文学院学生会档案管理制度.docVIP

文学院学生档案管理制度 总则 第一条 档案工作是院学生会工作连续性、有序性的有力保障，为实现工作的正规化，特制定此项制度，以提高工作效率和工作质量。 第二章 日常档案工作办法 第二条 学生会档案是学生会的组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字与图像声像资料，是院学生会至关重要的公共财产。档案内容不得随意公示，复制。 第三条 学生会档案由办公室分类统一管理；各部门档案由各部门部长整理，办公室监督管理，每一学期各部门将进行一次档案清理，将有关活动资料归档备案。 第四条 本制度所称档案，包括学生会人事档案，工作档案，财务档案及活动档案。 第五条 档案形式要求：对于各部门档案，应有文本和电子两种版本。 第六条 档案上缴日期：在该项活动结束后一周内。 第七条 档案上交时由办公室签收。 第八条 本制度所称管理，是指档案的收集、移交、保管和利用。 第三章 档案内容 第九条 人事档案包括个人履历简介，年度工作鉴定，以及其它有关材料，由主席团协同监察委员会负责考察记录。 （一）个人履历是学生会成员的基础档案，由个人及相关部门负责填写。每学期纳新工作结束后5天内，各部门需将新加入成员的报名表及部门内部通联信息表提交办公室存档管理。 （二）年度工作鉴定是对学生会成员每年工作的评定，一式三份，由学生会送一份到被鉴定人所在班级，作为德育分加分的依据之一。 （三）工作鉴定是院学生会成员免职或毕业离校时对其总体工作的鉴定，由学院存入该学生档案。 第十条 工作档案包括院学生会工作目录，部门工作档案，我院各班学生工作档案，上级及外单位来文以及其它档案，由办公室整理保管。 （一）院学生会工作目录是院学生会的大事记，按日期顺序记录，并标上详细内容所在有关档案的页码。 （二）院学生会各部门建立工作日志。工作日志作为部门工作档案保存，各部门将其各项工作指示，活动通知，会议文件，决定，建议意见，经验总结等认真详实地加以记载，分管主席定期检查，并将重大事项告知办公室以便列入工作目录。 第十一条 财务档案包括账目，现金收支表，各种有关票据，表格等，由办公室负责，定期检查，详见财务管理制度。 第十二条 活动档案 （一）活动档案内容包括活动策划书，活动筹备情况，活动及进程结果，活动新闻稿，照片等各种文字与图像资料。 （二）活动结束后5天内由主办部门及时写出工作总结，并与以上材料一起交办公室归档。 第四章 档案使用要求 第十三条 查阅要求： （一）各部门可以根据工作所需向办公室借阅有关文件，但不得将有关文件作非工作之用。 （二）各部门借阅文件后，应保持文件的完整，清洁，不得在文件上乱涂乱写，并且应该及时归还，若有遗失应做出书面检讨。 （三）查阅前请对照办公室档案清单，明确档案名称及档案号。 （四）无相应电子版的纸介档案不可借阅原件，只可借阅复印件。 （五）各部在指定时间办理查档手续，并告知办公室归还日期。 （六）档案阅毕及时归还，过期不还办公室有权进行作相应处理。 第十四条 借阅手续： （一）各部门借阅资料要征得部长同意。 （二）借阅档案应办理登记手续(包括编号，内容，时间，借阅人员，记录人)，做到责任落实到个人。 （三）借阅时间不得超过一周(主席团同意除外)，延期归还或遗失损坏由办公室给予口头批评和警告。 第五章 档案的保管 第十五条 每学期结束后，办公室需对所有电子版档案进行整理，备份并刻录成光盘予以保存，以防因系统或硬件故障造成档案丢失。 第六章 责 任第十条 学生会全体成员不得违反本制度规定内容，有下列行为之一的，由办公室直接向学生会主席通报相关情况，在核实清楚后，由督促并监督违反规定部门限期改正，由学生会主席在办公例会上对有关部门和该部门负责人给予通报批评：? (一) 对本部门档案不实行统一管理，档案管理混乱的；? (二) 不按时归档、不按期移交档案；? (三) 档案保管条件不符合规定，危及档案安全的；? (四) 借阅档案不按时归还的。第条 全体成员有下列违规行为之一的，由办公室直接向学生会主席通报情况，在核实后，由责令违反者限期改正，由对有关部门及负责人给予相应处分：? (一) 限期提交相关档案资料而仍不提交的； ? (二）拒绝归档、移交，将档案据为己有的；? (三) 在档案上勾画、涂改的；? (四) 伪造、损毁、剪裁、抽取档案资料的；? (五) 档案管理人员玩忽职守，造成档案损失的。 第七章 附 则第条第十九条 ?本制度最终解释权归山西师范大学文学院学生会所有。 山西师范大学文学院 学生会 2010-03-08