通用行政、财管理制度.docxVIP

一、行政管理制度1、总则1.1为规范公司行政事务管理行为，理顺内部关系，提高办事效率，特制定本规定。本制度汇编了公司内部的行政事务类管理办法，以加强行政管理的有效性，并在公司内部形成办事有程序，工作有标准，事事有人管，人人有专责的局面。1.2行政部需协助总经理做好各部门之间的综合协调，加强对各项工作的督促和检查，沟通内外联系，保证上情下达和下情上报；逐步建立并完善各项规章制度，促进公司各项工作的规范化管理。1.3本制度所指行政事务管理内容是档案管理、印信管理、图书资料管理、办公室设备管理、办公用品管理、办公室日常涉外公务及礼仪管理、办公环境卫生及办公纪律管理、保密规定等。2、办公档案管理办法2.1档案管理范围：2.1.1公司文件档案：包括公司资质、方针政策、决定、制度等与公司整体发展相关的有长期保存价值的文件及资料。2.1.2人事档案：劳动合同、员工档案、社保资料、考勤记录等。2.1.3行政档案：办公物资、设备、一般易耗品的购买、使用记录、会议记录等相关档案。2.1.4项目档案：项目资料、项目会议记录等具有参考价值的文件资料。2.1.5其他档案：合同、协议、对外宣传资料等。2.2资料的收集与整理：2.2.1公司的归档资料实行“季度更新、年度归档”规则，“项目归档”根据项目进行进度情况分阶段归入项目档案。2.2.2在归档期，行政部分别向各部门收集应该归档的资料。2.2.3凡应该及时归档的资料，行政部按其种类负责及时归档。2.3档案的借阅2.3.1因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由借阅本人填写《借阅档案申请表》，部门经理审批，行政部登记后方可借阅。2.3.2档案借阅都必须做到：爱护档案，保持整洁，严禁涂改；注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。2.4档案的销毁2.4.1公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。2.4.2公司档案、项目档案、销售档案、员工人事档案以及合同档案为长期保存档案，其余档案为非长期保存档案；长期保存档案为公司存续期间，非长期保存档案保存期为两年。2.4.3档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交行政部负责人审核，经总经理批准后执行。2.4.4经批准销毁的公司档案，行政部工作人员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档，登记表永久保存。2.4.5在销毁公司档案资料时，必须由总经理或行政主管指定专人监督销毁。2.5合同档案的管理合同档案的管理按《有限公司合同管理制度》执行，若《有限公司合同管理制度》中没有相关规定的，按本管理制度执行。3、印章与权利证照管理办法公司的法律用印与权利证照的管理见《有限公司印章与证照管理规定》。4、办公设备管理办法4.1办公设备包括办公电脑、打印机、复印机、办公家具等单位价值较高的实物资产。4.2办公设备的采购办公设备的采购要本着节约、合理、适用的原则。采购大中型设备，必须有两人参加洽谈，货比三家，务求价廉质优。经办人在业务交往中严禁收受回扣、红包及馈赠；不得受贿，不得索取钱物。4.3办公设备的发放、领用与保管4.3.1办公设备由行政部统一安排发放，领用人签字领用，并负责保证办公设备的外观整洁、功能完好。4.3.2办公设备必须详细备案记录，登记造册，由行政部统一保管。4.4公共办公设备管理4.4.1公共办公室设备是指公司复印机、传真机、投影仪、饮水机、微波炉、冰箱、沙发等由行政部负责管理，保证设备的安全、完整、整洁、卫生。4.4.2使用人在使用公司公共设备时注意合理、安全使用，并爱护公共设备。4.4.3公共办公设备如有故障或缺少相关配件，员工不得随意自行拆装修理，应由行政部联系安排维修或更换事宜。5、办公用品管理办法5.1公司办公用品的定义是指单位价值在100元以内的低值易耗品，包括办公文具、卫生用品等。5.2办公用品的采购5.2.1办公用品的采购应本着节约、合理、适用的原则，由行政部根据库存及实际使用情况，统一进行采购。5.2.2办公用品采购由行政部指定专人负责，并采取以下方式：定点：公司指定大型超市或指定的办公用品专营店进行办公用品采购。特殊物品：批量价值较高的物品，应选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。5.2.3办公用品入库应按照分类原则，及时登记入库。5.3办公用品的领用5.3.1办公用品领用应当由领用人填写《办公用品领用登记表》，行政部负责核对发放。5.3.2行政部有权根据办公用品领用情况，控制员工的办公用品领用总支出。5.4办公用品的归还5.4.1员工在离职时，应将可再用的办公用品进行归还，如文件架、文件夹、计算器等。5.4.2员工领用的办公用品不需要再用，又不影响再次使用的，可以归还至行政部，由行政部办理相关手续。5.5公司其他贵重物品的申领需在总经理、董事长审批同意后方可在行政