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办公自动化系统在企业中实施 　　摘 要 介绍办公自动化系统在神华准能公司建设的背景、总体框架、系统的功能，并对开发技术平台和系统的部署进行阐述。该系统采用当前流行的浏览器/服务器设计模式，应用了IBM办公协同平台——Lotus Domino/Notes。该系统实现了准能公司及各二级单位的公文流转、合同审批、移动办公等功能网络化、自动化，极大的提高了公司工作效率和管理效能。 　　关键词 综合能源企业；OA系统；Lotus Domino 　　中图分类号：TP3 文献标识码：A 文章编号：1671-7597（2013）17-0106-02 　　1 系统建设的基础模型及总体框架 　　1.1 系统建设的基础模型 　　本系统采用了“提取要素、重新整合”的方法，建立起我公司办公系统基础模型，即“六要素四平台”模型。 　　六要素是指：人、事务、资源、计划、文告及文档。从办公业务入手，提取了组成办公业务的具有一定角色能力的人，由人员参与或执行事务；完成工作所需的条件、物质、材料、信息等资源；有计划的安排，并且达到一定的目标；通过通知、领导指示、各种表单等典型的交流流转信息模块，统一存储管理的文件，如各种表格、文档。 　　企业在日常业务中的所有工作都由这六个要素的部分或全部来组成的。要想形成办公系统中一项完备的功能，必须了解某一项业务的要素组成，并将这些要素按照工作流程组织起来。 　　通过这种整合“六要素”的方法，已经能够比以往更加全面、准确的把握每一项办公业务的功能，接下来的问题就是如何将这些功能组合在一起形成一套完整的办公系统，也就是前面所说的“重新整合”的过程。 　　我们的做法是将这些功能“并排”的放置在一起，从横向上发现彼此之间相似或共用的部分，比如：人力资源管理、固定资产管理、合同管理、网上报销中均有流程控制，待办事宜、收发文及请示、合同生效、应收/付款、合同结束时以及通知公告均需要信息提醒。将这些功能中相似或共用的部分集合起来进行分类，可以分为四类：工作流、即时消息、知识管理和安全管理。每类功能通过几种技术的组合和集中实现，就可以形成该类功能的平台。这就是我们前面提到的“四平台”，即工作流平台、即时消息平台、知识管理平台和安全管理平台。图1表现了办公系统中“六要素”和“四平台”的关系。 　　1.2 系统总体框架 　　1.2.1 信息门户层——企业信息门户 　　企业门户是一个信息展示平台，是企业与员工的交互平台，它集信息发布、集成、查询为一体，包含了公司通知、公司信息、规章制度等信息以及合同管理、办公系统、企业邮箱的链接等。 　　1.2.2 业务应用层——办公自动化业务系统 　　1）办公系统是用来服务于日常业务的，本业务系统主要提供了安全高效的公文流转、合同管理及企业内部邮箱等功能，系统为整个企业搭建了一个协同一体的网络工作环境，避免了以往手工业务时效性差、周期长等缺点。 　　同时，利用办公系统中强大的工作流引擎实现公司内部流程和制度内控管理，并建立企业的知识管理平台，实现企业内外各种相关知识的发布与管理，并借助信息门户实现各种知识的学习使用。 　　2）业务系统：企业内其他各种业务系统支撑着企业关键业务的正常运行，各自分别拥有不同的信息资源，作为企业信息资源的提供者，可以借助应用集成的体系框架，将内部的各种信息资源开放出来，提供给相关人员查看。企业现有的、未来的业务系统都将纳入到整个系统的规划中，成为企业信息系统的一部分，实现紧密的集成。 　　1.2.3 基础组件层——工作流平台、即时消息平台、知识管理平台、安全管理平台 　　办公系统就是基础组件层中的不同组件的有机组合，形成满足需求的各项具体功能。例如在公文处理过程中，工作流平台提供了审批流程的控制；即时消息平台可以通过各种机制主动通知当前处理人，以提升事务处理的效率；知识管理平台可以实现纸质文档的电子化，建立完善收文处理流程，同时通过知识文档中心，根据权限保存并发布公文信息，延长公文的生命周期，使其能够对后续的业务活动提供持续的指导；安全管理平台可以确保公文的安全性、修正的不可抵赖性、控制公文的访问权限，保护公文内容的安全。 　　对于企业信息门户以及应用系统集成来说，工作流平台同样可以提供公共信息发布管理的审批流程，满足对信息发布的管理控制要求。而数据交换系统作为基础组件，可以实现业务系统数据的获取、分析处理到结果展示的全过程，形成完整的企业信息资源目录。 　　1.2.4 中间件层 　　本系统的中间件层即是Lotus Domino/Notes，它介于应用层与系统软件层之间，它把网络上各个分散的应用系统衔接起来，实现信息与功能的共享。同时，中间件层使得用户无需了解软件系统及网络的结构，只要在允许权限内就可以访问和操纵数据。 　　1.2.5