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开会技巧及策划书 第一部份：開會技巧 我们在这里所要讨论的，并不是一般所谓的会议规范，或是议事规则。只是把我们通常开会的方法，做一下整理；这里，例举常用的 三个筹备会，一个行前会为例。假设现在要办一个营队，当主办者 ，觉得时间差不多了，便需要开始找一个总筹备者，并没有规定这 个人是主办人或是活动组长。 主办者先找总筹谈关于这一次的营队有哪些目的、有哪些该注意的事项、有哪些跟既定活动相互配合的地方；接着，讨论一下各组负责的工作人选，自己心中应有个底；并订下一筹的时间，开始公布及宣传，使所有的工作人员都知道这个营队要开始筹备啦。 可委托总筹去找预定名单内之人员协调，看是不是有意愿接任 各组的工作；同时也与其协商、列清各组应该做的事项。 三、一筹：一筹招开，最重要的有两个目的，一是确定工作人员的 数目。二是确定各组的组员以及工作，三是建立所有工作人员 对这次营队的共识；所以，它的议程大致上有： ■总筹备者致词 ( or主办者致词 ) ■营队的目的、时间、地点、角色分配 ■各组组长及工作介绍 ■工作进度 ■二筹时间地点 ■临时动议 四、各组组长开始安排组员或适当人选做企划书。此时，要注意企划书的产生，我们会在下面企划书的讨论中说明。这时候，应该是经过下列的过程： 《 组内讨论 - 组外讨论 - 初稿 - 总筹审核 - 修正完成 》 ~ P-1 ~ 五、二筹：企划书应该已经定稿，同时装定好发给大家。二筹的时 候，就是企划书一张一张的跑，看看还有没有要做变动及修改 的地方，由于这一项工作很费时，所以，在写企划书之前，一 定要先经过大多数人的讨论，而且，主持会议的人 (通常是总 筹)最好能果断以及有一些会议技巧；而二筹的议程大致如下 ■总筹致词 ■跑企划书 ■三筹时地点 ■临时动议 六、当开完二筹之后，所有的设计面应该都已经完成了，所以我们 就该往执行面去做；此时便会办一些活动研习，因为执行上往 往会比设计还来的困难，所以，二筹到三筹的时间，应该会是 一筹到二筹之间时间的两到三倍。 七、三筹：由于活动一但被执行之后，都会发现一些原本预料不到 的困难，所以，三筹的时候，还是要把企划书再做一次修正。 不过各项活动都应该执行过，并且都应该可以上台，或都发现 了不能执行上的困难所在；因此，三筹的议程大致是： ■总筹致词 ( 执秘致词 ) ■修正企划书 ■各股工作报告 ■行前会时间地点 ■临时动议 八、三筹到行前会之间，往往只与营期差不到一星期，所以，这一 段时间，就是每个人把自己的工作再做一次确定，该排的有没 排，该买的有没有买............. 九、行前会：我们一般都在营期前一天或两天开，主要是确定各组 的工作都已经完成，并且跑第一天的流程；大致议程如下： ■总筹致词 ■各股工作报告 ( 只要说哪些还没完成,以及其完成时间 ) ■跑第一天的流程 ■临时动议 ~ P - 2 ~ 以上就是我们一般在一个营队前会开的会，而在营期之中，我们或 多或少也会开一些会，最常见的，就是每天晚上的检讨会，主要是 检讨今天的一些缺点 ( 对于明天有帮助的再说，已经无法挽救的， 放在营后检讨会说 ) 以及跑明天的流程；一般，我们都是由总筹来 主持会议，不过，一但跑到流程，可由值星官开始，依序把流程时 间往下交给其负责人跑，并问大家有没有问题 ( 如果遇到小队时间 等无固定的负责人，则由总筹跑 )，此时， 最好每人手上都有今天明天的流程。 最后，营期终于结束了，我们就会开一个总检讨会，主要是要留给 下届或是以后办类似活动的参考；通常，由于营期最后一天晚上并 没有跑当天流程，所以，总检往往先跑最后一天的流程，再把全部 的活动都跑一次，由大家对于这一次的活动，有什么缺失，记录下 来。每一个会议，都需要所有工作人员参与，所费的人力颇大，所 以，主持人 ( 总筹 ) 应该要很明确的掌握每一次会议的进行，以及效率，在这边，有几点建议主持人： ■事先想好会有什么问题，并且，想想要如何解决。 ■在通告上面写出会议议程，让参加的伙伴有一个底。 ■事先多浏览企划书，并多想想，是不是有遗漏的地方。 ■遇到很多意见，争执不休的时候，看到讨论到差不多的时候，快 刀斩乱麻，发表自己的意见，公开表决。 当有一个问题，研究半天，能然达不到共识的时候，适时休会 , 私下找当事者协调。 ■当有一个问题，大家都不知道如何解决的时候，适时把这个问题 结束讨论，先进行