会使用到的一些数据。 　　采用统一的数据标准，实现基础数据均与企业ERP一致，保证基础数据的继承性和统一性。基础数据主要有包括组织机构、人员、仓库、货位、计量单位、供应商、物品分类、物品属性等。根据基础数据在帐套中使用所覆盖的范围，采用三种方法处理：（1）对于帐套内所需用到的基础数据其范围涵盖整个企业的，则从企业ERP中全部引用，如组织机构、人员、计量单位等信息。（2）对于帐套内所需用到的基础数据只是部分涵盖整个企业的，采取??分引用基础数据管理子系统中的相应数据，如仓库、货位等信息。避免用户看到过多的冗余数据，增加操作错误的概率。（3）对于每个帐套自行管理的专属物品的小类，在系统中增加相应的基础数据管理功能，使其能够按规范自行编制分类，避免增加企业ERP统一基础数据管理的负担。 　　3.2 物品管理业务实现多帐套管理，各帐套之间工作相互独立，互不影响。每个部门可以建立自己的一个独立帐套，单独处理自己的业务，在系统登录的时候，用户要选择进入的帐套，在业务单据录入和查询统计等功能中，该用户仅能看到并操作登录帐套的业务单据和数据。对于不同帐套的登录人员来说，登录人员感觉上是在使用两个不同的系统。 　　3.3 可灵活配置的权限管理。通过系统的授权机制，灵活配置权限管理。当部门业务职能发生变化时，只需将该部门的帐套授权给另外一个部门即可，不需要再做任何调整，再比如需要增加一类未用过系统管理的物品，只需要增加一套物品管理帐套，系统也不需要做任何修改即可达到目标。 　　3.4 业务流程设计。 　　4 功能实现 　　4.1 采购管理。主要包括采购申请管理、月度采购计划管理和年度采购计划管理功能，物品使用部门向采购主管部门提请采购申请，采购主管部门根据采购申请编制月度采购计划，年度采购计划是指一个采购年度的采购计划，用户可以根据情况编制。 　　4.2 库存管理。库存管理主要包括入库管理、出