浅析文件整理归档办公自动化技术.docVIP

浅析文件整理归档办公自动化技术 　　【摘 要】 根据目前办公自动化的文件档案管理存在的问题，提出从硬件建设上下功夫，不断改善硬环境，坚持“自学为主，培训为辅”模式，逐步形成可持续终身教育机制，提高档案管理人员的业务技能，做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。 　　【关键词】 文件 整理 归档 办公自动化技术 　　文件档案是档案管理工作的重要组成部分，它记载了社会发展的历史过程，客观地反映着各个时期的问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面的过程和成果。随着社会的进步、形势的发展，如何提高文件档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文件档案管理工作的新课题，而文件档案管理的办公自动化又为档案工作揭开了新的篇章。下面就文件档案管理的办公自动化问题谈一点粗浅的认识。 　　1 文件档案办公自动化管理的基本概念 　　科学技术的发展特别是办公自动化的应用，给文件档案管理带来了巨大的变化。对电子文件归档及其归档后形成的电子档案管理，这种电子文件涉及到了档案管理的工作，同时也丰富了档案管理工作的内容。我们讲不管是对纸质文件的管理，还是对电子文件的管理，客观的事实是：“归档”使文件转化为档案，“文件转化为档案也算是一事物转化为另一事物的质变”。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则。如文件的立卷归档制度；文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文件工作和档案工作的结合点。文件形成后，由文件部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。 　　而办公自动化是指以电子计算机为核心的各种现代化办公技术与设备，并且能够迅速、准确地处理各种信息，提高办公效率。应用计算机后，电子文件取代了以往的纸质文字材料，它是由拟稿者直接“写”在硬盘上，并在硬盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据库中，由档案人员、技术人员、决策人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显??界限。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机硬盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以硬盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。办公自动化为人类社会进入知识经济时代，改变传统的办公手段与方式，收集、存贮、使用与日俱增的大量信息提供了有效的手段，同时也给文件与档案管理带来了巨大的变化。 　　文件档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。 　　2 文件档案办公自动化管理的优点 　　2.1 办公效率大幅提高 　　计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的文件档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果是又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料的收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。 　　2.2 文件和文字信息得到充分交流与共享 　　在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成了文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，保证了很高的查全率和查准率，且不受空间的限制。还可以通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案管理部门的概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。 　　2.3 电于文件保存的稳定性 　　与纸质文件档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在文件档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD、EVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。 　　2.4 提高了文件传递的速度和安全性 　　日