浅论办公自动化重要性.docVIP

浅论办公自动化重要性 　　摘要：为了推广和实施OA，企事业单位必须立足本单位的实际需求，转变以往的思维方式和观点，从OA真正在信息化过程中发挥的重要作用、战略出发，选择自己所需要的OA系统。首先介绍OA概念的及作用，其次对当前认识存在的误区解读，最后提出走出误区的对策。 　　关键词：OA系统认识误区对策 　　中图分类号： C931.4文献标识码：A 文章编号： 　　 　　20世纪60年代以来，在微电子技术和通信技术迅速发展的推动下，办公室也开始了以自动化为重要内容的办公室革命，其目标是借助先进的信息处理技术和计算机网络技术来提高办公效率和质量，将管理与办公活动纳入到自动化、现代化的轨道中。本文就办公自动化的重要性作浅要分析。 　　一、办公自动化的概念及作用 　　所谓办公自动化，英文缩写OA：就是利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统实现事务处理、信息管理和决策支持的综合自动化。在行政机关、企事业单位工作中，是采用Internet/Intranet技术，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，达到提高行政效率的目的。 　　目前OA系统主要功能： 　　①文字处理。包括文件的输入、编辑、修改、合并、生成、存储、打印、复制和印刷等。 　　②文件管理。包括文件的登记、存档、分类、检索、保密、制表等。 　　③行政管理。包括图表生成、日程安排、工作计划、人事管理、财务管理和物资管理等。 　　④信息交流。OA系统主要是通过电子邮件和电子会议等方式交流信息。 　　⑤决策支持。OA系统可配置决策支持系统和群体决策支持系统。 　　⑥图像处理。包括用光学字符阅读器直接将印刷体字母和数字输入计算机，用光电扫描仪或数字化仪将图形文字输入计算机。 　　OA系统主要作用于： 　　①规范行政机关、企事业单位的管理，避免人为的因素。 　　手工审批受人为因素影响较大，所以行政机关、企事业单位很多的管理制度和法规不??有效执行。对于刚刚进行信息化的单位，前期需要一个过渡期进行缓冲，最终单位的管理是需要规范的，OA流程既需要很强的自主判断能力，又要非常灵活以适应单位业务流程和组织架构的变更。比较现实的是业务人员提交流程，系统自动根据业务人员填入的内容进行自动判断进行相关领导审批，以此来规范整体的管理过程。 　　②部门、业务人员之间信息的沟通和共享。 　　在手工时代，部门之间无法进行充分的信息共享与传递，导致很多重复性的工作。同时很多事务是需要跨部门运作，业务员之间工作的协同迫切需要一个平台来支撑。而借助于OA一平台，将跨地区、组织、部门的业务人员紧密地联系起来。 　　③知识的沉淀和痕迹的保留。 　　对任何单位来说，都会有人员流失或岗位互换。人力资源的流换，就需要有一个平台来记录人员日常的核心工作和他掌握的公司的核心资源，以方便后续人员快速交接和跟进，提高工作效率。对于新人员就可以通过OA系统把相同岗位的人员所从事的工作的痕迹和经验共享给新人员，这大大缩短新人员的培训时间。 　　④加强对人员日常行为的考核。 　　 　　二、对OA系统当前认识存在的误区 　　1、认为OA就是行政办公，就是收发文。 　　伴随着OA的逐步发展，OA也不再停留在传统的收发文系统或行政办公系统，它需要结合不同的部门和岗位、人员，成为他们的个性化的办公系统。对于管理层来说，办公审批(不仅指公文，更多的管理流程和业务流程的审批)以及人员输入的数据汇总为不同权限的报表就是他们的办公系统。对于其他部门来说，除日常行政办公支持外，更需要日常的业务流程的审批，这些资源与信息的协同运作，才能构建适合现代企业运作和应用的协同办公OA产品。 　　2、认为OA只是文件的审批和管理。 　　目前OA不仅仅是文件的审批和管理，关键是作为企事业管理软件进行管理最终一定要跟财务发生关联，才能最大化发生作用。如：在OA的应用中，很少单位抛弃报销，借款，付款等审批流程。主要是手工审批各审批环节都需要手工签字才能逐步走到下一个环节。而电子化报销流程的好处是把管理和财务的职能进行了区分，作为审批层主要是关心该事务允不允许发生，允许发生多少。财务的职能是判断该事务发生的凭证(发票)是真的还是假的，是不是超过财务报销的标准。所以电子化流程是电子单据和凭证分别走，凭证只需要财务审核就可以，管理层通过电子单据填入的数据作为审批依据进行快速审批，不用在凭证上审批，这样可以支持领导远程报销审批，当然电子化审批流程需要从技术上能提供方便的报销依据供领导判断和审批，快速解决员工财务费用报销流程处理复杂困难的问题。 　　3、认为O