10公司公室工作手册.docVIP

PAGE PAGE 9 公司办公室工作手册 （Q/GZQH　3010-2010） 现行版本： A 广州启弘电力工程咨询有限公司 广州启弘电力工程咨询有限公司 10 公司办公室工作手册 Q/GZQH 3010-2010 版 次 A 修改码 0 １、目的 为了切实履行公司办公室部室及岗位职责，对公司办公室工作的过程及质量进行有效控制，实现工作管理规范化、制度化、科学化，保证GZQH质量方针的实施和质量目标的实现，特制定本工作手册。 ２、适用范围 本手册明确了GZQH行政公文管理、办公自动化系统公文处理、政务信息工作管理及职能部室工作计划管理、行政印鉴管理、接待工作管理、机要通信工作管理、车辆管理、办公环境的监督管理等有关工作的运作程序和主要管理原则。 本手册适用于GZQH各部室及公司办公室各相应岗位的管理工作。 3、工作程序 3.1 行政公文管理制度 公司办公室是GZQH办公自动化系统行政公文处理的主管部室，负责行政发文、收文的流程制定、流程监控及文件处理工作；总工办公室是GZQH办公自动化系统的系统管理部室，负责系统的维护、管理、人员变更注册等工作。 3.1.1 行政公文处理的基本原则 （1）公司办公室是GZQH行政公文处理和管理部室。公司办公室文秘人员负责公文处理工作，文秘人员应忠于职守并具备相关专业知识。 （2）办理公文，应实事求是、认真负责，克服形式主义和文牍主义，提高公文处理工作的效率和质量，行文要少而精、注重效用。 （3）公文处理必须做到及时、准确、安全。公文由公司办公室统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁，要求全面采用办公自动化系统处理公文。 （4）公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和有关规定，确保国家秘密安全。机密文电由公司办公室保管和处理，按规定范围传阅、使用。 （5）公司行政公文一律通过办公自动化系统进行。 3.1.2 （1）GZQH在职权范围内，可以对GZQH各部室发布指示性文件，布置工作；发布GZQH行政管理相关规章、规定、办法。可以向云南省住房及城乡建设厅等单位请示或报告工作；向GZQH所属各单位互相行文或联合行文；根据业务需要同合作伙伴互相行文或联合行文。 （2）请示性公文应一文一事，只写一个主送单位，如需同时送其它单位，应当用抄送形式。 3.1. （1）发文办理是指以发文单位名义制发公文的过程，包括拟稿、核稿、会签、审核、审阅、签发、用印、登记、分发等程序。 （2）发文办理程序 由相关部室人员拟稿，送部室负责人核稿，核稿后送相关部室负责人进行会签，会签完毕后提交公司办公室秘书，由秘书中转，经公司办公室主任审核后交公司分管领导审阅，最后送经理签发；完成签发的文件由公司办公室秘书编号、套红、排版、用印、登记并分发到相关部室。 3.1. （1）收文办理指对收到公文的办理过程，包括登记、拟办、批示、承办、催办等程序。 （2）收文办理程序 公司办公室文书对收到的外来行政、工程文件加盖收文日期标记，并进行初步筛选，将必须列入公文流转的文件进行扫描登载，由公司办公室提出拟办意见，送相关公司领导批示，文书根据公司领导批示意见将文件送至相应部室办理。 （3）送公司领导或者交有关部室办理的公文，公司办公室文书要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 ①重要公文和有时限要求的公文，除公司办公室文书负责催办外，还须将办理情况向有关领导反馈。 ②承办部室和承办人必须认真负责，及时处理承办的公文，不得拖延贻误。确需延长办理时间的，应当向有关领导报告，并告知催办人。 ③一般传阅文件原则上当天阅完，须承办的文件应三天内完成，最迟不能超过十天。公司办公室文书每月对文件处理情况进行检查，发现积压文件者，将其进行登记后交公司办公室主任进行考核。 3.1. 公文办理完毕后，由公司办公室根据《档案法》和GZQH《档案管理规定》，使用相应归档软件，及时将电子文件整理、归档。工程文件由设计总工程师或项目负责人按归档要求到公司办公室领取纸质文件，并立卷归档，按归档时限向总工办公室移交。 3.2 政务信息工作规则 3.2.1 总则 （1）为加强GZQH信息工作，逐步实现信息工作规范化、制度化、科学化管理，更好地为领导决策和指导工作提供信息服务，结合GZQH实际，制定本规则。 （2）信息工作是GZQH公司办公室的一项重要职责，主要任务是反映GZQH生产经营的重要情况，以及各项工作中的重点、热点和难点问题，为领导把握全局、科学决策提供及时、准确、可靠的信息服务；巩固和发展信息网络，培训信息员队伍，组织经验交流，开展信息调研，进行信息工作考评等。 （3）信息工作以为公司领导决策服务为宗旨，努力为GZQH员工服务。 （4）GZQH各部室应积极支持，提供条件，保证信息工作的正常开展。 （5）信息工作要