办公室行文员岗位操作手册.doc

办公室行政文员岗位操作手册 一、岗位概述 岗位名称：商场行政文员 直属部门：商场办公室/店长办 直接上级：商场办公室/店长办主任 适用范围：各商场 二、岗位职责 1、负责商场和办公室/店长办一般性文件起草、资料撰写等文书工作。 2、负责商场各部门文书资料的打印、排版、复印等工作。 3、负责商场各部门相关行政文书资料的汇总、统计、建档、上报工作。 4、负责商场和办公室/店长办有关会议的组织、会务的落实等工作。 5、负责商场来宾接待等一般性外联事务工作。 6、协助办公室/店长办主任做好值日官工作管理。 7、负责办公室/店长办员工的考勤、上报工作。 8、负责商场车辆、员工食堂、宿舍的日常管理。 9、负责商场办公用品、员工及营业员工服等物资的日常管理。 10、负责商场管理人员名片的印制工作。 11、负责商场报刊杂志的订阅、收发工作。 12、负责为厂商提供复印、传真等有偿服务工作。 13、完成上级领导安排的其它临时性工作。 三、主要工作 1、文件起草、资料撰写等文书及建档工作。 2、相关会议通知、筹备、协助以及部分会议纪要工作。 3、商场办公用品、员工工服、饮用水、报刊杂志、名片等物资的管理工作。 4、一般性外联事务工作，落实食宿安排、车辆接送、订机车票。 5、办公室/店长办员工的考勤、上报工作。 6、驾驶员及车辆的管理。 7、员工食堂的日常管理。 8、员工宿舍的日常管理。 四、辅助工作 1、业务部门文书文档、台帐建立工作。 2、营业员服务工作，如制作考勤卡、工号牌，联系制作、发放、管理营业员工服，编制每月营业员工资表等。 3、厂商服务工作，如提供复印、传真等有偿服务。 4、值日官工作协助，制作、建档值日官日志薄。 5、前台管理，代前台接待工作。 6、协助商场其他部门工作，如企划部促销宣传活动、财务部返款、各部门文件资料收发传真工作等。 7、了解商场经营种类、进驻厂商品牌等情况。 8、顾客服务：解答顾客的咨询，满足或协助其他部门提供给顾客各类服务需求。 9、完成上级领导交办的其他临时性工作。 五、工作细则 1、每日工作： 时 间 基本工作内容 8：50前 完成考勤打卡，换工服、带领带、佩戴工号牌，检查个人仪表是否符合红星的仪容仪表规范、要求。 8：50-9：10 参加商场员工晨会、升旗、做操。部门员工手记考勤。 9：10-9：20 回到办公室，开窗通风，做卫生，达到5S管理标准。 9：20-9：30 查看前一日工作日志，计划当日工作，分配工作时间。 9:30-11:30 完成前一日未完成工作及紧急性工作。 11：30-13：00 午餐、午休 13：00-17：40 日常工作安排。 17：40-18：00 总结当日工作，做好工作日志。 18：00 整理办公用品，打扫办公室卫生，关闭所有电源。 打卡，下班。 （说明：①以上时间以冬令时间为准，执行夏令时间时，按相应工作时间顺延；②集团各商场每日营业时间有所不同，各商场可据实调整。） 2、每周工作： ⑴营业员晨会记录存档。 ⑵汇总、打印业务部门一周销售，上报商场总经理/店长。 ⑶确定、公布一周菜谱。 ⑷汇总员工、营业员工服需求情况，联系生产厂家制作。 ⑸参加办公室一周工作例会。 ⑹完成、上报《员工工作周报》。 ⑺代前台接待工作。 3、每月工作： ⑴汇总、编制营业员考勤表。 ⑵汇总、编制营业员工资表，上报财务部。 ⑶各部门办公用品的统计、汇总、申购、发放。 ⑷每月ABC考核。 ⑸参加商场员工大会。 ⑹上报部门员工手记考勤。 ⑺建立值日官日志台帐。 ⑻驾驶员日常考勤。 ⑼统计、汇总、订购各部门每月所需饮用水量。 ⑽车辆加油、食堂、宿舍能源等费用的审核、结算。 4、每年工作： ⑴参加商场年度绩效考核。 ⑵参加商场年度总结表彰大会。 ⑶年底订阅商场各部门所需的报刊杂志。 六、行政文员岗位工作流程 一、业务部门工作 1、文书台帐管理： ⑴商场安全日报、周报、月报 ①安全部夜间巡检记录：每日17:00协助安全部打印，并交安全部建档。 ②安全部《商场安全自查汇总周报表》：每周一9:00-11:00协助安全部打印，11:30前代安全部上报集团安全监督部，并交安全部建档。 ③物业部《商场用电自查汇总周报表》、《商场设备安全工作周报表》：每周一9:00-11:00协助物业部打印，11:30前上报集团安全监督部，并交物业部建档。 ④物业部、安全部月报：每月5日前代物业部、安全部打印，5日11:30前上报集团安全监督部，后交物业部、安全部建档。 ⑵营业员晨会记录 每周一11:00前，催缴、收集、汇总业务部门各楼层上一周的营业员晨会记录，并存档。 ⑶各楼层周销售 每周一11:30前，汇总、打印业务部门各楼层各厂家上周销售情况，上报商场总经理/店长及各业务部门经理/主管。 ⑷临时性文件 打印业务部门