千龙湖商务年度会(29号)5.docVIP

开一场年会，开一场心 —千龙湖2011商务年会接待月活动 一、活动主题 开一场年会，开一场心 二、活动时间 2011年12月1日-2012年1月22日 三、活动主体 长沙千龙湖旅游度假村 四、促销对象 长株潭益等周边城市的行政机关、企事业单位、社会团体 五、活动形式 商务年会专项接待服务 六、活动内容 (一)促销活动 1、360°保姆式随身服务 举办商务年会的团体，如果有需要，千龙湖可以提供360°全方位保姆式服务，即根据客户意愿和要求，策划、组织、执行年会接待工作，提供随身服务。保姆式服务内容和流程如下： (1)确定商务年会具体活动方案和日程安排 根据客户单位的总体构思和细节要求，确定接待规格、会议形式(剧院式、课桌式、圆桌式、研讨式），推荐各个会议厅、餐厅、客房、休闲娱乐项目，让客户做出选择，制定商务年会的具体活动方案和日程安排，并为客户单位做出年会预算。 准备会议资料 为客户单位打印、复印、整理会议资料，便于参会者阅读和作发言准备。 印刷品设计、制作和送达 为客户单位提供年会接待手册等各种印刷品设计、生产一条龙服务，根据会议需要设计印刷品的样式、内容，选择图案，由专门厂家生产印刷，把印刷品送到会场指定位置。 (4)会场布置 根据年会具体情况设计安排会场布局，会场四周的装饰、坐席的配置和指示牌摆放等，细致周到的设计好所有细节。根据年会主题和内容，户外放置彩旗、空飘(氢气球充气、升空）、拱门等，张贴欢迎和庆祝标语，场内悬挂横幅，摆放适当的盆景盆花，以渲染轻松愉快的气氛。如果客户需要让会议气氛显得庄严，主席台悬挂国旗党旗、国徽会徽，桌面上坐席配置与会议风格、气氛相协调，礼宾次序安排得准确合理。 (5）接机、接车、接站服务 根据商务年会参与者的具体情况，以及人数多少安排相应车辆，专车将提前在指定位置等待参会人员，把参会人员迅速、安全地送到会场或客房。对于需要到机场、车站接站的重要宾客，可派专车迎接。 会前准备 根据客户需要，提供各种会议设施和专业用品(投影仪、幕布、白板、课桌、席位卡、专业DJ、电子横幅、指示牌、讲台、活页纸板、颜色记号笔、音响设备等)，设备提前安放到指定位置并进行调试和演练，检查资料、演讲稿、锦旗、笔簿、茶具等用品是否到位，确保会议顺利进行。 (7)会议过程中的服务 提供礼仪小姐(现场礼仪接待，派发会议资料，形象展示）、服务组织协调人员、文秘、摄影摄像等人员。他们在参会者到达会场之前，提前进入岗位，进入工作状态。 设置签字台，配1-2工作人员，提供礼仪小姐，全部签到后向客户汇报到会人数。 参会者签到后，礼仪小姐引坐，并为参会者递茶、毛巾、水果，分发会议资料，解答参会者问题，满足各种要求，提供尽可能周到服务。在颁奖仪式中，礼仪小姐把领导从主席台引出来，另有礼仪小姐把证书递上，颁发给获奖者。 会议过程中，提供上午、下午各种茶歇。 会议过程中，提供专业摄像师全程拍摄。 会议期间，优惠价格提供各种车辆租赁服务； 会议期间，文秘提供各种写作、打印、复印、翻译等服务。 会议期间，代为采购特色旅游商品、纪念品，并提供这些商品的各种信息； 会议期间，代办邮政速递、托运，为参会者代为发送、寄出各种文件资料、包裹。 会议期间，按要求为特殊参会者（含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等）提供特殊照顾或服务，如高档豪华专车、少数民族饮食、残障人士的扶携及贴身照顾，为特殊参会者提供娱乐建议。 提供其他各种后勤保障和外围协调服务，包括消防、防盗等，保障参会者的人财物安全。 提供宴会过程中的助兴活动。如果客户需要在答谢宴上穿插即兴文娱活动，千龙湖与雷锋剧院合作，安排最好的娱乐节目，提供专业主持人、演员、乐手、乐器，提升现场氛围。还可以穿插由千龙湖组织的年会幸运员工抽奖活动，获得由千龙湖提供的幸运奖品(折扣价)。 (8)餐饮随身服务 按照先期制定的具体活动方案，确认用餐餐厅、用餐人数、用餐形式、用餐要求、用餐标准、用餐菜品和酒水和用餐时间，以及主次桌，组织和安排参会者入席。 (9)休闲娱乐随身服务 按照制定的具体活动方案，确认旅游休闲娱乐项目以及场地，带领参会者进入休闲娱乐场地，并提供必要的提示和咨询服务。 (10)客房住宿随身服务 按照制定的具体活动方案，安排参会者住宿的楼层，为参会者分配房间，确认房间号，办理入住手续，确认房间号，发放房卡。为参会者体验运动康体、美容、足浴、KTV等活动提供引路服务，以及各种咨询服务。 提供及时叫早、叫醒服务，使参会者安心休息。 参会者离开客房前，会有专人协助办理退房手续，为客人节省时间，为有些延住客人或晚离